档案信息化管理的实现策略研究

伍林

（重庆市秀山土家族苗族自治县应急管理局，重庆 409900）

实现信息化的档案管理，不仅能够提高档案资源的利用率，还能够保障档案资源的完整性，发挥出其自身的使用价值。因此，相关单位在开展档案管理工作时，要对档案信息化建设的重要作用予以了解，以此提高对档案管理信息化的重视程度，从档案管理的制度、设备等多个方面出发，进行信息化的有效建设，通过多种科学合理的手段，提高档案信息化建设工作的质量与效率，使得这一工作的实际效用能够在档案管理工作中充分发挥出来，借此推动档案管理工作的发展，使其在相关单位的发展过程中起到积极的促进作用。

一、档案信息化建设的概述

若是从广义这一方面来讲，档案信息化则是指对社会、经济以及政治等多个方面的信息进行融合，通过信息技术实现档案资源的共享；而从狭义这一方面来讲，档案信息化就是对相关档案资料进行数据化，形成电子版的档案资料，为使用者的查阅提供便利性。对于档案信息化建设而言，就是对传统档案管理方式予以改建，将以往纸质的档案转化为数字化形式进行保存，这样不仅能够实现对档案资料的长期保存，还能够借助相关信息化平台，实现档案信息资料的共享，大大提升了档案管理工作的效率，使得整个档案管理工作变得更加科学化，其中信息化的档案管理模式也在较大程度上提升了档案管理的便利性。

二、传统档案管理模式存在的问题

（一）档案管理人员专业素养不达标

很多企业的档案管理人员兼职多于专职，主要是行政文员或是工程部门的资料员、材料员等在兼职，加上工程人员流动频繁，导致档案工作一直脱节。再者，档案管理人员的专业素质弱，整体年龄偏大，多数没有参加过专业的档案系统培训，专业知识匮乏。另外，多数档案管理人员对档案管理工作常常存在认识不足的情况，使得部分领导认为档案工作的管理与质量对企业发展影响不大，导致档案管理工作常常被忽略。

（二）电子政务对我国档案管理提出了更高的要求

现如今，正是我国电子档案建设的重要阶段，这项工作的特点是较高的复杂性和鲜明的时代性。尽管相关人员已充分认识到办公自动化等的关键性，然而并不只是局限于此，具体表现为：我国电子档案系统不是独立存在的，其与国际互联网接轨，具有很强的功能性，可以较好地满足社会大众的需求，并且履行着政府职能；电子档案立足于计算机网络，它是我国档案管理系统中必不可少的关键环节，可以说，要想有效构建档案管理信息化系统，首先要加强电子档案建设。在这一过程中，目前亟需解决的内容在于：（1）安全系统，需要增加一定的功能，最为关键的是信任模块和可授权；（2）构建自动备份系统，通过对电子档案中全部的档案信息进行备份，从而确保在遇到网络或是数据库故障时，信息也不会丢失。

（三）档案资料管理制度不够完善

我国对各领域的档案资料均做出了明确的管理规范，但其中仍然存在一些遗漏的地方，主要表现为：（1）缺乏完善的档案管理制度，档案管理人员在实际工作中无章可循，这就大大降低了工作效率；（2）领导者忽视档案管理工作，这就导致档案管理制度无法落到实处；（3）档案信息化的保护不到位，相关人员未对档案资料的存储和保管引起足够的重视，这就导致档案信息发生丢失、损坏等情况。

三、档案管理信息化建设的有效措施

（一）建立完善安全的档案管理网络

相关单位若想提高档案信息化建设的有效性，并在档案管理工作中发挥出实际效用，增强档案管理工作的质量与效率，就需要加大投入力度，购进信息化建设所需的各种软硬件，为档案信息化建设提供充足的物质资源。基于此，相关单位需要建立安全的档案管理网站，并将其分为面向内部与面向公众这两种网站平台，借此增加档案管理工作的服务功能，借助网站为广大用户提供档案信息资源服务，借此实现档案信息资源的共享，促使档案资源得到充分的利用。另外，相关单位要投入充足的资金费用，购买计算机、扫描仪等各种信息化设备，同时还要保证相关信息化设备的质量，借此推进档案信息化的建设进程。

（二）注重原始数据信息采集

档案信息化建设，需要从源头保障档案数据信息质量，档案工作者要深入业务一线，多渠道、多形式地做好原始档案信息数据采集。例如，针对不同灌区建设工程项目要从建设时间、地点及规模等，因地制宜地做好业务档案数据信息的主动收集，重点是要检查灌区工程项目资料是否齐全、图纸签章是否完备、案卷资料编排是否规范。做到“三同时”，档案员要提前做好档案信息收集业务指导，确保应收尽收，数据信息符合信息化管理要求，从源头保障档案信息的完整性和规范化。

（三）筑牢档案信息安全防线

档案信息化建设与管理面临着非法访问、数据泄露、病毒攻击等非传统安全因素威胁。为此，要从管理上做好安全风险防范，档案管理人员要提升安全风险防范意识，从密钥管理、灾难恢复、应急处置、风险评估等方面，细化灌区档案数据员、管理员、安全员职责；要从设备上做好安全风险防范，做好日常入侵检测、安全审计、漏洞扫描等常规工作，也需要做好档案存储设备、服务器、网络设备实时运行监控，重视数据备份工作。要从技术上做好安全风险防范。利用区块链、物联网技术，加强数据信息监测，运用时间戳、电子签名等技术，增强信息安全性。必要时，将档案局域网与政务网、Internet 网物理隔离，做好信息边界管控，确保档案信息安全。

（四）基于“互联网+”思维加强档案信息化管理制度建设

档案管理人员应充分认识到自身所肩负的责任，意识到档案的重要价值。同时，管理层应当基于“互联网+”思维加强档案信息化管理制度建设，建立互联网云端信息平台，提供高质量的档案服务，将档案工作提升至战略高度。此外，档案管理人员应不断更新档案利用方式，明确档案工作的政策要求，充分认知制度所起到的引导性作用，严格按章办事。首先，重视档案编研工作，提高主动服务意识。档案利用是一项非常复杂的内容，不同人员具有不同的档案查阅权限，因此要对档案进行深层次的管理，不断健全和完善网络安全系统，做好目录编制工作。其次，丰富档案资源。档案的收集与整理是一项持久的工作，要充分认识到档案收集的周期性特点，定期主动搜寻相关文档，完善档案接收机制，将分散于个人和部门人员手中的档案及时接收过来，进行整合。并借助先进的网络技术手段，完善信息共享机制，建立标准化的数据接口，消除信息孤岛，提高档案资源利用效率，尽可能收集有价值、重要性强的档案，突出档案管理的有效性。

（五）有效提升工作人员的综合素养

为了能够有效促进档案管理信息化的科学发展，相关部门必须高度重视档案管理人员综合素养的提升，具体做到以下几点：（1）加强档案管理信息化培训。积极转变档案管理人员的思想观念，调整其服务态度，提高其应变能力，使之树立主动的服务意识，还需让其更加充分地掌握档案管理知识和先进科学技术，具备较强的信息整合能力和较高的时事热点信息搜索能力，从而有效提升其专业能力和业务水平；（2）加大人才的选拔力度。通过制定出科学、规范的考核体系，定期对档案管理人员的工作情况和表现等进行综合考核，从而筛选出满足档案管理工作岗位职责和技术能力要求的专业性人才，然后进一步强化这类人才的培训，从而显著提升其岗位的适应能力。

结束语

通过上述分析，针对档案管理进行有效的信息化建设，能够提高档案管理工作的服务水平，为使用者及管理者提供更大的便利，同时也能够使得档案资源得到充分的利用，促使档案管理工作的实效性得以提升。基于此，相关单位要加强对档案管理工作的重视，并且要明确传统档案管理工作中存在的不足，针对这些不足之处，制定出可行的信息化建设方案，有效弥补档案管理中的不足，提高档案管理工作的有效性。