新修订档案法实施背景下档案工作数字化转型研究

刘晓燕/漯河市档案馆

当前，建设网络强国、数字中国已成为重要的国家战略。在此背景下，档案工作只有主动推进数字化转型，才能实现跨越式发展，才能满足国家和社会发展的迫切需求。新修订档案法将档案信息化提升到了至关重要的地位，“提高档案信息化建设水平”不仅成为了其立法宗旨的重要组成部分，而且还新增了“档案信息化建设”专章。此外，浙江省以新修订档案法为依据制定发布了《关于新时代全面推进档案工作数字化转型的意见》，“立足数字浙江建设中档案信息化发展实际，就档案工作数字化转型提出了明确目标和任务”[1]。不难预见，随着新修订档案法的广泛宣传和贯彻落实，其对我国档案工作的数字化转型将产生重要影响。以新修订档案法为依据，大力推进档案工作数字化转型的理论研究与工作实践刻不容缓。

1 档案工作数字化转型的内涵

当前，数字化转型的理念在企业管理和生产领域较为成熟，它是指“建立在数字化转换、数字化升级基础上，进一步触及公司核心业务，以新建一种商业模式为目标的高层次转型”[2]。部分企业的实践也表明，只有对其业务进行系统性、彻底的重新定义，其数字化转型才能得以实现。依据此理念，笔者认为，档案工作的数字化转型应是以数字化技术及支持能力建设为核心的档案业务数字化，档案信息和档案管理流程的数字化仅是其发展的量变阶段。因此，已有研究成果中王强的认知与数字化转型的内涵较为一致。但是其在后文分析企业档案数字化转型的方向和路径中将“档案资源数字化、业务流程数字化、管控模式数字化、利用服务数字化、管理能力数字化”[3]均纳入其中，又反映出其认识存在泛化现象。此外，从术语的合规性角度看，一方面，信息数字化对应的是数字化转换阶段，流程数字化对应的是数字化升级阶段，业务数字化对应的才是数字化转型阶段；另一方面，“升级”体现的是量变，“转型”体现的是质变。因此，笔者认为部分学者在论文中使用“数字化转型升级”的提法值得商榷。

从上述分析可以看出，档案工作数字化转型集中表现为档案业务运行的数字化，即要求档案业务主要基于互联网而展开。其一，互联网平台的多元化和设备的多样化，决定了档案工作数字化转型要靠混合多云的管理服务方式实现，而非单一方式；其二，互联网技术的发展和档案用户需求的提高，使档案业务运行的响应时间成为档案工作数字化转型成功与否的重要衡量标准；其三，互联网时代，档案用户的需求更加多元化，除档案查借阅、档案咨询等基本需求之外，情感性需求、生态性需求、沉浸式需求等均成为用户需求的重要组成部分，因此提升档案用户体验就成为了档案工作数字化转型的一个重要目标。

2 推进业务一体化管理的理念与模式

作为机关、团体、企业事业单位和其他组织业务活动的组成部分，档案部门虽然有自己专业的管理模式和方法，但不能因此就将档案业务与其他业务剥离开，持续做好“后半篇文章”业已成为档案领域的共识，档案部门开展了卓有成效的实践。新修订档案法第三十六条规定：“机关、团体、企业事业单位和其他组织应当积极推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接。”[4]该条规定既考虑到了电子档案管理的现实需求和未来发展，又体现了业务一体化管理的理念。

依据业务一体化管理的理念和新修订档案法的相关规定，笔者认为，档案部门在未来一段时间内，一是应牢固树立全周期管理理念，即将单位的业务工作视为一个具有完整生命周期的复杂性系统，档案业务处于整个业务链的后端，但其在整个系统中发挥着基础性作用，从而使得整个单位的业务工作形成了一个闭环。二是在建设电子档案管理信息系统时，就应统筹考虑其与单位的办公自动化系统、业务系统等相互衔接的问题，尤其是应考虑系统的扩展性和兼容性。三是在单位布局建设业务信息系统时应将档案管理作为业务的一个模块纳入其中。值得注意的是，我国部分国有企业已有较为成熟的经验可资借鉴，如国网电力企业早在10年之前就统一部署了包含档案管理模块的业务信息系统，公司的各种文件在办理完毕后，相应管理人员点击“归档”选项即可进入档案管理阶段。同时，档案管理的反馈和服务工作也均可通过系统完成。

3 建设混合多云的专业管理服务平台

3.1 加速推进数字档案馆（室）建设

数字档案馆是各级各类档案馆“运用现代信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理，并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统”[5]。当前，数字档案馆已成为我国档案部门实现云档案管理服务的主要平台。新修订档案法第四十条规定：“有条件的档案馆应当建设数字档案馆。”[6]此规定最大限度地扩展了数字档案馆的建设范围。在此背景下，我国数字档案馆（室）的建设将会有一个长足的发展。笔者认为，其建设重点应包括两个方面：其一是推动已有数字档案馆（室）的优化升级。当前，科学技术的发展日新月异，很多新技术不断出现并逐渐在档案领域得到了应用，如大数据技术、云存储技术、区块链技术、人工智能技术等，均可在数字档案馆（室）的升级中得到应用。此外，在数字档案馆（室）的优化升级中还可布局档案移动服务、档案3D展示等模块。其二是制定完善数字档案馆（室）建设和管理的标准体系。数字档案馆（室）建设和管理的标准体系是其科学化、规范化发展的制度保障，不仅有助于未来数字档案馆（室）系统的统筹整合，也有助于对其展开统一化管理。当前，国家档案局业已出台了4部数字档案馆（室）建设标准，管理标准的供给方面尚显薄弱，因此应尽快考虑制定相关的管理办法。

3.2 进一步推进云查询服务平台建设

新修订档案法第四十一条规定：“国家推进档案信息资源共享服务平台建设，推动档案数字资源跨区域、跨部门共享利用。”[7]在此方面，全国档案查询利用服务平台是国家近几年推进建设的重点项目。2019年该平台的建设正式启动，时至今日已初步建成并具备了接入条件。各级各类档案档案馆（室）应重点考虑从如下三个方面入手：其一，积极主动地与全国档案查询利用服务平台对接，共享利用开放档案资源，尽快实现全国范围内的一网查档。其二，主动与相应政务服务网和政务APP对接，利用其平台优势展开云档案服务。值得注意的是，当前已有部分专门档案馆开展了成功的实践，如郑州市房产档案馆于2019年12月实现了河南政务服务网查询房产权属信息后，又于2020年3月实现了“郑好办”App查询房产权属信息[8]。其三，部署建设档案移动服务平台。当前，我国各级各类档案馆利用其微信平台开展档案移动服务已取得了一定成绩，但也存在很多问题。孙大东和李真儿以《档案移动服务平台建设指南》为依据对我国省级综合档案馆微信公众号的移动服务现状进行调查之后发现，其在档案查询、档案展厅、档案资讯、互动交流等方面均不同程度地存在问题和不足[9]。从意识、机制、功能、团队、管理、技术等方面进行优化提升，是我国各级各类档案馆微信公众号开展档案移动服务急需解决的重要问题。同时，各级各类档案馆（室）一方面可利用数字档案馆（室）的建设基础，进一步优化升级其服务功能建设移动数字档案馆App，即依靠云存储、区块链、智能设备等技术手段，将数字档案馆搬到智能手机、iPad等便携式移动终端上；另一方面可直接按照《档案移动服务平台建设指南》的要求规划部署档案移动服务App的建设。

3.3 大力推进专题目录和数据库的建设

新修订档案法第二十八条规定：“档案馆应当通过其网站或者其他方式定期公布开放档案的目录。”[10]专题目录和数据库建设不仅是贯彻落实这一规定的有效路径，也是充分发挥档案资源的价值、提高档案服务能力和效果的可行方式。按照上述规定和规划，笔者认为，专题目录和数据库的建设其一应由国家档案局主导、各级各类档案馆（室）负责具体实施。具体而言，国家档案局负责统筹规划、统一领导、标准供给等工作，各级各类档案馆（室）负责建设、管理、维护和提供服务等工作。其二，专题目录和数据库的建设应在保障安全性和标准化的基础上，重点突出其可扩展性和公共服务性。可扩展性主要是指在设计数据库系统时，在专题档案数据资源的容纳与更新、系统管理和服务功能的延展，以及与其他档案管理服务系统、业务管理系统等衔接方面预留一定的空间；公共服务性要求建设的专题目录和数据库应以开放为原则、以实现专题档案资源的价值为己任、以满足公共档案需求为导向。

4 进一步提升档案管理服务的现代化水平

新修订档案法第十九条规定：“采用先进技术，实现档案管理的现代化。”[11]笔者认为，进一步提升档案管理服务的现代化可重点从如下两个方面入手。第一，定制化。定制化管理服务是在规范化和精细化管理服务的基础上才有可能实现的档案管理服务方式，当前已有档案服务企业取得了初步成功。如某公司专门设置了定制中心，通过自行研发运维平台开展了会计档案卷皮的定制业务。为支撑公司开展定制业务，其在技术层面已做了两项业务：一是建成了会计档案卷皮数据库，业已将部分重要的政府部门、国有企业、银行等信息录入其中，收到某一单位的定制订单后，可在数据库中一键生成电子卷皮，包括卷皮上所有的信息，免去了手工填写、印章加盖或机器打印等工作。卷皮的规格、样式，图案和字体的颜色、格式等均按照相关规定进行了精细设定。二是建成了会计档案卷皮的成产流水线，从卷盒的制作、打印到会计档案的装订均可自动化完成。当前，一方面是我国的档案管理法规标准体系已逐渐完善，为规范化和精细化档案管理服务提供了坚实的保障；另一方面是各类档案尤其是专门档案的管理程序和模式已较为成熟，再加上档案服务企业的繁荣发展和服务能力的不断提升，定制化管理服务的范围可逐渐加以扩展，并最终发展成为一种重要的档案管理服务模式。新修订档案法第二十四条也指出“档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织委托档案整理、寄存、开发利用和数字化等服务的，应当与符合条件的档案服务企业签订委托协议”[12]。依据此规定，各级各类档案部门应借助档案服务企业的技术和服务能力大力提高档案管理效率和业务的现代化水平，并最终实现自身业务的转型。

第二，虚拟化。随着档案管理从数字化到数据化的转型以及电子档案单套制管理的逐步推进，电子档案的存储、管理和应用均依赖于云空间、云技术而实现，在此背景下虚拟档案馆的建设就成了题中应有之义。当前，电子档案的三维展示系统已屡见不鲜。利用该系统，管理者和用户可直接通过检索系统或在系统中虚拟档案柜的相应位置调取查阅电子档案。但是已有的系统只是实体档案库房的数字化模拟，尚不能称其为虚拟档案馆。虚拟档案馆是用数字技术管理各种档案数据，并在虚拟空间进行存储和数字化展现、利用的档案馆形态。虚拟档案馆的主要特点有三：一是完全的虚拟化管理服务，一方面是所有的档案管理服务均依赖于数字技术即可实现，另一方面是部分档案管理服务工作将由虚拟档案员自动完成；二是存储空间的虚拟化，即没有实体虚拟后的围墙和柜架，只有档案数据湖；三是服务的个性化，即虚拟档案馆可根据用户画像提供相应的服务、推送相应信息。

5 结语

档案工作的数字化转型既是我国档案事业发展的内在需要，也是档案部门在百年未有之大变局下迎接新机遇、新挑战的重要应对举措。新修订档案法的颁布和实施为档案事业的持续健康发展提供了法律保障，以其为依据探索和实施档案工作的数字化转型则会成为未来一段时间档案部门的重要任务。档案工作的数字化转型本质上具有变革性的发展性质、高质量的发展要求和服务性的发展目标，而且我国在此方面业已积累了一定的基础，因此就要求在实现路径的设计层面既要高瞻远瞩、极富创新性，又要脚踏实地、具有针对性。