矩阵式思维下多元主体参与档案管理模式的内容与策略

曾静怡/中国人民大学信息资源管理学院

数字时代，“参与”已成为档案实践领域的重要特征和理论研究领域的核心概念[1]。以参与为特征的第四范式——社会/社区档案范式[2]呼之欲出，决定未来档案管理的走向。近年来，参与式档案管理模式呈现出不同主体主导、多种手段并行、宏微策略相结合等特征，带来了档案转型升级契机，同时也带来了多方参与的难题，如复杂的管理主导权的确认、利益相关者的协调、档案管理过程中的具体环节调整适应等。这意味着需要构建多元主体参与模式，并通过有效的载体运作，指导具体档案管理实践。

项目是目前档案参与模式运作最为有效的载体之一。以项目为导向具有目标明确、边界清晰、范围可控的优点，并可汇聚专业领域人才[3]。以数字记忆项目为例，近20年来，世界各地记忆工程项目的开展风生水起，所要保护、传承的“记忆”类型与“记忆”形式愈发多样化，记忆工程的参与者趋向多元化与社会化，记忆工程的成果愈发丰富[4]。如“历史文化村镇数字化保护与传承：理论、方法与应用”项目组对于台州记忆的稳步推进，项目团队包含来自高校、档案局、民间团体以及高迁村村民等多种不同领域的参与者，通过高度跨界合作，各自优势得以充分发挥，由此创新档案管理模式[5]。但是，随着项目的持续推进，项目“烟囱”不可避免产生，多元主体与多个项目之间难以有机协调，参与式档案管理模式难以深入发展。

因此，本文引入企业组织领域的“矩阵式管理”思想，以项目为横、多元参与主体为纵，提出多元主体参与档案管理模式的主要内容与实施策略，让多元主体参与“有制可行”。

1 从线性到矩阵：参与式档案管理模式思维转变的必要性与可行性

现有关于参与式档案管理模式的研究主要在线性思维下展开，重点探讨了“谁参与”“如何参与”“如何促进参与”等问题。其中“谁参与”涉及参与主体的选择与确认，“怎样参与”说明参与主体具体参与的手段，而“如何促进参与”提出相应保障策略。线性思维下对参与式档案管理模式的研究在短期能够较快厘清参与式档案管理的关键命题，但是长期而言对于解决多元主体参与带来的掣肘稍显不足。

这一局限主要表现在以下两个方面：一是各自为政，未能形成多元主体参与合力。当前，不同主体主导的模式产生了参与式档案管理的不同发展路径，然而主导主体占大头容易出现内部竞争与“资源争夺战”，未能充分发挥多元主体参与的组合优势，形成合力。二是“烟囱林立”，多主体参与的项目推进乏力。现有参与式档案管理模式很少针对具体项目提出，忽视项目化载体的重要性与阶段特性，在面向不同项目时需要对参与主体、参与手段等重新进行组配，在这一过程中会产生项目“烟囱”，浪费人力物力。这一现象在跨度较长的项目中体现更为明显，往往越到后期权责不明晰的问题越发突出，项目推进面临困境。

在此背景下，本文提出引入“矩阵式”思维，来解决这一困境。矩阵式管理是现代企业组织领域近40年才出现的新制度，与项目型管理、职能型管理一同构成项目化管理的三种模式。矩阵式管理融入正交分解架构设计横向到边、纵向到底的二维思想，既设立职能部门又实行项目制管理，能够兼顾多个项目并行的组织中项目自身的独特需求与项目间协调的需求，最大化组织最适合某个项目的资源，实现资源的合理配置，优化项目成效[6][7]。分析可知，“矩阵式”思维的引入具有充分的可行性。由于利用需求趋向多样，而档案工作人员在知识结构、技术背景等方面存在欠缺，档案部门已经趋于较少独立承担档案信息资源的开发利用，而是引智借脑、横向联合、内外结合[8]，追求跨界共建。从实践来看，相关“参与式档案管理”的开展，都非常依托具体项目与具体主体，这使得多主体与多项目结合具有现实可能性。在此基础上，本文从主体职能出发，首先明确多元主体在不同项目阶段的优势与参与内容，然后对宏观策略进行构建。

2 矩阵式思维下参与档案管理的多元主体及其比较优势

矩阵纵轴面向多元主体。对不同主体主导的参与模式进行划分，可以发现当前参与档案管理的主体具体有档案馆、商业机构、学术机构、公众等[9]。根据功能属性的侧重，本文进一步将参与主体拓展为文化机构、科研院所、企业单位、组织个人、新闻媒体等类型，对其主体优势分析如下。

2.1 以长久保存为本的文化机构

尽管LAM（图书馆、档案馆、博物馆）各自形成了不同的馆藏特征，但均承担着文化遗产保护的职责[10]。从古至今，档案馆切实履行着保存过去、记录当下的职责，俨然成了“记忆的宝库”；并且汇聚了专业的人才，在档案保存、保护、编研、展览等方面积累了充足的经验。图书馆、博物馆等其他文化机构在保存自身馆藏资源的同时，积累了丰富经验，形成可供档案管理借鉴的优秀成果。

2.2 以理论研究为核的科研院所

高校与科研院所一直是档案研究的主阵地，在理论、技术、人才等方面具有相当大的优势，可以为档案管理提供更多有用的指导并为具体工程实践提供智力支持与技术支持。尤其是高校能够参与到档案数字化项目前期咨询、数字化方案论证、协调配合质量验收等一系列活动中，在一定程度上扮演了信息化咨询监理的角色[11]。

2.3 以追求利益为先的企业单位

企业主要以提供技术服务的方式在参与式档案管理中发挥作用。典型案例如数字化技术外包服务，致力于提供档案数字化设备与技术服务；提供数字档案托管业务的商业文件中心或是提供在线数据服务业务的云服务商。随着国内档案管理服务外包需求不断增长，企业提供服务外包的类型、领域也更加广泛。2020年，《档案服务外包工作规范》（DA/T 68.1—2020）发布，从多个方面对档案服务外包的有序、规范开展提出了要求，包括档案数字化服务、档案管理咨询服务、档案整理服务、档案保管服务、档案销毁服务。

2.4 以业余休闲为趣的组织个人

近年来，公众的参与意识得到很大幅度的提升。Web2.0环境下，公众能通过各种便捷途径如网站、微博、微信小程序等社交媒体参与到档案管理中来，参与到著录、编研、创意开发等活动中，补充资源，增大多元群体话语权。同时，与其他参与机构相比，个人的参与多是基于对一种更休闲的态度的追求[12]，具有随意性与自由性。国外很多数字人文项目采用数字叙事（Digital Storytelling）方式，纳入公众参与，生成数字故事，在口述档案、社群档案（尤其是土著）方面取得很多进展。

2.5 以传播传承为务的新闻媒体

新闻媒体包括纸质媒体、电子媒体，以及近年来互联网环境下兴起的新媒体形式。新闻媒体主要起到一种文化传播媒介的作用，包括传统出版物、电视节目、网站、平板、手机、多媒体数据大屏等，有助于迅速扩大档案工作宣传效果。2021年1月，全国档案微信公众号排行榜正式发布，“金山记忆”连续4年获得全国微信公众号排行榜年度冠军（数据来源：档案社交媒体联盟）。“金山记忆”依托上海市金山区档案局馆的各类馆藏资源和编研成果，通过微信公众号多视角呈现文史资讯，实现了良好的档案传播效果。

3 矩阵式思维下多元主体参与档案管理模式的主要内容

矩阵横轴面向档案管理项目。档案管理项目在不同阶段有不同的主要矛盾与矛盾的主要任务，大体可以总结为三个阶段三项任务：数字化项目阶段的载体管理、开发利用项目阶段的内容管理以及成果转化项目阶段的可持续发展。值得指出的是，这三个阶段并不是割裂开的，而是递进并共同发展的关系。冯惠玲教授在第二届“北京·我们的记忆”座谈会上指出，北京记忆是迭代发展的，项目一经启动，便没有终点[13]。多个并行项目、多元参与主体如何协调发展，“矩阵式管理”提供了新的思路。

3.1 数字化项目阶段：载体管理

数字化项目阶段，资源与技术的结合成为主要矛盾，需解决两个问题：数字档案资源的存储与著录，总结为载体管理的主要任务。

数字档案资源的存储包括馆藏资源数字化副本与原生数字资源两个方面。馆藏档案数字化大多数交由外包公司来进行，以减轻本馆本机构的各方面压力。然而，独立外包的形式在质量、知识产权、信息安全等方面存在种种弊端[14]。因此，必须引入第三方机构进行监管，确保成效与安全。在这一部分，以资源与技术参与的档案馆与企业作为主导，协调高校等科研院所作为第三方机构的管理参与、图书馆与博物馆等文化机构基于外包项目开展经验进行的决策参与、个人与组织资源贡献参与。

著录工作是档案数字化的关键步骤，也是决定数字化档案利用效果的重要环节，存在碎片化的趋势，分散在各个环节[15]。在本部分，档案馆与企业负责在档案数字化外包中的初步著录，并选取有社会意义的档案以“众包”的形式引导高校与个人进行著录。一方面，高校等科研院所在档案著录方面具有专业知识与素养，能保证著录质量；另一方面，个人基于个人知识与经验补充某些缺失的背景信息，能丰富著录内容。

3.2 开发利用项目阶段：内容管理

开发利用项目阶段，档案价值的挖掘成为主要矛盾。如何将海量的档案资源进行解构与重构、关联，进而用档案讲故事成为本阶段的主要任务，即内容管理。鉴于档案馆的最大资源优势与高校最大智慧优势，本文提出一个“双核多元”的模式：以档案馆为核心，以高校为阵地，将其他主体进行组织协调。

以档案馆为核心进行开发利用，主要以专题为中心进行项目推进。档案馆协调图书馆与博物馆以其在本馆资源开发利用方面的经验与案例进行管理参与，高校提供理论支持，企业提供技术平台，个人提供群体智慧，新闻媒体扩大宣传。

以高校为阵地进行开发利用，能够充分发挥高校的理论与人才优势。为此，需要巩固与档案馆稳定的资源合作关系，同时争取民间组织与个人的资源贡献；获取企业的技术支持，解决技术人才方面可能存在的短缺；在新闻媒体的参与方面，需线上线下相结合，除了PC端、移动端、数据大屏等现代化呈现方式外，善用新兴的内容组织呈现方式如微信公众号、微视频、小程序等进行推广宣传。

3.3 成果转化项目阶段：可持续发展

成果转化阶段，主要任务是可持续发展。在本阶段，高校与档案馆提供成果与创意，借鉴文创产品走在前列的博物馆的经验，吸纳个人创意，主要由企业与新闻媒体引领进行核心产品运营与宣传设计。目前档案馆在文化成果转化这一块，仍处于初步阶段。苏州中国丝绸档案馆在这方面探索了比较多的成果转化形式如档案解谜，可以提供一定的参考借鉴。2021年9月，苏州中国丝绸档案馆在第十届中国苏州文化创意设计产业交易博览会举办《第七档案室》“追踪者的倒计时”实景解谜活动，实现了档案教育文化创意创新。

4 矩阵式思维下多元主体参与档案管理模式的实施策略

多元主体有效参与档案管理项目，需要构建相应实施策略，促进参与积极性。参与积极性可由参与动机、参与意愿和对具体事项的响应来界定[16]。只有保证多元参与主体都具备一定的参与积极性，档案管理的内容才能确切“落地”，参与才有实际意义。本文围绕初始参与意愿与持续参与意愿2个层次，从框架、前提、动力、关键与保障5个维度对参与式档案管理进行宏观策略分析，以期提出行之有效的参与促进策略。

4.1 框架：具体可行的档案管理项目

数字档案资源建设属于探索性与开创性的工作，有着灵活多变的形式与广阔的创新空间，时间周期不一，而且往往需要多方参与和严格的经费控制[17]。因此，在参与式档案管理准备阶段，需要针对项目的可行性、可接近性、重要性与描述、互动[18]等进行评价与分析，积极与多元参与主体进行交流，及时更新项目进展，主动进行项目多角度宣传等，提供具体可行的项目化载体。如数字记忆类项目便是多元主体参与意愿强烈又具体可行的项目化载体。现阶段，既有档案机构、图书馆、博物馆、纪念馆、方志馆与文化馆等文化事业机构基于保护国家文化遗产、建构国家记忆与促进文化产业与教育事业发展的共同使命，开展合作，形成“记忆联盟”[19]；也有档案部门或高校的“记忆工程”项目实践，进行一种实际行动的“抢救式”的保护和“预防式”留存。值得指出的是，数字记忆类项目载体有着很好的发展前景。《“十四五”全国档案事业发展规划》提出实施新时代新成就国家记忆工程，开展脱贫攻坚、新冠肺炎疫情防控等档案记忆项目，建设国家级专题档案记忆库。许多地方档案“十四五”规划如《上海市档案事业发展“十四五”规划》提出打造“城市记忆”“跟着档案看上海”系列档案历史文化品牌，《杭州市档案事业发展“十四五”规划》提出深入实施“城市记忆”工程等。

4.2 前提：数字化的资源与便捷可操作的平台

多元化的资源与可供操作的数字化形态是有效参与的前提[20]。将丰富多样的档案资源数字化进而数据化，并且在社交媒体环境下，搭建便捷的平台，打破时空限制，能够让参与者有参与的动力，随时随地参与。考虑到部门之间更多强调协同合作，公众则倾向于志愿参与，因此在平台的构建方面还需要有所侧重。对于文化机构与相关利益部门而言，需要打造价值共创共建的空间；对于公众而言，平台需要便捷、易用，线上与线下相结合。英国国家档案馆、美国国家档案馆、澳大利亚国家档案馆、上海市图书馆等都开发了网站，提供便捷可操作的线上平台。

4.3 动力：阶梯形任务包与多重激励计划

阶梯形任务包主要是考虑到多元参与主体本身的能力与专业素养存在差异，因此需要把握任务设计原则，及时更新项目任务内容与进度，保持新鲜度，并且丰富资源呈现方式，进行思考启迪[21]。多重激励计划的制定原因在于适当的奖励机制将推动形成良好的参与生态，可根据参与质量与频率奖励档案文创产品，物质奖励与精神奖励双管齐下。例如，上海图书馆开发的盛宣怀档案抄录历史众包平台提供不同难度系数的档案抄录任务，用户可以根据自身基础与兴趣进行认领。Picturae（一家致力于档案及其他文化遗产数字化、保存、提供利用的公司）与荷兰阿姆斯特丹城市档案馆合作开展的众包项目“众在参与（Velehanden）”，预先给出项目背景、在本项目中需要用户进行的工作、更适合该项目的用户群体以及参与项目可得到的奖励等信息，并创新性地对每一个项目进度进行可视化展示，便于用户根据自己的偏好选择项目，也便于档案馆更好地把控项目的进度、适时添加新内容或调整审核节奏等[22]。

4.4 关键：建立感知信任与长期贡献机制

相应的知识产权保护制度能减少参与者的顾虑，保护其权益。因此，需要推动相关法规制度的制定与施行，以增强参与主体对项目的信任与对平台的信任。同时建立长期贡献的积分与荣誉制度，对于长期参与档案开发利用的核心参与主体，可附加进行虚拟奖励，颁发资源贡献等级证书。例如，中国人民大学人文北京研究中心连续两年召开“北京·我们的记忆”座谈会暨表彰会[23]，与各界人士共同探讨北京记忆的建设与发展，并表彰记忆贡献突出者。也可借鉴新加坡记忆的模式，设置专门的栏目，从贡献的角度对资源进行查找，保证主体的参与感与参与黏性。

4.5 保障：政策资金支持与质量管控机制

参与式档案管理一项庞大的工程，涉及巨大的人力、物力以及财力，因此，政府资金支持不可或缺。此外，还需要一定的质量管控机制对参与过程进行规范，以保证参与成效，《档案服务外包工作规范》（DA/T 68.1—2020）的发布在标准层面提供了相应的管控支持，同时档案部门可以通过引入专家团队与对参与主体进行资格认定的方式获取最优解决方案，而事实上多元主体的参与本身可以进行自我修正，获取相对公正的结果。