加强安全体系建设 筑牢档案安全防线

■ 省档案局管理保护处处长 杨庆树

2021年9月29日，省委办公厅、省政府办公厅印发了《“十四五”云南省档案事业发展规划》（以下简称《规划》），为“十四五”时期我省档案事业发展谋划了蓝图。规划中设置专章对档案安全体系建设做出了全面部署，提出了“持续推进档案安全体系建设，档案安全保障技术能力不断增强，档案管理更加科学精细，档案安全风险防范和应急管理能力显著提高”的发展目标。全省各级综合档案馆和档案部门要领会其精神、抓住其关键，做好档案安全工作，推进档案安全管理体系建设。

一、提高安全意识，筑牢思想安全防线

认识是行动的先导。提高认识是做好档案安全工作前提。《规划》明确“坚持党对档案工作的全面领导，压实各级党委主体责任，强化各级政府职责，健全党委领导、党办（档案局）负责、局馆协同、各方齐抓共治的档案工作格局。”对此，面对新时期新任务，全省各级档案管理部门要进一步落实档案安全主体责任，以建立健全档案安全责任、风险治理、应急保障工作机制为目标，从对党和国家事业负责、对历史负责的高度来认识和做好档案实体安全工作，确保不丢失、不损毁、不泄密，实现档案永久保存和利用。各级档案管理部门要转变重建设轻管理、先建设后管理、顾眼前轻长远的观念，做到管理与建设同步，建筑安全与档案安全并重，确保档案馆投入使用之日，就是档案安全措施到位之时。各级档案管理部门要加强对有关政策法规、文件精神的传达学习，做到上传下达有效，衔接沟通及时，安全问题常讲常新。要通过不断的教育、学习进一步深化档案工作者尤其是身处档案保管一线工作人员的档案安全意识，提高安全防范能力，务必把档案安全当做头等大事来抓，从思想上筑牢档案安全防线。

二、完善制度建设，落实安全责任

制度建设是抓好安全工作的根本。《规划》明确必须完善档案管理内控制度，健全风险隐患控制措施并认真执行，坚持安全检查与制度建设相结合的工作方式，以安全检查带动制度建设，以制度落实确保安全防范到位。要结合单位实际制定有针对性和可操作性的档案出入库管理制度、档案清点交接制度、档案库区巡查制度，对出入库房人员作出具体要求和规定，建立档案库房安全管理责任制，明确库房管理人员在档案库房清洁、消毒、日常管理、安全检查的职责任务；建立档案库房定期清洁消毒制度，对库房重点部位的除尘保洁作出明确规定，确保库房清洁到位；建立安全检查机制，坚持“以防为主、防治结合”的基本原则，通过定期检查与随机检查相结合的方式，对档案库房的软件、硬件设施、门窗安全性、消防器材、信息化设备运行情况进行监督检查，做到目标明确，责任到人。要定期检查库房内设置的馆藏全宗存放示意图是否准确完整、档案索引卡，索引标识是否清晰，与实体档案是否对应。检查档案的保管情况，发现霉变、虫害、破损档案及时处理，对需要长久保存的档案，应采取措施加以重点保护，使其既安全又能延长其寿命。要建立健全自然灾害应急预案，在灾害到来时对各类人员的职责和安排作出明确规定，最大限度减少档案损失，确保档案安全。要切实加强档案库区安全监管，确保库区集中设置，避免与其他工作用房交叉使用，要坚持问题导向，坚持定期开展库区安全检查，及时把安全隐患消灭在萌芽状态。

三、配齐档案保管设备，夯实安全基础

档案保管设施设备是确保档案安全的基础。《规划》明确在档案库房管理中要注意发挥现代化设备和技术优势，探索建立一套科学实用的档案库房智能化管理系统，最终使档案库房从人工管理逐步转变为智能化、现代化管理。从目前各地档案馆的情况来看，已建成投入使用的大部分县级档案馆，建筑面积已达到国家标准，功能设施较为完备，档案安全基础条件有了很大改善，但在具体使用过程中还存在着一些不容忽视的安全问题。比如：有的档案馆消防设施不能正常使用、内外围监控存在死角、库房温湿度系统不能正常启动、库房安装密集架不能满足进馆档案使用需求等问题。这些都是做好档案安全工作要重点解决的问题，也是我们进馆档案能否长期保管的重要基础条件。各级档案管理部门要按照国家颁布的档案实体管理相关业务规范，列出清单根据不同问题进行重点研究，逐一分析存在问题，寻找解决对策。要按照档案安全保护管理技术要求设计档案库房安全管理系统，通过把计算机、温湿度控制器、空气净化器、传感器等设备进行系统化集成，对档案库房温湿度数据、空气质量进行采集和综合分析，实时显示各库房的温湿度数据并向各控制器发出操作指令，实现档案库房温湿度随时符合档案保管要求；通过联合使用计算机、自动报警器、烟感器、监控摄像机等监控设备，在档案馆关键位置安装红外线探测器，对非法进入相关区域的入侵行为进行监测和报警，将入侵信息输入中央控制台并通过电脑实现声光报警、自动摄像并记录，进一步满足档案库房管理数字化、网络化、智能化发展需求。

“十四五”时期，各级档案部门要坚持“安全第一、预防为主”的档案安全工作方针，以高度的政治责任感和使命感，继续强化对档案安全工作的领导，积极开展档案安全风险防控和治理，不断完善档案安全保障体系建设，建立健全人防、物防、技防“三位一体”的档案安全工作新格局，真正将习总书记对档案工作重要批示精神中的“四个好”落到实处。