央企档案数字化改革中的保密管理与控制探讨

夏丹

摘要：随着时代和科技的进步，越来越多的行业通过数字化技术改造内部体系，疏通过往难以打通的环节，以获得高效的收益。对于央企来说，其作为国家市场经济体系中宏观调控的重要一环和国民经济体系中不可或缺的一部分，在社会发展进入“大数据”、“物联网”的时代后，通过对企业内部结构高效梳理，采取数字化技术改革公司管理模式势在必行。由于央企规模较大，创办历史悠久，在公司发展过程中积累的档案材料数量繁多，这就需要在档案的管理上探索数字化技术的应用，同时做好档案数字化改革中的保密管理与控制。本文分析了企业数字化改革的内涵与意义，进而结合央企档案保密管理的数字化改革现状探讨了如何进一步加强保密管理与控制。

关键词：央企;档案数字化;保密管理

一、企业数字化改革的内涵和重要意义

（一）企业数字化改革的内涵

数字化改革是在社会经济发展的大环境下，对于社会的方方面面提出的改革计划，细化到企业管理上，数字化转型是利用数字化技术正向推动企业主动转变过去老旧管理模式、系统架构、经营方向，主动提升企业文化禀赋，激活企业创新氛围;企业在数字化转型中会突破以往单一收益来源，通过最新理念赋能，探寻出一条适合企业发展的新路子;同时，在数字化改革中创造出的新商业模式会让企业在日趋激烈的市场竞争中脱颖而出;在办公模式的变革上，数字化改革可以将前端业务集成到后端，能够让企业集约化管理，加强管理效能的同时降低人力资源成本。

（二）企业数字化改革的重要意义

企业在进行数字化改革后，对于自身来说意义重大，首先数字化改革可以顺应时代潮流，解决因理念落后带来的经营难题。过去由于管理理念的落后，在员工需求、业务效率等方面都存在较大问题，高昂的成本和较低的收益给企业带来经营难题，许多企业出现入不敷出的财务问题，部分企业甚至破产倒闭。数字化改革下，企业可以引进财务管理系统、ERP系统、人力资源管理系统等多方面的专业技术，有利于企业进一步加强企业管理，降低成本;另外，数字化改革可以进一步提高企业竞争意识，力争行业领先地位。能够选择在新时代剖析自身经营问题，敢于刮骨疗毒的企业都具有一定的魄力和勇气，同时，在进行数字化改革过程中学习到的先进理念能进一步促进企业成长和进步，提高其竞争意识与能力，例如：在数字化改革中，某企业在行业中率先建立起网络平台，获得了第一批网络客户，在今后的市场竞争中获得先机。

二、央企档案保密管理的数字化改革现状

档案保密管理数字化改革在央企中的运用已经取得了初步成效，许多企业在日常经营管理中改变过去落后管理模式，在档案管理人员设置和档案管理布局上根据数字化改革成果进行对应转变，取得了不错效果，在央企档案管理中运用数字化技术进行改造，能够加强企业资料管理能力，提高档案查询效率，为企业正规有序发展提供良好基础保障。但在改革运用过程中，也发现了一些问题，主要有以下几个方面：

（一）地区和行业差比较明显

在数字化改革进程中，央企虽然具有中央垂管的结构，但由于央企涉及行业繁多、企业规模较大等因素，在实际运用中还是存在不小的差距，我国不同地區，不同群体，不同业务范围的央企在档案保密管理数字化运用中的发展程度不一样，例如，某央企分布在西部的分公司明显没有东部发达地区的分公司数字化改造的彻底，许多部分存在走形式的情况，在对于企业档案的管理往往是“系统里一个样，实际中一个样”，缺乏主动作为的意识导向;另外，在一些科技程度高的行业和科技程度低的行业对比中，可以发现科技程度高的企业在数字化改革中更加敢为人先，往往主导了央企数字化改革发展进程，而科技程度低的企业在改革中积极性不高，存在“被牵着鼻子走”的情况。

（二）档案保密安全性问题多发

数字化改革在提高企业管理效率、加强与外界沟通和数据共享的同时也带来了安全性的问题，尤其在对于安全性要求极高的档案保密上，目前许多地方出现档案管理失策，造成企业资料泄露，甚至造成国家机密的灭失，带来惨痛教训，对于央企来说，其掌握了国家经济命脉，在经营活动中许多行为都有保密要求，在档案数字化管理上的问题必须重视，例如：某企业在档案管理上为了方便，采取了纸质档转换电子档的录入方案，这样可以方便企业查找，有效提高了档案的使用寿命，但对于电子档案的管理不严格，由于管理人员疏忽造成泄漏，给企业造成巨大损失。

（三）档案管理相关制度不完善

数字化的管理模式方便了企业在档案管理工作中的进一步提升，但是许多企业并没有制定相应的档案管理管理制度，又或者虽然制定了相应制度，但是并没有严格执行，形成了管理“真空”，给予档案不规范管理行为生存空间。对于一般企业来说，制度漏洞会影响企业的利益，但对于央企这类具有特殊地位的企业来说，其影响的不仅是企业利益，还事关国家利益，因此，档案管理的相关制度问题还需进一步解决。

三、如何进一步加强数字化改革中的央企档案保密管理水平

针对于央企在数字化改革和档案管理融合过程中带来的良好效果和不良因素分析，有助于央企以及档案管理人员进一步加强对企业档案的保密工作，具体措施主要可从以下几方面进行：

（一）树立员工保密意识

许多企业的档案管理工作都是由本企业老员工中抽选，这部分老员工在企业工作多年，接触社会较少，对于企业经营过程中面临过的危机和困难知之甚少，可能会产生企业“十分安全”的感觉，因此在管理档案过程中往往会意识不到企业资料的重要性，导致失管失控现象的发生。因此，央企在处理数字化改革对于档案管理带来的安全问题时，要从内而外，从上至下进行思想教育，让管理层和员工了解到泄密带来的危害以及如何防范泄密的举措。

（二）提升数字化管理的安全系数

在数字化管理模式下的央企档案管理应该加强管理系统的安全性能提升，在涉及到重要资料的时候加入需要管理员同意的密匙才能查看，同时档案管理系统应该是由具有资质的中国企业研发，在相关保密资质要求上能够通过审核;企业在运行操作系统中要区分内外网络，严禁在外网上使用管理软件;在一些要求严格的文件管理中，可以采取多人共同识别的方式给资料管理管控“加一把锁”，避免因为个别人员问题造成泄密。

（三）建立起切实可行的制度保障

企业要加强档案管理方面的制度建设，加强管理管控工作力度，严格把握工作中存在的重点难点问题，有针对性的建立起制度，并且设立对应的监督机制，确保制度落地实施具有可行性。

结语：央企在档案管理数字化改革进程中要紧跟时代脉搏，深挖企业潜能，在提高档案管理能效，加强企业规范化、系统化建设的同时要注重保密管理与控制，通过合理有效的安全管理方法将企业档案“整齐收纳”同时“秘而不宣”，严格落实国家《保密法》的相关规定，践行央企为国为民的核心价值观念，用自身行动守护人民财富，维护国家利益。

参考文献：

（1）央企档案数字化过程中的保密管理与控制 张玉焕 2014

（2）档案数字化过程中的保密管理措施  杨励颖 2013

（3）试析档案数字化管理的质量及安全保密控制 许方旭 2016