日常工作也需要备选方案

文_师同安

众所周知，在工作中制定计划是提高我们工作效率的重要途径，它可以帮助我们更加合理地分配时间，从而高效地完成任务。不过实际情况并不如我们想象得那样美好，有研究表明在日常工作中，我们平均每3分钟就会被打断或被迫转换任务一次。

比如本来计划在上午工作结束的时候一定要完成报告的撰写，写到一半，领导突然分配了任务，弄了好久。刚准备埋头赶工，一个临时的会议又中止了写作，就这样一个上午过去了，好不容易构思好的写作思路也溜走了。最烦恼的是因为一个计划被打乱了，其他的所有计划都要跟着改变，工作的心情全都崩溃了。有研究发现，当一个人在工作过程中被打断3分钟，他平均需要用23分钟才能重新回到之前的工作状态。

由此可见，制定计划只是所有工作的第一步，但任何工作从起点到终点，过程中总是会遇到各种各样的干扰，特别是一旦被打断，需要重新回到原来工作状态的时间是被打断时间的8倍！所以如何让工作在即使有干扰的情况下还能有条不紊地进行，是每个职场人的“必修课”。

为什么会出现这种情况呢？因为我们出现了“任务转换”的情境，而心理学家早就发现，当从任务A转换到任务B后，执行任务B的绩效要明显比单独执行B的绩效差，这个差异称为“转换损耗”。转换损耗的形成原因主要有两种，一是任务A留下的认知惯性，也就是之前，已经习惯了任务A的认知情境、反应方式，这个惯性会对完成任务B造成干扰；二是做B的时候需要对B进行认知重构，重新回忆起B的相关背景和信息，这个重构也需要时间，而且可能不完整。所以在工作转换过程中出现了损耗，导致工作效率低下。

那么要解决这个问题我们首先梳理一下平时工作中，到底哪些方面会干扰我们？有来自领导的，领导分配任务不会看你的计划表，经常会有突如其来的任务；有来自同事的，比如同事临时需要帮助或者其他部门提出了工作需求需要你的配合；有来自生活上的，比如快递来了、外卖到了或者是家人临时有事找你了；还有来自自己的，逛淘宝、看娱乐新闻、朋友圈点赞……前面三个属于客观因素，有时不能反抗只能去应对；后一个属于主观因素，可以做出改变，这里我们就不赘述了。梳理好这些以后，我们就针对性地制定备选方案。

首先，我们要知道如果你在非常投入和忘我的时候被中断了，那么你的“损失”和懊恼就会非常大；相反，如果你只是在做一些机械的杂事，那么即便是频繁的中断也不会对你造成太大的影响。所以，如果我们能选择好合适的中断点，中断就并不可怕，对我们的影响也可以降到最低。

而选择好中断点的前提是我们需要对要完成的任务进行有效的剖析，区分出“容忍中断””的部分和“无法容忍中断”的部分，然后用相对完整的时间去进行那些“无法容忍中断”的部分，再用其他的时间集中处理一些杂事。什么是“无法容忍中断”部分？这部分通常需要我们集中精力、非常专注地进行思考，比如说我们的任务需要做一个PPT，那么最重要的是设计PPT的架构，即要分析你的受众，他们的知识水平、理解水平以及兴趣点、关注点，在此基础上设计你的内容以及展现内容的顺序，先讲什么，占比多少，再讲什么，占比多少，以及演讲的时候采取什么风格、策略等方面。这个过程中需要非常专注地思考，需要把灵感快速地记下来。等你完成了这个过程，你可以选择继续填充具体的内容，也可以暂停一下去集中处理一些杂事。当你处理完这些事情再重新选择模板、寻找配图或者调整字体的时候，你并不会太介意被打断，因为你知道，在某种意义上，这个任务你已经完成了。很多时候，你只是需要一个专注不受干扰的、能纯粹跳脱出来思考的、能达至“心流”状态的、能把最关键的“硬核”搞定的半小时或者一小时时间。

其次，在工作中我们还需要学会使用工具，将一些重复性的事件流程化、模板化，用工具帮你节约时间。比如我有一个朋友在公司从事文案工作，只要和文字相关的需求都会找她，包括各种软文、海报广告语、招聘广告等，每次她写文案的时候QQ上总会弹出各种窗口提各种要求找她，让她苦不堪言。后来，她做了一个需要表，上面列好文案要求的需求对接人、内容类型、使用场景、风格要求、关键词、截止时间、参考链接等。但凡有别的部门同事找她，她都先给一个需求模板过去，这个模板既可以省掉中间沟通的环节，又可以避免别人对自己手头工作的干扰，达到了非常好的效果。

最后，针对领导突然丢过来的工作，我们能做的就是要积极主动地反馈工作情况，和领导商量时间，找他汇报你现在的工作内容和进度。这样做的好处除了让领导知道你在做什么，做到哪里了，对任务的分配更加合理之外，更重要的一点就是能让他对你放心。而对于来自同事的请求，如果是必须你做的，可以采用前面我们提到的方法进行处理；如果超过你的负荷或者不属于你的工作范畴，建议你进行委婉拒绝。

总之，面对不可避免被打断的工作情况，我们要审时度势，要能从被动、毫无防备地被打断，到提前准备、做好预判、主动中断。