基层事业单位档案管理信息化建设路径

高鹏

摘要：大数据、云计算等互联网信息技术的普及和应用，为事业单位的档案管理工作提供了全新的手段和方式，同时也对工作成果、人员水平提出了更高的要求。对此，事业单位首先要加以重视，充分意识到信息化管理模式的优越性并付诸实际行动，从人员、制度、硬件等方面进行改革创新，形成全新的档案信息化管理体系。基于此，本文将对基层事业单位档案管理信息化建设路径进行分析。

关键词：信息化;事业单位;档案管理

1 信息化建设对事业单位档案管理工作的重要意义

事业单位的档案管理工作具有一定的独特属性。作为由国家设立、经济来源依赖财政拨款、履行向公众提供各项公共服务职责的机构，事业单位具有鲜明的国家隶属性、非盈利性、公益性。因此，单位内部的人事变动、工作纪要等事项都是其档案管理工作重点。随着信息技术的快速发展，办公自动化、无纸化已经成为时代趋势，“档案”这一概念的内涵也发生了变化。例如在形成方式上，檔案已不再局限为纸质文件;而在调用读取方式上，实践中也更多地采用信息化模式。种种变化都导致传统的以“人工”“纸质”等为鲜明特征的传统档案管理模式已经越来越无法适应当前的社会发展环境，事业单位推进档案管理工作的信息化转型成为必然选择。在信息化档案管理工作中，档案管理人员会面临“纸质+电子”的复杂结构工作对象，而对于档案信息的检索者、利用者而言，其内容的完整性、客观真实性、逻辑系统性则显得更加重要。

2 基层事业单位档案管理存在的问题

2.1 档案管理管理不完善

目前基层事业单位的档案管理方面有所欠缺，包括管理制度不完善，档案的标准不统一，档案贮存条件不规范，档案完整性不足等。这些方面的不完善一方面体现了档案管理工作的不完善，更深层次的方面则是体现了档案管理始终没有发挥其应有的作用，最终反过来影响档案管理在基层事业单位中的地位和重要性，单位中的管理层对其不重视，对其的投入和管理相应的缺乏计划性，因此，基层事业单位的档案管理发展速度极为缓慢，信息化的引入也就此搁浅。

2.2 档案管理人员专业度不足

基层事业单位人员编制不足，档案管理人员通常由其他岗位人员兼任，因此在做档案管理时，缺乏对档案管理的正确认识，认为档案管理只是档案的保管，缺乏系统性和全局性的观念，始终停留在工作表面，不能深层次考虑档案管理的重要性和档案管理的未来发展，也无法将档案管理的重要性呈现给单位的管理者，管理者也在一定程度上无法获取档案管理的重要性和提升档案管理信息化的必要性。

2.3 与办公自动化系统和业务系统兼容性不够

档案信息化系统与办公自动化系统、业务系统的有效衔接是实现电子文件管理前端控制的重要措施，有利于保证电子档案和相关元数据收集齐全、格式规范。一些事业单位在档案信息化建设过程中对本单位办公自动化系统、业务系统的实际考虑不足，有的甚至直接购买档案信息化系统，造成事业单位档案信息化系统与办公自动化系统、业务系统不兼容，使办理完毕的文件不能及时、规范归档，元数据的收集更是无从谈起。

3 基层事业单位档案管理信息化建设路径

3.1 制定科学的规划

规划事业单位档案信息化建设应该在法律法规和相关标准的框架内进行，在分析单位特色的基础上，从服务本单位的核心业务出发，深化调查研究、科学论证，制定出切实可行的发展规划。第一，要提高重视程度，将事业单位档案信息化建设纳入全年工作计划、年度考核之中，自上而下引发全体职工的重视。第二，事业单位档案信息化建设要注重可扩展性，给未来发展留下充足的空间。第三，制定合理的进程规划，做到增量电子化、存量数字化，对馆藏的档案资源进行整体分析，突出重点，有计划、有步骤地进行数字化建设。第四，保证资金投入。事业单位档案信息化建设是一个长期的过程，要随着技术的发展和单位的需要不断更新相关技术。第五，重视人才的价值。提高事业单位档案工作人员的综合能力，不仅要提升档案管理方面的能力，还要提高信息技术方面的能力。

3.2 培养信息化档案管理专业化人才

基层事业单位档案管理引入信息化后，对相应的档案管理人员也有了新的要求，单位可以根据实际情况，内部培养或者对外招聘相应的专业人才，都是可行的。首先要培养档案管理人员的强化档案管理的意识，让其明确档案管理不是简单传统的整理档案，而是促进信息手段与档案管理的有机融合，推动基层事业单位档案管理信息化的进程和水平。其次是要培养档案管理人员的职业道德素养，规范档案管理人员的行为，约束其严格按照档案管理的相关制度执行，确保档案信息的安全性。因此除了具备上述素质外，也需要具备一定的服务意识，提升档案管理人员对档案管理的认可度和满意度，形成档案管理的良性循环。

3.3 提高领导重视程度

第一，事业单位领导应充分认识到档案管理信息化建设工作的重要性，严格按照国家政策指向、法律规定推进档案管理信息化建设工作。要转变过去对档案管理工作存在的一些错误认识，提高重视程度，并对专职人员的队伍建设及工作质量提质提效提供更多人、物、财等资源支持，尤其是信息化建设所需要的相关硬件设施。第二，事业单位应深入开展调研，结合调研结果制定推进本单位档案管理信息化建设的具体规划。不仅要有长期目标的纲领，还要有实践指导价值的短期目标，并配套设计相关的管理办法和工作监督体系，确保各项信息化建设工作有序、按期推行。

3.4 注重与本单位信息化建设的协调

事业单位的文书处理与档案管理既统一又有分工，既存在紧密联系又有明显区别，他们被“归档”分为文件生命周期的两个不同阶段。事业单位档案信息化建设需要充分考虑文件这两个生命阶段的衔接，将前端控制思想贯穿于事业单位档案信息化的设计、运行、维护全过程。建立档案信息化系统与办公自动化系统、业务系统有效衔接的机制，使档案工作变被动为主动，提前介入公文和业务信息的形成阶段，实现电子文件全流程管理，保证相关文件和元数据组件齐全、格式规范，从而构建在线归档、在线指导、在线管理、在线利用的档案信息化建设新模式。

3.5 构建完善的信息化档案管理机制

除了技术手段、人员水平等方面，档案管理工作机制的信息化也是一项重要内容。其一，要确保档案管理人员与相关网络技术人员之间信息、意见沟通的流畅度。档案管理人员对于工作目标、成效的需求应有效传递给网络技术人员，让网络技术人员在进行信息化系统程序设计时能最大限度地符合档案管理人员的工作方式、流程要求、工作习惯等。二者之间合作的密切度越高，事业单位档案管理信息化建设的作用就越能得到突显。其二，事业单位应结合自身发展所处的状态和目标，科学设计对档案管理人员以及网络技术人员的工作绩效考核机制和奖惩机制。这些工作机制不仅要起到激励工作积极性及提高工作效率的作用，同时也应形成行为监督规范作用，确保参与档案管理信息化建设的每一个成员都能在一套完善的工作机制下明确自身工作的意义、内容要求以及行为准则。

4 结束语

总之，事业单位要以现代化的技术和设备作为支撑，以新的管理模式和管理制度为保障，以信息化档案管理专业人才为依托，进一步促进基层事业单位档案管理工作，提高档案管理的效率，促使档案管理在质量上有进一步的飞跃，发挥出档案管理应有的职能，更好地服务于基层事业单位的发展，更好地为社会公共事务做出贡献。

参考文献：

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