图书情报档案信息一体化管理及文献信息资源共享的探究

2021-11-24郑莹玲

科学与生活 2021年18期

摘要：在信息化环境下，图书情报档案机构认识到将信息技术应用于档案管理的必要性，不仅可以保证一体化管理质量，而且可以实现文献信息资源共享，为用户提供更好的档案服务。在图书情报档案信息化管理的发展方向进程中，要充分利用先进技术，保证档案质量，提高档案利用率，使档案在图书情报领域汇总得到继承和大范围推广。本论文着重于研究图书情报档案信息一体化管理及文献信息资源共享。

关键词：图书情报;档案信息;一体化管理;文献信息资源;共享

引言：

对于图书情报档案管理应用信息技术，可以有效地保存档案信息和文件资料，充分发挥其信息共享价值。然而，在图书情报档案管理中应用信息技术，会出现各种各样的影响因素，导致信息技术的应用价值不能得到充分发挥。这就要求图书情报档案管理机构充分考虑实际工作需要，根据档案管理信息化发展的特点，建立高素质的人才队伍，使这项工作的规范化、统一化展开，实现档案资源共享，从而在档案管理信息化发展的同时提高管理质量。因此，应用信息技术实施图书情报档案管理，需要树立服务理念，将一体化管理落实到位，以提高档案服务质量为目标，充分发挥信息技术的作用[1] 。

一、图书情报档案管理中应用信息技术的意义

将信息技术应用于图书情报档案管理中，可以简化复杂的档案资源，优化繁琐的档案管理流程，不再受档案管理时间和空间的限制，从而充分发挥信息技术的优势。用户为图书情报所需查阅档案时可以应用检索工具，即使不在现场，也可以通过信息技术登录到指定平台获取信息，从而提高档案管理效率。

应用信息技术实施档案管理，促使这项工作全面开展起来，为用户提供更有效的服务。通过运行图书情报档案信息管理系统，可以加快档案管理的进程，使档案管理有较高的可靠性，不存在数据不完整或缺失的问题。

二、图书情报档案管理的流程

图书情报档案管理中需要严格按照流程进行，即先草拟文件，经过审核之后会签、复核，对文件编号之后制发，注发之后登记入库。

图书情报档案机构用电子文档的形式存入到数据库中，先草拟文件，即进入到文件制作页面，也就是文件审批单，使用通用模板起草文件。当进入到审核的环节，就是文件成稿之后在待发文件夹存好，发挥内部网络的作用，将文件草稿向文书部门传输。审核文件的时候，对于内容详细分析并核对。审核人审核完毕就需要签注，正确表达审核意见。当系统处于运行状态的时候，审批的每个细节都会自动记录，对于文稿要反复修改，系统会将每个阶段的稿件都明确，即自动标明并记录稿、二稿、三稿等等，图书情报档案机构管理人员根据文件的重要程度设置保留稿本功能，如果是非常重要的文件，各种稿本都能够自动保留，并入文件之后，就会形成日志。

在签发文件的时候，将文件审核完毕，报送给主管领导，要可以提交给主要领导，将签发意见填写在签发界面上，明确签发时间。如果领导已经同意发出，就可以自动数字签名。

进入到复核环节，文书部们将文件定稿之后，在生成文稿的过程中就可以对内容进行核查并校对。

在进行编号制发的时候，需要编制文号、设计版面、校对，经过数字盖章之后发出。

进入到注发环节，要将注发范围标明，诸如主送机关、抄送机关等等，将紧急程度明确、还要表明密级。

在入库的过程中，发文列表均为自动登记，其是在发文处理单的基础上形成的，文件总目录也会自动形成。保存好发文处理单，与需要入库的原文件建立关联，做好查看的准备。所有的发文都是只读文件，任何人都不能更改。

三、图书情报档案信息一体化管理的优势

（一）将档案信息存储与利用相结合

图书情報档案的保存不是目的，而是要在图书情报建设中发挥其使用价值。因此，仅仅对档案进行存储并不能得到很好的利用效果。档案管理信息化可以有效地解决这一问题，既能实现档案资源的存储，又能充分发挥其利用功能，保证档案的服务价值。

（二）应用档案数据库系统促进档案资料管理

在档案管理信息化的发展过程中，建立了相应的档案数据库系统，提高了档案的信息容量。档案数据库系统能提供多种检索方法，有效地保存和合理利用档案，这样既能取得良好的档案保护效果，又能大大提高档案的利用效率。在先进的数据库系统运行中，使图书情报档案在保存和使用时得到有效利用，对档案管理起到了促进作用[2] 。

四、图书情报档案信息化管理工作的现状

（一）信息技术应用标准没有统一化

档案管理信息化管理存在一些问题，实施解决的过程中没有考虑档案信息技术应用的特点和规律。在具体的实施中，往往出现一些问题，不能充分发挥信息技术的优势，不能发挥其在档案管理中的作用。这些问题的产生，是由于信息化管理的过程中没有明确应用方法，也没有统一标准。因此，档案信息技术的应用并不能取得良好的效果。

（二）缺乏高素质人才

档案信息技术受到人们的高度重视，但由于该专业领域中的高素质人才的缺乏，信息技术的应用不能达到预期的效果，技术操作也不能满足要求[3] 。目前，一些图书情报档案管理人员的职业素质仅仅停留在档案管理本身，在具体的工作中会出现各种各样的技术问题，使信息技术不能很好地发挥作用，导致各方面工作效果不佳，不能满足档案信息技术的应用需求。

（三）档案信息资源不能共享

在档案信息技术的应用中，不可避免地受到各种因素的影响，造成资源无法共享的问题。在保护和利用档案的过程中，要保护知识产权，各单位通常根据自己的需要开发一个数据库系统，并制作相应的文件格式[4] 。档案的在线阅览和下载阅览只能在局域网内进行，这给用户阅读资料带来了很大的不便，同时也增加了档案管理的难度，资源共享的效果大大降低。

五、图书情报档案信息一体化管理推进文献信息资源共享的有效策略

图书情报档案信息一体化管理推进文献信息资源共享，要实现图书情报档案管理信息化的同时服务方向转向，建立图书情报档案部门、政府、社会三位一体决策机制，对基础设施建设进一步加强，强化硬件防护技术的应用，提高档案人才的管理技术水平，对网络技术充分利用实现资源共享，将优势互补的事业发展机制建立起来[5] 。

（一）图书情报档案管理信息化的同时服务方向转向

一是，图书情报档案管理信息化的一个重要表示就是电子档案的形成，使档案服务功能充分体现。图书情报档案管理信息化的未来发展趋势是以主动服务代替被动服务，通过网络收集用户信息为渠道，对用户的档案信息需求进行分析和分类，为用户提供服务 [6] 。

二是，图书情报档案管理信息化可以实现服务全覆盖。图书情报档案管理信息化，注重提供信息服务，所有操作都是信息化的。与档案文件关联的主要使用方式将提供用户的潜在需求，从而增加文件服务的附加值，不再有“一个文件一个检查”的限制，从而能够满足用户的实际需求。图书情报档案管理信息化有一个重要功能，就是对档案信息进行整合，使服务更加具体、直观。

（二）建立图书情报档案部门、政府、社会三位一体决策机制

国家要通过各种政策法规引导、规范和规范信息资源，使各项资源配置合理，使宏观调控力度增强，要去图书馆、信息和档案机构相互合作，实现信息资源共建共享，使信息资源共建共享事业实现良性循环[7] 。跨系统的文献信息工作协调编织机结构，学术界作为一个社会群体，应合理配置和共享文献信息资源，促使图书情报档案机构的行为与国家整体利益相符合，与科学文化的发展趋势相符合，能够满足社会需求，促使图书馆、情报档案机构以及社会环境有良好的协调性，实现均衡发展，使信息资源共建共享得以实现。建立基于图书馆、信息档案馆、政府和社会的决策机制，是文献信息资源共建共享协调发展的基本前提[8] 。

（三）对基础设施建设进一步加强

现在是新技术革命时期，电子计算机技术作为先导技术，可以自动运算，速度非常快，而且结果有较高的精确度，其在运行的过程中，可以对信息存贮，还具有很强的逻辑判断能力。应用计算机管理图书情报档案，主要的操作是接收档案文件、查找文件、借阅文件和归还文件，如果文件已经到期需要销毁等[3]。整个的档案管理过程都是自动化运行，使管理工作更加便捷。图书情报档案有一定的特殊性，规模大而且涉及到的技术内容和管理内容多，比如，需要编制大型的索引，发挥计算机技术的作用可以为档案的编研工作提供服务，并对档案快速统计。所以图书情报档案管理中，需要配备合适的硬件设施，即选用合适的电子计算机，应用档案室计算机技术以及网络技术的程度要有所提高[9] 。

（四）强化硬件防护技术的应用

其一，图书情报档案管理中，要强化硬件防护技术的应用，数据备份系统是必不可少的。所以，对于电子档案载体要定期检测并做好拷贝工作，应用等距抽样的方法或者随机抽样的方式，平均每年检测一次，样品数量不能太少，要超过总数的10%。拷贝工作要4年进行一次，安全起见，要采用多重备份的方式，防止丢失数据，原载体继续保留文件的时间要超过四年。在对电子档案进行检测以及拷贝的时候，需要将相应的跟踪记录做好，防止由于人为操作失误导致不良后果。

其二，图书情报档案管理中，要采用加密技术。应用加密技术，能够提高电子档案内容的保密性。在对电子档案进行加密处理的时候可以应用多种方法，在加密的过程中，主要使用密钥长度决定加密的强度，在接收档案文件和发送档案文件的时候要使用“双密钥码”，网络中的每一个加密通信者都有一对密钥，其中的一个加密密钥是公开的，另一个是保密的，发文件方所使用的是收方公开密钥，文件接收方则使用自己所知道的解密密钥进行解密，在对文件加密和解密的时候所使用的密钥不同，所以，文件传输的过程中，即便有第三方很难截获文件，也很难解密获得原文，由此对电子档案起到一定的保护作用[10] 。

（五）提高档案人才的管理技术水平

第一，积极吸引高素质的专业人才，要求他们具备档案信息技术操作的经验，有扎实的专业基础，能够合理运用专业知识。他们可以充分利用先进的信息技术解决日常工作中的各种问题，从而提高档案信息技术的应用水平[5]。

第二，对现有的档案管理人员进行各种专业技能的培训，使他们能够充分掌握先进技术，提高信息技术在工作中的应用能力，包括资源的收集和利用，能够发挥信息技术的作用，提高管理质量，有效解决当前数据存储与使用之间的矛盾。随着人才培养体系的建设和不断完善，档案数字产业化中有更多的实用型人才，可以促进档案数字产业化工作的全面发展[11] 。

（六）对网络技术充分利用实现资源共享

档案信息技术的应用对档案资料的有效保护和合理利用具有重要作用。在这一过程中，所有参与图书情报建设的单位需要高度重视档案的存储和管理，使档案数据具有较高的利用率，为社会服务。对于重要的图书情报信息，还可以根据需要进行分类、汇总、下载，并实现远程操作，打印出所需的信息。可见，图书情报档案管理信息化是非常方便的，为实现档案共享的重要体现。

（七）将优势互补的事业发展机制建立起来

从长远来看，图书情报文献信息资源的共建共享必须采取公益机制与市场机制相结合的事业发展机制，从而不断深化文献信息资源共建共享工作。在社会信息化进程初期阶段，图书情报文献信息资源共建共享的公益机制应发挥主要引擎的作用。随着信息市场的不断成熟以及信息产业的深化发展，市场体系也会进一步加强，最终取代公共福利体系成为市场的主体。但是，无论采用哪一種机制，这一制度都必须建立在两种机制的统一基础之上。直接以市场为导向和以利润为导向的信息需求都被划归到商业信息需求范围内，比如技术开发、产品开发、企业管理等等[12] 。这种信息需求需要纳入到市场体系中，与市场不直接相关的非营利性信息需求则被化规范到公益性信息需求中，诸如社会教育、理论研究等等，其中所涵盖的内容包括基础研究的信息需求和应用理论研究的信息需求、组织和管理非营利组织，主要包括政府和学术团体，需要将这种信息纳入到公共利益机制中，以满足这些需要。

结束语：

通过上面的研究可以明确，图书情报档案管理中应用信息技术，不仅可以发挥档案的存储价值，还能够更好地发挥其服务价值，提高档案的利用率，使档案得以良好利用。但在应用信息技术管理档案的过程中会存在一些问题，使信息技术的功能不能切实地在档案管理工作中发挥作用。这就要求档案信息技术应用过程中，对基础设施建设进一步加强、强化硬件防护技术的应用、积极建设高素质的人才队伍，统一相关技术标准，制定完善的资源共享模式，使档案更好地保管并合理利用，发挥应有的价值，使档案管理信息化工作全面展开，具有良好的未来发展趋势。

参考文献：

[1] 张建春. 科研单位图书情报档案一体化管理可行性探索[J]. 农业开发与装备， 2019，000（5）：54-55.

[2] 杨思洛，于永浩. 人工智能领域期刊论文和图书的比较分析——基于文献计量和替代计量指标[J]. 农业图书情报， 2019， 031（5）：4-12.

[3] 王智刚. 公共图书馆地方文献建设的现状及变革探讨[J]. 图书情报， 2020，000（3）：92-93.

[4] 马梦丹. 图书馆学，情报学，文献学学科一体化建设的思考[J]. 科技文献信息管理， 2020， 133（1）：33-38.

[5] 曹艳华. 信息时代图书情报档案一体化建设问题研究[J]. 文化创新比较研究， 2019， 095（23）：187-188.

[6] 谢娟，龚凯乐，成颖. 中文期刊论文引文国际化多维分析-以图书情报与档案管理学科为例[J]. 情报科学， 2019，000（3）：127-135.

[7] 司莉，陈辰，王雨娃，等. 2014-2018年国内外图书情报与档案管理学科研究热点比较分析[J]. 图书与情报， 2020，000（1）：54-55.

[8] 徐拥军，张臻，任琼辉. 国家大数据战略背景下档案部门与数据管理部门的职能关系[J]. 图书情报工作， 2019， 631（18）：6-14.

[9] 于新国. 我国图书情报类开放获取期刊文献资源格式状况研究[J]. 科技文献信息管理， 2019，000（3）：11-15.

[10] 许鑫，陈路遥，杨佳颖. 数字人文研究领域的知识图谱构建与分析——基于WoS文献关键词和引文上下文的实证[J]. 图书情报工作， 2019，000（7）：56-57.

[11] 介凤，詹华清，方向明，等. 嵌入科研信息管理的高校机构知识库服务实践——以上海大学机构知识库为例[J]. 图书情报工作， 2020，000（8）：57-63.