科研单位图书情报档案一体化管理可行性探索

陈东+周淑珍

摘 要：通过对图书管理、情报管理、档案管理工作的现状和三者的特点及加工、传递、服务等方面的分析描述，阐明三者实行一体化管理的必要性，并就一体化的可行性进行分析探索。

关键词：图书情报；档案；一体化管理；可行性

1994年我国正式迈进互联网时代，并正式得到西方发达国家的认可，从1994年发展至今，互联网已经融入到我们生活、工作的方方面面，当今人类已经离不开互联网。除了对人类的影响，互联网当传统信息载体更带来冲击性的影响。尤其是十八大提出互联网+的时代，给很多行业的发展带来巨大发化。利用互联网传播信息，其具有传播速度快，传播形式多样、传播内容丰富等优点，就当今时代而言，互联网改变了传统信息储存和传播的方式，利用互联网整合信息资源、实现信息资源的无空间无时间限制共享，已经成为的当今互联网乃至未来互联网的发展方向。在这样的背景下，图书情报档案资料作为信息资源的一种，如何利用互联网对其实现一体化管理成为当今研究的主要问题

1 图书、情报、档案工作中亟待解决的问题

1.1 文献资料的重复购置、计算机设备的重复配置等

单位各部门之间信息不溝通，各自为政，文献资料重复购置；网络化、信息化发展到今天，计算机成了日常工作的必备工具，用来处理加工图书、档案工作的软件、硬件设备出现重复配置。

1.2 人力资源浪费

计算机应用，大大提高了工作效率，对于资料的收集和加工提供了更加方便的条件。科研单位一般文献量和档案案卷量并不是特别大，图书、档案、情报每项工作都配备一套人马，着实是人力资源的浪费。

1.3 读者需求得不到满足

随着互联网的进一步发展，各类信息资源得到进一步共享和创新，人们对各类信息资源的需求也不断上升。在互联网时代，单一的信息服务方式已经不能满足人类需求，人们更希望能够接收到多元化、个性化、不限空间时间限制的信息资源服务，除此之外，更希望提供的信息资源具有新颖、完善、多样化、范围广等特点，人们期望在尽可能短的时间内获取更大价值的信息资源。

一方面，由于部分情报文献被个人占有，这些被个人占有的情报文献难以共享，普通群众难以获取这部分信息资源，如果想要借读，更需要通过复杂的审核程序，同时，由于馆藏地点的限制，这就增加了人们借读的难度，给读者带来不便。

另一方面，由于图书馆管理员对读者缺乏信息资源的全面认知，更缺乏对读者需求和检索的认知，在为读者提供信息资源时，往往不全面。此外，由于部分图书馆管理员缺乏对图书馆管理经验，在对图书进行分类中，没有按照不同类别进行分类，导致读者在寻找信息资源时无从下手，增加了读者搜索信息资源的难度。

1.4 馆舍的浪费

库房、查阅室、采编室等也存在重复设置的问题，有一些是可以合并使用的。单位的藏书、档案库存一般数量不会很大，当下各自为政，分属不同的管理部门，各自配备一套库房、查阅室以及复印室等，造成馆舍的巨大浪费，有些功能相叠的馆舍完全可以共用或合并，如查阅室、复印室甚至库房等都是可以共用的。

2 实现一体化管理的理论依据

长期以来，绝大多数单位都设有档案、图书、情报资料室，都是单位的基础工作，服务对象又都是同一用户，由于我国知识管理自成体系，处于分散管理体制，学术交流仅限于内部和自我调节导致这些工作始终都未得到壮大和发展。鉴于此，应当将档案、图书、情报等信息资源进行统一管理，建立相应的信息系统，借助互联网带来的优势，利用各种设备、技术管理这些档案、情报信息资料，以实现档案、情报等信息资源的共享。

2.1 图书、情报、档案具有同源性

熟知档案学、图书馆学、情报学三者是建立档案图书情报一体化的基础，这三者具有共同的特点，他们都属于文献型信息资源。如图书的手稿是档案，将档案文件汇总印刷后就成为图书。同时，档案和图书也可以转化为情报。总之，档案、图书、情报具有同源性特点。

2.2 档案图书情报在管理方法上具有相似点

图书和情报在工作内容上同属于对信息实现收集、加工、输出的过程，而档案和图书都旨在提出那个管理和利用。档案、图书、情报三者在工作方法上都有分类、边牧等方式，而在职能上都属于文献、信息的服务机构。总体而言，档案、图书、情报的本职职能以及工作性质、程序具有一致性。

2.3 服务对象一致性

面向的服务对象是本单位的科研技术人员，一体化管理方便读者查找利，节省读者的宝贵时间，有利于综合利用所有信息，从而提高了信息资源利用率。

2.4 三者的局限性决定了三者的互补关系

2.4.1 图书的局限性

图书虽然为人们提供多种信息知识，但其也具有缺点，主要体现在两个方面，第一方面是图书的真实性有待考究，和档案、情报相比，图书真实性比较差，因为它是对社会社会实践中得出的知识系统加工的结果，不能供人们查考史实。第二方面是图书信息的更新速度较慢。图书提供给人们的信息一般是经过系统化整理的，图书的整理过程经历了信息采集、编录、印刷、出版等过程，这一过程耗费的时间比较久，往往是图书完成了，但信息的有效性已经过期。因此，人们往往难以从图书中获取最新的信息资料。

2.4.2 情报的局限性

情报来源于人们实践活动中的第一手资料和档案提供的第二手信息，这也就意味着情报在收集的过程中会出现变化。此外，情报在传递过程中也会面临“三人成虎”的局面，导致情报信息失真。

2.4.3 档案的局限性

档案虽然是人们实践活动中的第一手资料，但和图书、情报相比，其依然具有局限性。第一，信息具有有效性，当档案存放长久，就失去了信息有效性。一般档案都有一个有效期限，当过了这个有效期限，就失去了价值。如某单位所保存的档案是针对某个问题进行讨论后得到的档案，当问题解决，这个档案就没有其价值。第二，档案具有内向性。由于大部分档案是单位内的文献资料，因而对外界具有一定的保密性。

图书、情报、档案三者都具有其局限性，但将三者结合后，这些局限性就得有互补解决，因而对图书、情报、档案实现一体化管理具有其现实价值。能够为人们提供完整的信息资料。

2.5 形成统一系统

贝塔朗菲定律中表示：整体属系统的属性的功能往往大于鼓励系统的功能。这一句话和众人拾柴火焰高具有相同的道理。将贝塔朗菲定律利用在图书、情报、档案管理中，将三者形成统一的系统，这个系统提供给人们的功能作用往往比单独系统的作用功能大，这里所阐述的意思，就是我们经常提及的1+1>2。

3 实现档案、图书、情报资料管理一体化的保障

想要实现档案、图书、情报的一体化管理，必须建立完善的管理系统。但在建立管理系统中，虽然档案、图书、情报具有诸多相似性，但毕竟它们各分门别类因而在建立管理系统中，还需要建立统一的管理机构。经过分析讨论，采用科學合理的指导方案实现对档案、图书、情报的统一管理。如建立联合目录，用统一的著录格式和编排，使文献部门充分挖掘资源潜力，实现资源互补，提高利用用率。

实现档案、图书、情报一体化管理离不开基础设施。在互联网飞速发展下，应当利用计算机，以计算机提供的通信系统为支柱，利用各种自动化管理设施（包括输出输入设施等），实现对档案、图书、情报的统一管理。

专业人才队伍的建立是实现图书、情报资料、档案管理一体化的条件。管理水平与管理人员的素质有着密切联系，只有具备了档案、图书等相关专业知识和熟练驾驭现代信息技术，并能协调资源的整合和管理的复合型人才，才能适应信息建设的需要。

4 加快图书、情报、档案一体化管理应用的对策

4.1 改变传统思维，统一思想认识

首先争取领导的支持，将图书、档案、情报三项工作合并到一个部门，行政上要统一管理。从具体业务人员角度上，要消除思想局限，在思想上要明确实现档案、图示、情报的统一化管理是时代发展需要，同时也是经济发展提出的要求。实现图书、情报、档案的一体化管理是当今迫切需要解决的问题。

4.2 制度统一的工作规范

在统一管理档案、图书、情报时，要从三者全局出发，制定统一的规范制度，既要实现对三者的统一管理，又要实现对三者的独立管理，加强三者的横向、纵向、交叉联系。只有根据档案、图书、情报三者的特点和联系建立起来的统一管理系统，才能实现一体化管理。在运作管理中，也才能实现三者的相互补充、相互协调、相互发展。

4.3 建立一体化信息服务平台

科学技术发展下的各项技术是保证档案、图书、情报实现一体化管理的基础，因此需要建立一个以软硬件设备为基础，以计算机提供的各项功能为核心的一体化信息服务平台，利用一切可以实现档案、图书、情报共享的物质条件，确保图书档案情报一体化信息服务平台能顺利运行。

图书档案情报一体化信息服务平台具有诸多优点，它实现了图书、档案、情报的互补联系，节约了文献的重复投入，使信息可以实现高效、高速的利用。

除了以上，建立图书档案情报一体化信息服务平台更避免传统管理方式中的重复操作，避免了人力、物力、财力的浪费，更可以促进图书、档案、情报管理向现代化发展。

4.4 加强队伍建设，培养通用型人才

图书、情报、档案一体化需要一支具有新型知识结构的通用型人才队伍。这一支通用型人才队伍除了要具有图书馆管理的相关理论知识，更要掌握先进的计算机水平，掌握档案、图书、情报的相关理论资料，只有这样的人才队伍，才能为图书档案情报一体化管理提供后盾支持。

总之，建立图书档案情报一体化管理系统是时代需要同时也是经济发展需求，建立图书档案情报一体化管理系统不仅使传统中的单独、分散管理得到统一优化管理，更节约了人力、物力、财力，使投入的各项资源都得到最大化利用。这对于经费和人力资源都比较匮乏的单位而言，具有十分重要的意义。

参考文献

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