加强人事档案立卷归档工作的策略探究

陈玉

摘要：做好人事档案立卷归档工作对提高企业档案管理水平，提升企业人力资源开发与利用质量等有着重要的作用，将更有利于提高企业人才管理水平。当前，一些企业在人事档案立卷归档工作中仍然存在一些较为常见的问题，这将会降低企业的人事档案管理质量，不利于企业的长足发展。鉴于此：文章将主要研究企业人事档案立卷归档工作中存在的常见问题及完善策略，旨在进一步提高企业人事档案立卷归档工作水平。

关键词：人事档案;立卷归档工作;常见问题;完善策略

1前言

近年来人才在企业发展中的地位与作用不断提高，这要求企业必须要为人才提供更优质的工作环境、管理氛围、服务等，这样才能够吸引人才、留住人才，从而不断提高企业的人才竞争能力。人事档案中详细记录了每一名员工的个人情况，包括学历、过往就职经历、所获殊荣等，能够帮助企业更好地判断一名员工的真实情况，为员工选拔任用、人才评价等工作提供有效服务，能够提高企业的人才管理水平，所以做好人事档案管理对企业发展非常重要。人事档案管理工作中包括很多工作环节，其中档案立卷归档是非常重要的一个工作环节，只有及时、准确的对档案资料进行立卷归档，才能够保证后期更加方便的使用人事档案，能够得到更加真实的档案信息等。当前，部分企业并不重视人事档案的立卷归档，工作中仍然存在一些问题，这需要引起足够的重视。

2企业在进行人事档案立卷归档时需要注意的事项

首先，企业在进行人事档案立卷归档时必须要做好档案文件的分类。做好人事档案文件分类对能否做好人事档案立卷归档工作非常重要，如果档案文件分类不科学、不细致等，将会降低档案文件的整理效率和质量，容易增加工作中的问题。在企业中人事档案按照使用用途、价值等可以分为不同的类型，而不同类型的人事档案文件的作用价值也是不同的，需要区分整理与存储，否则容易导致工作混乱，所以在人事档案立卷归档中一定要注意这一点。其次，企业要做好人事档案的编码存档。不管是人事档案，还是其他类型的档案文件，都需要进行编码，这是档案法中严格规定的，所以企业在进行人事档案立卷归档时一定要对档案资料做好编码。此外，企业要做好人事档案的归档管理，这样能够方便日后工作的开展，也能够方便企业中其他部门查阅档案资料，要按照人事档案中的不同用途来对其进行归档，将用途相同或相近的档案文件归档到一起，这样能够做到一目了然，切实保证人事档案立卷归档水平。

3人事档案立卷归档工作中存在的常见问题分析

现阶段在大多数企业中，人事档案立卷归档主要存在三点问题。一是在很多企业中往往没有对人事档案立卷归档工作建立科学的认识，直接导致该项工作得不到企业领导及其他部门的支持。二是档案管理人员间的能力水平高度不同，真正全面化的档案管理人才在企业中的占比太低。三是员工个人人事档案归档意识薄弱，部分人事档案不能及时、完整地归档。

3.1重视程度仍需提高

当前在很多企业内，仍然缺少科学的人事档案立卷归档工作意识，无论是企业领导还是档案管理人员，往往对人事档案立卷归档工作的认识都不充分，导致人事档案归档工作执行不到位。此外，由于意识上的不足，导致很多企业在人事档案立卷归档工作中没有做好信息化技术的应用，仍然采用传统的工作方式来对人事档案文件进行立案归档，这严重降低了人事档案立卷归档工作效率和工作质量。最后，人事档案立卷归档中会涉及到企业中的各部门人员，所以是一项集体性的工作，为了更好地保证工作质量，应该要求全员参与到人事档案立卷归档工作当中，但是在一些企业中由于内部沟通机制不完备，使得其他管理部门往往缺少档案意识、档案思维等，不利于人事档案立卷工作的开展。

3.2档案管理队伍的能力水平参差不齐

为了保证人事档案立卷归档工作效率与工作质量，必须要保证档案管理人员的职业素养与工作能力。一方面，部分企业没有落实好对档案管理人员的管理与培养，人事档案立卷归档工作中缺少完备的培训机制，这使得档案管理人员得不到学习的机会、锻炼的机会，对于档案管理领域的一些新思想、新方法无从获取。另一方面，部分档案管理人员对本职工作的认识不清、重视不足，在工作中仍然存在部分档案管理人员态度不端正、工作责任心不强等情况。

3.3员工人事档案归档意识有待提升

由于员工个人人事档案归档意识薄弱，未及时将个人学历及专业技术水平提升、反映个人科研学术水平的最新材料及时移交档案管理部门存档，同时，员工学习或工作变动过程中未及时跟踪人事档案转递情况，形成死档甚至丢失，这就无法客观、真实、全面地反映一个人的实际情况。

4加强人事档案立卷归档工作质量的对策探讨

根据当前企业人事档案立卷归档工作问题分析可知，想要做好人事档案立卷归档工作，企业必须要持续提高意识，并积极构建完备的人事档案立卷归档管理机制。此外，企业还要持续提高档案管理队伍的整体素质与工作能力，为做好人事檔案立卷归档工作提供一支专业化的管理队伍，只有这样才能够做好人事档案立卷归档工作。

4.1提高认识与重视并建立完备的管理体系

企业想要做好人事档案立卷归档工作，必须要对工作有一个科学的认识、全面的了解。企业要进一步完善内部沟通机制，加强各个部门之间的往来与协作，在不断交流中增强其他管理部门对人事档案立卷归档工作的认识与重视，为其的开展提供一个更好地内部环境。其次，要进一步完善人事档案立卷归档管理体系。第一，在开展人事档案立卷归档工作前，企业一定要制定科学的规章机制与工作流程，并要求档案管理人员严格按照规章制度来开展人事档案立卷归档工作。第二，人事档案立卷归档工作中要加强对信息化技术的应用，以此来不断提高工作效率与工作质量，并且要做好信息化风险防范工作。第三，健全监督机制，加强对档案部门及档案人员的监督，进一步提高人事档案立卷归档工作的规范性与透明度。

4.2要切实保证档案管理队伍的整体素质与工作能力

企业想要做好人事档案立卷归档工作，必须要打造一支拥专业化、全面化的档案人才管理队伍，这是做好人事档案立卷归档工作最基本的要求。首先，企业要提高对人事档案管理人才培养的重视，要通过构建完备的培训机制与考核机制来持续提高人事档案管理队伍的实力水平，保证人事档案管理人员能够始终接收到人事档案管理领域发展最前端的思想和工作方法等。其次，要注重对人事档案管理人员的管理，为人事档案管理人员打造具有针对性的工作流程，并进一步明确人事档案管理人员职责与范围，帮助人事档案管理人员在工作中建立清晰的工作认识。最后，每一名人事档案管理人员在工作中都应该严格要求自我，利用一切可以利用的资源、业余时间等来进行人事档案立卷归档学习与实践，以便切实提高自身的管理水平，为做好人事档案立卷归档工作打下坚实的基础。

结语

文章主要研究了人事档案立卷归档工作中存在的常见问题与优化策略，希望能够切实帮助到更多的企业做好此项管理工作。

参考文献

[1]牟仙仙.加强事业单位人事档案立卷归档工作的思考[J].才智，2020 （14）：218.

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[3]李红.加强事业单位人事档案立卷归档工作的思考[J].城建档案，2018 （02）：92-94.