浅析提升城市建设档案信息化的公共服务能力

罗轶

【摘要】在城市建设发展过程中产生的所有基础性信息被称为城市档案信息。近年来计算机网络技术的广泛应用与普及，推动了各领域信息化建设与发展，为更好的支持新时期城市建设档案管理工作，提升公共服务能力，有必要探索提升城市建设档案信息化公共服务能力相关对策。为此，本文阐述了城市档案信息化建设的基本原则，分析了城市档案信息化建设存在的主要问题，提出提升城市建设档案信息化公共服务能力的有效对策，供相关领域工作人员研究与参考。

【关键词】城市建设档案；信息化管理；公共服务能力

【DOI】10.12334/j.issn.1002-8536.2021. 26.022

信息时代背景下，各项先进现代化的技术成为支持城市档案建设管理的重要技术手段。为了更好的适应时代发展趋势，提升公共服务能力，势必尝试提升城市档案信息化建设的有效对策，并不断提高城市建设档案信息化工作质量与效率，满足当前社会各项事业信息化发展的需求。

1、城市建设档案信息化的基本原则

数字化处理技术是城市档案信息化建设的重要发展方向，在具体实践过程中要高效应用网络信息技术与计算机软硬件技术，从而探索更多的城市档案管理业务功能。在各项先进技术的支持下构建全新的城市建设档案管理系统，改变以往的工作方式。在此过程中工作载体势必会发生改变。以数字化方式开展城市档案信息管理工作，需利用扫描识别格式转换的方式，将原有的城市建设档案信息录入到系统平台中，在此过程中需要注意以下几项内容。首先，遵循安全原则，在以数字化方式管理城市建设档案信息的过程中，先要保证档案信息的安全性，要对原有的信息资料进行扫描，并对音像处理进行播放，整个过程中要做好档案保护工作，避免人为因素对档案原件造成损害污染等现象，否则将会带来无法弥补的损失。其次，遵循标准性原则，档案数字化管理主要是利用计算机网络技术，实现全国档案信息数字化联网应用。为此要遵循统一的规范标准，开展档案数字化建设工作，要考虑到各平台对档案数字信息的兼容性。最后，要遵循效益与效率原则，在城市建设档案数字化工作进行的过程中，需要投入大量的人力资源、物力资源及财力资源，此项工作需要一定的时间。为此，需要提高对工作效率与效益的重视。以科学系统的方式选择档案数字化发展方案，改善并优化工作流程，运用最佳的数字化信息存储格式。

2、城市建设档案信息化建设存在的问题

2.1 基础准备工作不到位

为有效落实城市建设档案信息化工作，势必要做足充分的准备。但从当前城市档案信息化准备工作情况来看，其中存在一些不足之处，主要表现为以下两个方面。第一，城市建设档案资料存在不确定性与片面性，难以保证城市档案建设资料的质量。城市建设档案管理工作具有较强的系统性与专业性，且涉及到诸多专业学科，对档案编制人员的工作能力与专业技术有一定的要求。当前城市建设档案编制工作大多由施工单位完成，施工单位更多关注施工技术与质量，在对竣工档案进行编制时，几乎都会临时指派一些专业能力不强的工作人员完成此项工作，最终导致城市建设档案标准各异，档案质量难以得到保证。第二，能及时出处理好电子文件资料收集工作，从目前发展情况来看多数城市建设档案管理部门都更重视文本文件收集工作，对图像文件、声音文件、电子文件等缺乏重视，并且没有对电子文件归档时间提出具体明确的要求[1]。

2.2 技术水平有待提升

近年来网络信息技术被广泛应用到城市管理建设中，城市建设管理方式也在不断升级进步。当前我国只有少数城市运用OA办公系统进行档案管理工作，大多都以手工操作的方式开展档案收集检索等工作，这样的档案管理方式存在严重的滞后性，容易对城市建设档案管理工作质量与效率造成影响[2]。

2.3 相关工作人员素质有待提升

负责城市建设档案管理工作的相关工作人员，大多没有系统学习过档案管理方面的专业知识，在现代化信息化技术应用方面能力不足。在城市规划建设过程中没有开展档案管理人员专业技术与综合素养提升工作，导致大多数城市建设档案管理人员思想意识落后，管理能力无法满足信息化时代发展需求，在工作过程中缺乏专业性与创新能力[3]。

3、提升城市建设档案信息化公共服务能力的有效对策

3.1 提升档案资源质量做好基础准备工作

在城市建设档案信息化建设过程中不仅要积极拓展档案获取来源，提高档案资料数量，还要保证档案资源质量，提高此项工作的公共服务能力。在具体实践中可以从以下几方面入手：第一，及时进行城市建设档案归档，考虑到城市建设档案的特殊性，牵扯到众多管理部门，需要一定的时间完成档案归档工作。为此城市建设档案管理部门要与工程建设单位管理部门进行及时的沟通交流，便于第一时间开展城市建设档案归档工作。第二，提升档案整理归档工作的规范性，城市建设档案管理部门要主动派遣专门的指导人员深入到相关部门中，指导开展城市建设档案相关业务，可以通过宣传教育的方式对工程建设档案资料管理人员进行培训与教育，以此保证答案信息的一致性规范性与完整性。第三，要以多元化方式开展城市建设档案收集工作，在信息技术迅猛发展的时代背景下，相关单位不能单纯以收集纸质文稿的方式开展档案收集工作，可以利用多媒体技术拓展声像影像等档案收集归档工作，以此提升档案资源的质量。现有的城市建设声像档案大多会以照片、音频、录像带、光盘等方式归档保存，考虑到城市建设声像档案收集工作存在一定的局限性，可以积极拓展并延伸档案收集工作的方式与方法。此外，档案管理单位要加强对建设单位声像档案收集归档的认识，根据相关要求做好档案编制管理工作。第四，提升档案收集归档质量先要理清档案的实际价值，确保其以归档质量。对于利用价值不高或重复性的城市建设档案可以进行简化操作，然后再归档保存，并且要定期销毁一些毫无利用价值的城市建设档案，提高建设档案工作的專业性。例如，城市建设工程从初期立项、勘察、设计、招投标、施工、竣工备案等一系列流程下，有些建设单位需要报备的材料明显存在重复应用的问题，在对城市建设档案进行整理归档的过程中要尽量操作简洁方便。若城市建设工程设计图纸没有被用作工程竣工图纸，则其保存价值并不大，可以不进行收集归档操作。若同期条件下房屋建筑工程存在相同类型的房屋建筑结构，并且存在阶段工程隐蔽工程施工技术相同的情况，便可根据建设工程质量安全监督管理部门出具的相关报告，根据具体情况选择收集归类档案资料[4]。

3.2 以信息化技术入手强化信息化内容管理

在提升城市建设档案信息化公共服务能力的过程中，需要根据单位自身的实际情况、经济能力开展档案数字化管理工作，可以针对性的选择几种方式落实档案数字化管理，如：珍贵档案数字化系统、高频率使用档案数字化系统等，将当前纸质答案资源转变为数字信息資源。积极主动的落实城市建设档案信息化工作，并主动探索电子档案管理方式，在对电子档案接收、保存、利用技术进行研究的同时，需要制定电子城市建设档案管理方案。此外，需要加大电子文档归档管理力度，提升电子城市建设档案的接收能力，从根源上解决档案数字化转变问题，将城市建设档案信息化管理的优势充分发挥出来，提高档案信息的利用效率，从而提升公共服务能力。在城市建设档案数据库方面尝试创新与突破，为进一步提升专业水平可以构建具备专业特色的城市建设档案数据库。数字城市建设档案馆标志着城市建设档案信息化的进步与发展，须对近年来城市建设档案馆数字化建设的发展经验进行总结，为数字化城市建设档案馆实践探索提供科学依据，促进城市经济文化等各项事业发展[5]。

3.3 提高城市建设档案信息化管理的安全性

档案信息资源是城市建设档案信息化发展的重要基础，在落实城市建设档案信息化建设过程中需要高度重视档案信息资料的安全问题，为此需以信息化相关规范标准为核心，构建安全管理系统。通过设置访问权限为用户应用访问进行身份认证。通过加密处理的方式提高防盗技术手段，保证只有通过信息验证的使用者才可登录管理系统阅览相关资料，只有具备权限的用户才可对城市建设机密档案进行访问与浏览。此外，要建立日志管理中心，应用专项管理软件数据库系统对日志进行更新，满足用户的访问需要，一旦发生紧急事故可以通过对信息日志的查阅及时排查问题隐患，从而构建更加安全完善的城市建设档案信息化管理系统[6]。

3.4 培养城市建设档案管理信息化人才

城市建设档案管理信息化建设与发展是一项系统而艰巨的任务，此项工作难度较大，较为繁琐，相关人员的专业能力与综合素养直接关系到城市建设档案信息化管理的水平与质量。为此需做好相关人才培养工作，城市建设档案管理部门要以科学发展观为基础，坚持以人为本的管理理念，全面提升工作人员的信息化工作意识与能力。同时，要组建一支完善的人才队伍，制定科学的工作机制，细致全面的对人才管理工作进行研究，加大对城市建设档案管理人才的信息化培训力度，确保相关工作人员能够熟练应用信息化系统，灵活操作城市建设档案信息化管理平台，在日常工作中能够独自完成信息化城市建设档案收集整理、录入、保存、查询、打印等操作。此外，要建立科学合理的奖惩机制，对表现优异的员工一定的奖励，激励其更好的完成相关工作。城市建设档案管理部门要积极应用多元化人才培养方式，通过组织员工培训学习、参与专题讲座等方式，不断丰富城市建设档案管理工作人员的专业知识，使其更好的掌握信息化操作技术，为城市建设档案实现全面信息化管理奠定良好基础[7]。

结语：

综上所述，为提升城市建设档案信息化公共服务能力，城市建设档案管理部门需通过长期不懈的努力，提升并改进城市建设档案信息化管理工作。新时期背景下，城市建设档案工作人员要坚定信息化档案管理目标，以不断提升公共服务能力为方向，基于自身实践基础，做好档案信息化管理的各项准备工作。强化信息化内容管理能力，保障城市建设档案信息化管理的安全性，根据实际建设发展需求，培养高水平高素质的城市建设档案信息化管理人才，以此提高城市建设档案管理工作质量与效率，不断强化城市建设档案信息化工作与公共服务能力。

参考文献：

[1]郑小妮.中小城市城建档案信息化建设问题与对策[J].办公室业务，2020，No.345（16）：80-81.

[2]宋莎.城市化建设环境下城建档案管理信息化构建研究[J].办公室业务，2020，No.338（09）：56-57.

[3]孙丹丹.谈谈城市建设档案的信息化与数字化[J].百科论坛电子杂志，2020，000（004）：100-101.

[4]涂晓英.浅谈高职院校档案信息化建设的现状及对策[J].兰台内外，2019，No.260（23）： 23-24.

[5]刘艾玲.大数据背景下城建档案行业档案信息化建设探讨[J].城建档案，2019，000（011）： 15-16.

[6]刘琦，朱清苗，高峰.城市规划档案管理信息化建设的研究探讨[J].卷宗，2019，（022）：146.

[7]戴娅妮.浅析智慧城市建设环境下档案管理信息化建设发展思考[J].卷宗，2020，（001）：107.