电子档案管理与传统档案管理的利弊与融合

传统档案管理工作中最重要的一项就是纸质档案管理，它所呈现的形式是多种多样的，在社会发展的过程中具备很高的保存价值，相对于以往的档案管理形式，电子档案管理所含的主要形式就是电子信件与电子图表等方法，这两者在根本上有着很大的区别，电子档案管理主要是通过计算机技术与信息化技术的方式进行储存，通过信息化将档案资料进行共享与储存，信息化档案管理与多元化档案管理是社会发展的主要趋势与方向，这对于档案管理的效率与质量有很大的促进作用，对于档案管理人员也提出了更高的要求与挑战。电子档案还具备很高的快捷性与多样性，与社会发展因素息息相关，因此，电子档案管理形式是未来的重要发展方向。

一、简述电子档案管理与传统档案管理的相同点

（一）管理原则相辅相成。传统档案管理与电子档案管理两者的原理是一样的，电子档案是传统档案管理随着时间推移与社会进步的产物，电子档案管理是传统档案管理基础的一个延伸与进展，将信息化技术体现得淋漓尽致。当然电子档案的效率远远要比传统档案管理高得多，这两者之间也有着千丝万缕的关系。从另一方面来说，电子档案利用的是电子技术的快捷性与多元化进行储存，在保管过程中难免会遇到一些信息隐患的干扰，信息的真实性与有效性还是需要传统档案的支撑，当然从储存方式上来讲，传统档案管理的方式过于繁琐，储存量也非常有限，这一点，电子档案管理的优势不言而喻，在事业单位的综合管理中有着不可替代的作用。

（二）档案管理的基本原则协调一致。以上讲到，电子档案是在传统档案管理的基础上创新所得，传统的档案管理方式借助时代的技术与背景不断革新与改变，进而提升了管理效率与综合水平，电子档案管理的方式在质量上与服务水平上都有着显著的提高，这也是信息化时代发展的必然节奏，将档案管理的范围不断拓展与加强。传统档案管理是电子档案管理的基础，是档案管理模式升级的基础。技术的支撑是电子档案的有力保障，也是传统档案管理进步的重要标志。

（三）传统档案管理的基础上创新了电子档案管理。经济的发展推动了社会的进步，这两者之间是相辅相成的关系，信息化档案管理工作已经成为事业单位档案管理的重要内容之一。从内容上分析，电子档案管理的信息存储量非常广泛，所包含的方面都与档案内容息息相关，虽然不是独立存在的，与其他部门的管理工作有着协调的作用，其主要是目标就是为了更好地实现资源共享与管理，这样可以将传统档案管理更好地整合与归档，促进工作人员对档案资源进行及时储存与保管。以往纸质的档案管理方式主要是为了档案部门采集与归档服务，电子档案管理也是在以往的基础上延伸并创新出的新方案，这两者之间缺一不可。

二、传统档案管理与电子档案管理的区别

（一）传统管理与电子管理对档案资料的保管方式有所区别。纸质方式的档案管理以传统的模式管理，对于档案资料的存储环境有着非常严格的要求，并且在存储的时候还要避免资料的损坏与漏失等现象，毕竟纸质的管理方式很容易出现损坏或丢失等问题，而这些问题在日常的管理工作中也很难避免，如果在档案管理中采用数字化的快捷方式，在电子资料的查阅与储存时就会减少这种现象的发生，并且电子档案资源的安全性也可以得到进一步的保障，不管从任何角度来看，都具备很多的方便性。

（二）在档案资料归档时限方面有着不同的规定。纸质的档案管理在归档时通常是将档案资料先采集与收集完毕之后再由管理人员进行统一的分配与保管，这些资料在保管时具有一定的繁琐性与复杂性，如果采用数字化的管理方式，会将电子档案管理的方便性、快捷性发挥出来，对于档案资料的分类也有着一定的促进作用，这两者的区别，会直接影响到档案储存的效率与服务范围。

（三）在档案资料的归档方式上有一定的区别。众所周知，传统的纸质管理模式在资料归档的过程中非常重视它们的完整性与综合性，通常会在档案资料采集完毕之后对其进行合理的分配与调整，然后根据实际需要进行下一步的分析，而电子档案管理方式所采用的是信息化的管理手段，对所有需要储存的资料进行统一的分配 ，并设定电子编码进行管理，这样的方式可以很大程度上提高管理的工作效率。

（四）电子档案与传统档案管理人员的技术要求存在差异。电子档案管理需要的人员更加注重技术性，应该能够熟练使用计算机知识，能够准确运用相关平台与流程。其中需要注意的是，在实际的管理过程中，两个档案管理对于人员的要求虽然存在差异，但是都应该注重对管理人员进行培训与提升，促进档案管理工作不断进步。

（五）电子档案与传统档案管理查询模式的区别。在电子档案与传统档案管理中，两者的查询模式有着明显的差异。就电子档案查询模式而言，需要借助一定的技术支撑，使用者需要进行注册登录，才能获取相关的信息资源。一旦使用者注册之后，便可以随时随地登录查询所需要的各种信息资料。同时，使用者需要结合电子档案管理平台的规定，缴纳一定的查询费用。传统档案管理，不需要使用者注册与登录，就可以直接进行信息资源的查询，但是传统的档案管理查询的流程较为复杂，速度也较慢，电子档案查询更加便捷、高效。

三、电子档案应用风险规避的重要举措

（一）做好归档电子文件技术处理细节。在电子档案技术处理的过程中，要因时制宜进行统一管理与归档，做好电子文件之间的复制与防伪细节，以免文件在储存的时候发生重复的现象，严重影响到今后查阅工作的开展与进行，并且在技术细节方面，还要注重工作人员的专业性与技能性，需要专业技术很强的工作人员进行处理，完善其中的各个细节，将技术处理做到最细最好的程度。

（二）文件保存工作需要高度重视。在新形势的大环境下，电子档案管理是新兴的一种产物，也是档案管理工作创新的重要形式，因此，在电子档案管理的保存过程中，需要高度安全性与全面性，以防档案资料的缺失与疏漏，在具体落实的过程中，可以对档案资料进行归类与分配，确保在管理过程中文件的完整性，这为今后的查阅工作做出铺垫。

（三）加强档案管理人员综合素养的提升与培养。近几年来，事业单位的档案管理部门随着信息化技术的融入，工作效率得到了很明显的提高，工作人员所面临的工作负担也有所增加，工作人员的专业技能与综合素养需要管理层高度重视，如果工作人员的专业技能与素养得不到良好的提高，势必会对档案管理工作造成一定的负面影响与困扰，因此，档案管理部门需要根据实际需求培养与挑选技术能力过硬的人才，从而提升他们的综合能力，对于他们的思想意识也要及时关注并进行教育，使他们意识到自己工作的重要性，使他们更加积极地投入工作中，为事业单位的发展做出努力。

（四）进一步完善档案管理制度。一套完善的电子档案管理制度是事业单位档案管理工作的基础与前提条件，在日常的信息化档案管理工作中，合理地建立一套管理方案是档案事业发展的前提，而电子档案的储存方式离不开传统档案管理的基础与支撑，因此，管理部门在发展电子化档案的过程中，要明确这两种管理方式根本的区别，尽可能地将两者有机结合在一起，还要根据情况建立完善的管理制度，对采集与归档工作进行合理的规划与调整，这样做不但可以减轻工作人员的负担，同时可以拓宽档案部门的服务范围，对事业单位的发展有很重要的意义。

四、结语

综上分析，电子档案管理是在传统档案管理的基础上创新出来的新方法，不管是在工作效率上还是服务质量上都有着显著的提高，其中最为明显的就是档案管理的效率得了明显提升，同时数字化的档案管理模式也为社会的环保工作做出了一定的贡献。作者通过上文的分析，论述了传统档案管理与电子档案管理的共同点与不同点，在未来的档案事业发展中，电子档案管理将全面取代纸质档案的管理方式，是事业单位档案管理工作的发展趋势，合理运用电子档案管理进行统筹规划，可以为事业单位的发展奠定坚实的基础。近年来，在信息化的推动下，电子档案的发展十分迅速，管理人员需要运用科学化的管理模式开展档案管理工作，从而建立起一套完善的管理制度与相关条例进行管理，在未来的日常工作中，只要不断创新与实践，积极主动创造条件，加快社会主义现代化建设，相信档案事业的发展定会更上一层楼。