信息时代综合档案室数字化管理问题及对策

随着计算机和网络技术的不断普及和迭代，我国计算机化步伐加快。数字化管理在促进综合档案管理规范化等方面发挥了重要作用，正逐渐成为方便快捷的管理模式。

一、档案数字化管理的重要性

（一）加强档案数字化管理。档案管理的规范化、标准化是一项系统的、长期的工程。档案管理数字化是推进档案管理的有效途径，是档案管理的一个进步。档案管理数字化涵盖了档案管理的各个层面，其原理是从计算机系统的角度来对整个档案进行管理。档案管理的规范化、标准化程度不够，档案数字化管理和数字化应用水平进一步提高，影响了档案管理工作的数字化和信息化水平。

（二）档案数字化管理的作用。档案管理数字化提高了档案管理效率和使用效率，促进档案资源由封闭走向开放，促进了档案的科学管理、开发和应用。传统的档案管理主要以纸质文件的形式存在，存放在专门档案室，基于计算机网络的数字档案管理使档案检索和利用更加方便快捷。用户可以随时进行查看，档案信息的利用意义重大。数字档案管理已由原来的实物档案转变为信息中心。

二、信息时代综合档案馆数字化管理问题探析

（一）很难提交电子信息。现在很多单位，办公系统和文件系统、管理系统不能兼容，在这样的实际状态下，电子信息很难存档。许多单位使用的信息系统是本单位开发或由第三方委托开发的系统。而本单位使用的文件系统软件通常是国家档案部门开发的专用档案管理软件，以规范档案管理和资源的充分交换来实现。由于不同的软件开发单位、不同的工具、不同的系统、不同的体系结构、不同的格式等原因，无法实现办公软件与文件管理软件之间的数据转换和信息交换，给电子文件的归档工作带来困难。因此有必要对归档内容进行重新收集和输入，造成人力资源的浪费。

（二）纸质档案与电子档案都进行管理。在许多单位，档案管理没有得到有效的分类和识别，而所有的电子文件和纸质文件都会同时出现类似情况：未有效分类和识别的电子文件和纸质文件造成资源的极大浪费。很多日常文件只需要电子存档，只有少数重要文件需要以纸质形式保存，但大部分员工在上传电子文件时，档案部门会单独打印出来，并用纸质文件进行存储。这样，许多相同内容的文件被保存两次，耗费了大量的人力物力。

（三）电子档案的安全性一般得不到保证。电子档案的不安全性给电子档案的管理和长期保存带来了困难。电子档案具有归档方便、传递速度快、空间小等优点，但也存在致命的缺陷，存在安全隐患。电子档案高度依赖软件和硬件，因此不能直接读取。如果工作的设备软件或硬件老化、损坏或被病毒破坏，或者新旧系统的数据格式不兼容，则数据可能会丢失。

（四）电子档案的利用率仍然很低。虽然许多单位建立数字化档案室已经有很长时间，但大多数单位并不重视档案的数字化管理，而是采用传统的管理模式。很多单位仍然手工进行数据查询和记录，在这个过程中，计算机仅用于录入、编辑和打印相应的流程，使得档案信息设备在人力资源上投入了大量资金。由于员工老龄化严重，通常使用物理文件而不注意网络数据的使用。这不仅造成人力物力的浪费，也导致数字档案充分利用，这也是一种浪费。

三、信息时代综合档案馆数字化管理的思路

（一）更换新型设备，加大资金投入。档案数字化管理标准化的基本前提是档案数字化设备的全面普及与使用。因此对设备和软件系统的更新要求很高。为了促进数字化管理的高效发展，在工作中需要投入大量的设备和相关的系统软件，并对档案数字化管理提供大量的资金支持。另外，档案数字化管理必须通过对库存文件进行扫描来实现，还需要增加扫描仪等设备，这就需要更多的资金和技术。

（二）管理人员专业技能要求高，需要复合型人才。每一项工作的开展离不开专业人员的支持，综合档案数字化管理也不例外。与传统的纸质数据管理相比，数字化管理模式对工作人员的综合素质、专业性和综合性提出了更高的要求。首先，工作人员要求具备信息技术知识和操作能力，并熟悉统一软件的使用。然而，我国许多综合性档案馆的管理人员主要是档案员，他们很多不具备专业的技术。如果引入新系统和软件，这些员工将处于无法完成工作的状态，导致工作上出现问题。

（三）安全性和利用率都很低，急需改进。由于个别综合档案馆网络安全意识薄弱，在系统软件设计上存在许多的漏洞，对电子信息的泄露和重大安全隐患的防范限制在现代化管理水平上，信息过程缺乏全面的规划。档案信息的收集并不是以人员、基础设施等重要模块为重点，根据需要安装多个系统，以系统的工作为重点，而是设备、仪器。实物档案等与全面数字化管理的档案系统很难共同使用。全面数字化管理的档案系统与原始文件、OA、个人等系统没有实现沟通和使用，其他系统中的文件资料不能直接转化为档案资料。此外，纸质档案数字化效率低，档案资源和信息交换率也很低。

四、信息时代综合档案馆数字化管理的对策

（一）提高对信息时代综合档案馆数字化管理的资金支持。在未来综合档案数字化管理中，首先要加大资金的投入，为设备更新改造和技术引进提供充分保障。有必要在年度预算中采用建立项目专项支出入账的方法，对需要引进的技术和设备进行评估，为数字化管理提供充足的专项资金。在投资方面，我们不仅要高度重视档案相关设备的更新和管理技术的优化，而且要将这些变化及时融入信息管理平台中，以确保数字化管理的稳健效果。

（二）提供了提高个人技能和提高工作人员素质的机会。人才是档案数字化管理的重要支撑，今后要依靠人才引进和自主教育，同时采取多种措施，为有序推进数字化管理人才的培养提供强有力的支持。引进人才或培训，应以复合型人才为重点，通过管理人员招聘、多层次业务培训和能力交流，全面提高档案管理人员的技能水平。与传统对档案的管理不同，我们需要改进管理，加快标准化数字化档案管理的步伐。

（三）今后要加强规范化数字档案工作，确保充分认识数字化管理的积极作用。要重视档案安全，积极优化档案系统，加强综合档案信息中心计算机区的基础设施建设，防止信息泄露的发生。另外，要注重电子档案使用习惯的培养，技术资料、设计等创作研究内容与工作紧密联系，收集目录数据库，以达到档案资源建设全覆盖、高效开发利用的目的。

五、档案数字化管理的思考与实践

（一）加强办公系统与文件系统的兼容性。单位在新开发配置办公信息系统或档案管理信息系统时，应考虑两者之间的互联互通。在设计时应采用统一的软件架构、数据格式和操作流程，从而保证了办公信息系统与文件系统的无缝连接原则。对于已经建立了完整的办公档案管理系统的部门，应加快现代化改造或开发相应的数据模块，以实现两个系统的互联和兼容。

（二）数字档案管理的安全性进行加强。由于档案是特殊的信息来源，有的可以公布，有的必须保密，有的必须长期保存，因此做好数字档案的安全管理工作十分重要。数字档案的安全首先是信息安全，这就要求建立完善的档案管理，对系统、文件的分类、保密性、通知要求和保存期限等进行详细的规定。通过完善的系统可以保证有法律法规，符合档案数字化管理的要求。数字档案的安全还包括硬件安全和软件安全。从硬件安全角度考虑，应建立专门的文件管理硬件系统。选择高质量的文件存储介质，为数字档案的长期存储提供了条件。在软件安全方面，应实行完善的分级权限和密码管理，禁止因混合使用存储介质而导致病毒入侵的风险，建立必要的防火墙，配置杀毒软件和备份系统，定期进行系统维护和升级。

（三）注意档案数据库的管理。我国档案数字化管理还处于纸质文献向数字化过渡的阶段。成功完成转型，达到西方发达国家的水平还有很大的差距，当下工作的重点应该是加强档案数据库建设。数据库的开发与管理是档案信息化建设的基础性工作和核心工作。通过建立大型统一的数据库，我们可以有效交换多个单位、部门和系统的数据。数据库的建立和完善是一个长期的工程，在逐步建立数据库的基础上，从低层次到高层次的发展过程，通过网络逐步建立起一个开放的数据库群，大大提高数字档案系统资源的使用。

（四）对人才的培养。当前，我们正处在知识和信息爆炸的时代，档案管理工作已从传统的劳动密集型工作转向以信息技术为基础的知识型工作。这就要求档案管理人员具备足够的技术知识和分析能力，准确记录专业档案，有效进行分类管理。同时，档案管理人员必须具备较高的综合素质，能够根据使用要求，对海量数据中的文件数据和数据进行快速筛选和纠正。各单位应重视培养电子档案管理人才，大力培养数字化管理的档案人才，实现档案管理从传统模式向数字化模式的转变。

六、结论

信息化时代给档案综合管理带来了大量资源和舒适感的同时，数字化管理还存在着设备更新要求高、资金投入大、对口人才急需等问题。要坚持今后工作的问题导向，从资金、人才、安全、开发等方面进一步加快综合档案数字化管理，加大投入，完善流域储备，提高管理水平。