某三甲医院档案信息化管理相关探讨

2021-11-24

办公室业务 2021年6期

档案工作作为医院开展各项工作的真实记录，是医院发展史的标签，也是推进各项工作创新发展的重要基础，具有非常重要的价值。随着网络科技的发展和档案管理理念的转变，信息化和档案管理的结合成为档案管理工作者的一项重要课题。恩施州的医院众多，但高等级医院少，某医院是恩施州及周边地区第一所集医疗、科研、教学和保健于一体的三甲医院。医院等级水平越高，意味着床位数越多，门诊量越大，相应的档案管理难度增加。医院档案主要分为病例档案、文书档案、财务档案、科研档案等，其中，病例档案信息数量最多。如该医院病床数超过千张，截至2019年底，门（急）诊病人数达160.39万人次，住院病人数达10.35万人次。每天门诊患者产生的医疗信息数据较为庞大。另外，该医院在岗职工2479人，相应的人事、财务信息也必须归档管理。

一、分析医院档案管理工作

医院档案管理工作在创3A以前存在的五个明显问题：

（一）档案管理科室分散，档案收集不够精细。该医院各个科室对档案分散收集，档案无统一的存档标准，每个科室对自己科室的档案管理“各自为政”，甚至有些科室对档案资料的收集及移交工作执行情况不佳，不利于档案的精准性与安全性。

（二）档案管理缺乏监管，管理执行效率较低。该医院档案管理方式缺乏监管，管理执行效率不高，无形中降低了档案利用效率。

（三）档案管理标准弱化，信息有效共享困难。医院档案管理不仅是指档案的保存，更重要的是对医院历史资源的共享利用，从而达到更好地服务于医患的目的，这样才能使医院更有效运转，我国医疗事业也能得到发展。但是，由于该医院各个档案管理标准之间存在差异，导致部分医疗档案信息共享困难。

（四）档案管理硬件不足，难以满足长远发展。随着信息化技术的不断提高，现代医疗需求也逐步增加，需要存档的医院档案不仅有纸质版的资料，还有胶片、影音等材质的资料，并且资料数量逐步增多。该医院档案管理场所投入缺乏，环境存在较大问题。

（五）档案管理工作人员的专业素养有待提升。档案管理工作人员是档案工作的直接负责人，其专业素养的高低直接影响档案工作的结果。时代的发展注定了档案管理知识的不断更新，信息化、集成化的档案管理模式已经是档案管理工作发展的必然趋势。如果医院档案管理工作人员无法及时、系统地学习并掌握档案信息化管理，专业素养跟不上时代的步伐，档案管理工作将很难与高速发展的医疗技术同步，最终将阻碍医院综合实力的提升。该院以前各职能部门的兼职档案管理人员对档案的录入、编号、销毁等环节的流程不熟悉，也导致档案混乱、冗余或缺失。由于某些职能科室对档案管理工作不重视，医院档案资源的利用率没有最大化，不能更好地促进医院工作开展以及为各群体服务。

二、探讨医院档案管理的有效举措

随着人们对医院档案资源重要性的认识越来越深刻，三甲医院档案管理工作必将越来越科学化。互联网技术可以提升医院档案管理水平，让档案管理工作成效与医院服务质量同步提升。在“互联网+”大背景下，医院的档案管理工作应该适应互联网发展的趋势，注重对各种软硬件条件的改善，提高档案管理人员的信息技术水平。同时加强对档案管理工作的重视程度，确保档案信息的安全性和准确性，充分发挥档案的应有作用，提高医院的服务水平。

（一）该院针对存在的问题，严格按照上级档案管理标准，切实加强档案制度建设、档案管理团队建设、档案设施建设，全面提升档案管理工作的水平。1.对档案管理者而言，“互联网+”时代既是挑战更是机遇。该院因地制宜，从加快传统载体数字化、电子文件接收、重要信息数字采集等数字档案资源建设入手，逐步建立了科学的计算机目录和检索工具，依靠现代办公设施和软件，进行科学化、数字化和网络化管理。2015年，该院将单机版科怡软件升级为网络版，并配备了网络版档案管理软件和档案数据管理专用服务器，为档案管理提供了良好的信息化物质基础。利用查询系统建立网络档案查询平台，在维护档案安全的基础上实行院内档案的远程利用。该医院注重档案管理的现代化，从2009年开始逐步在全院范围内推动电子政务平台运用，改变传统办文模式，实现痕迹化管理，加强电子文件的备份和存储管理。近年来，还对照片、录音等电子档案进行编目和著录，建立和完善新型载体档案的整理编目规范与机制。配置存储备份、数据恢复、安全保障等设施，落实数字化档案的异质、异地备份制度。2.该院要求管理人员熟知信息管理程序，迅速调阅档案目录，准确将计算机目录与室藏档案对接，全面提高档案利用的效率和质量。多次派档案室专职档案工作人员外出学习培训，并在院内组织各个科室的兼职档案管理员进行常规化培训，确保管理人员能对相关档案法律知识予以了解。医院档案密级的设定需要按照《档案法》等来设定，医院内部也可自行规定，将文件设为“绝密”“机密”“秘密”级别。不同级别的文件公开的时期和公开的群体对象不同，这样可以防止医院或患者的利益受到损害。重要的档案资料，应予以备份。医院利用定期考核和奖惩机制提高其工作的积极性，形成良好的管理氛围。医院每年还针对档案工作召开总结大会并表彰优秀档案管理工作者。3.根据相关规定，300张及以上床位医院应配备4名以上专职档案管理人员。该医院作为省特级档案管理单位，设有专业的综合管理档案室和病案室。其中综合管理档案室负责除病案室以外的所有档案信息，配置专业档案管理人员4人。病案室配置有专职管理人员16人。另外，各职能科室和部门也分别配置兼职或专职档案管理人员，生成的档案文件定期报送综合档案室和病案室。档案互联网信息化建设的技术主体是技能管理人员，管理人员不仅要具备过硬的档案技能专业素质，还要有较强的信息化技能，注重信息时代的网络安全问题。

（二）强化档案信息化建设。1.2019年，档案室和计算机中心联合开发了移动化档案系统，档案室将室藏档案扫描建立了原文数据库，各科室档案利用者可以直接通过电脑、手机APP查阅档案和浏览原文，既方便了利用又提高了效率。档案管理的电子化和科学化，使得医院数据信息的保存和流转更加规范和有效，这不仅使得医院的信息资源财富与日俱增，也通过文件管理规范了医院各岗位的日常工作。2.医院加大档案管理人员和资金投入，成立医院档案信息化管理团队，设备科积极配合该团队，及时进行设备设施的引进，对陈旧的设备予以更换，以满足档案信息化管理工作的需求。设立专门的档案部门，专业的档案存储空间，档案室需配置防高温高湿设备、防紫外设备、视频监控等软硬件设备。这些设备的投入可以保证实现档案统一管理以及纸质档案的安全等。而在互联网化方面，三甲医院还需要投入电脑终端、存储和交互服务器、摄影和录音等硬件设备。另外，还需要各类软件系统，如照片、录音、录像档案处理软件，综合档案管理软件，手机APP软件等。通过各类软硬件建设，有助于档案管理工作制度化，使档案的生成、编号、转移和注销流程化、有序化，并可实现随时随地的档案管理。档案资源库还应方便非办公群体的使用，让档案资源服务更多的群体。3.计算机网络中心聘请和培养专业工作人员对网络软件、硬件设施等进行安全维护、应用性管理和创新性升级改革，从而顺应时代发展要求，提高医院档案管理工作的基本水平。首先，是网络的物理安全。全移动式办公的基础是流畅的电子网络，这需要各类网络设备、电器设备24小时保持正常运转，医院可将此类设备交由专业公司负责运营。其次，要避免软件系统遭遇网络攻击。网络黑客以及病毒始终是潜在威胁，必须为医院局域网设置防火墙、并在服务器和各终端安装专业杀毒软件，对路由器、数据库加密，防止网络攻击。最后，来自系统内部的网络威胁往往最大，为防止医院内部人员泄露机密，应为所有的档案文件设定密级。