浅谈医院档案管理如何适应信息化建设

临沂市妇幼保健院（以下称“我院”）作为一所综合性妇幼保健院，业务领域较广，涉及医疗、保健、科研、教学等，因此医院档案不仅涉及医护人员的人事档案、患者病例资料、医生处方等，还涉及科研项目、教育教学等资料，因此管理难度较大。信息化时代为医院档案管理提供了新的发展方向。对此，我院在对现行档案管理流程进行梳理的基础上，充分利用现代信息技术，主动应对时代变革，探索全新的档案管理方法和理念，并取得一定成效，为档案信息化向智慧档案迈进奠定了良好基础。

一、医院档案管理与信息化建设相适应的必要性

（一）满足社会发展需求。在国家出台的一系列文件中，对信息化建设提出了诸多要求，如《全国档案信息化建设实施纲要》就明确指出，要尽快推进全国档案信息化建设进度；《2006-2020年国家信息化发展战略》也明确提出，医疗行业应加快信息化建设。从马克思哲学角度来看，世界是处于变动发展状态的，我们要关注社会发展这一因素，尤其是在计算机、互联网全面普及，高效、共享成为时代主题的背景下。笔者认为，开展档案信息化建设是符合马哲思想的，同时也是遵循社会发展规律的。

（二）满足医院档案管理自身发展需求。在开展档案信息化建设前，我院档案管理依旧采用的是传统的采集、录入模式，且多为纸质档案，管理和使用程序都较为繁琐，医院虽然投入大量的人力、物力和财力，工作效率却没有得到实质性提升。随着信息化建设进程的推进，通过网络系统就可以获取档案信息，并进行采集、录入、归档和管理，不仅提高了工作效率，也提升了医院的社会服务影响力，如今只需要提供身份证或是有效证件，就可以检索所需信息，且与纸质档案相比，电子档案不易丢失，提高了档案储存的时效性。不仅如此，如今来院就诊的患者，可以直接通过网络预约挂号、缴费、查询医生信息等，提高了医院的工作效率，这些都源于档案管理信息化建设所带来的改变，同时也得益于医院档案管理的自身发展需要。

二、我院档案管理主动适应信息化建设的做法

（一）做好档案管理信息化建设前期准备工作。2018年，国务院办公厅印发了《关于促进“互联网+医疗健康”发展的意见》，鼓励各级医疗机构充分利用互联网优势，借助“互联网+”对现有医疗服务进行优化。在此政策环境下，我院组织召开了档案管理信息化建设工作筹备会议，厘清当前我院开展档案信息化管理的优势和不足，找出需要改进的地方，并对现有的文书档案、科技档案、病历档案、人事档案、会计档案以及音像实物档案等门类进行分类整理，为后续电子档案录入奠定基础。同时，围绕群众看病“难、繁、贵”等医疗服务不到位问题，建立“智慧档案”之病历档案库，实现了门诊检验、住院诊疗、既往病史以及专家会诊等于一体的数据共享系统，建立了规范化的门诊与住院电子病历档案管理体系。此外，我院还针对除病历档案以外的档案门类，构建了综合化的档案体系，借助大数据挖掘技术，分析这些档案的价值，从而为医院医学技术、医疗服务以及医院文化的发展提供了丰富的内涵支撑。

（二）建立数字档案馆。随着“科技兴档、科技强档”理念的不断普及，近年来，我院加强了对数字化档案馆的建设力度，投入了大量的人力和财力，主要表现在以下几方面：一是搭建平台，推动数字档案馆的建设进程。为了实现我院各门类档案资源的有效整合，使得档案管理更高效、档案应用更便捷，我们在确保档案信息高度安全的情况下，依托互联网和局域网构建了数字档案平台，并投入大量经费用于管理与应用系统的研发，实现了在局域网中独立运行系统的功能，有效与外界进行了隔离，属于我院内部档案管理系统，主要开展各门类档案的收集、整理、加工、分类和存储。该系统总体框架由五个层次构成：基础层、数据层、应用支撑层、应用层以及外部接入层。通过实践表明，该系统实现了档案检索耗时低于3s，且检索准确率高达99%。二是整合医院各区、各部门、各科室的档案资源。建立统一的数字化档案管理制度，明确档案部门的职责与权利，为档案信息化建设保驾护航。三是加快数字档案资源建设。通过几年努力，我院逐步完善局域网服务器相关配置，加大对网络安全设备的引进，确保了电子档案收管存的有效性和安全性。

（三）分步推进数字档案室建设。我院根据自身信息化发展规范以及上级主管部门的相关要求，将数字档案室建设摆在首要位置。在平时，我院除医疗、教学、科研等工作会产生档案资料外，公益知识健康讲座、对口帮扶、医联体建设等活动，使得档案载体不断丰富，我们对当前情况进行全面分析，及时对归档计划与标准进行调整优化，不断扩大医院档案的归档范围，确保档案管理全覆盖。同时，为了能够提高档案信息的价值，给医院其他部门和科室提供有效的医疗信息，我院围绕大发展观，组织档案管理人员深入临床、医疗、教学、科研一线征求意见，了解他们真实的档案需求，有针对性地提供服务，将档案利用的触角伸向医院各个科室和部门。2017年，我院开展了数字档案室前期系统搭建和服务器测试工作，同时我们还根据实际情况，结合医院档案特点，对原有的档案系统模块进行优化改进，确保系统的应用范围涉及各门类档案目录的管理、归档电子档案以及数字化影像资料等多个领域，包括档案整理与收集、档案接收与存储、档案利用与借阅等多个分类模块，使得我院档案管理以及档案资源的利用更加便捷高效。2018年，在前期工作的基础上，我院进一步对数字档案室建设的实施步骤进行了明确和总体规划，同时拟定了三步走计划：先试点、再总结、后铺开，以期循序渐进开展档案信息化建设工作，同年底，我院邀请了专家对数字化档案室进行验收，获得高度认可。2019年，我院加快了数字档案室的建设步伐。首先，我们对数字档案室的系统功能进行了优化，实现了与医院OA系统的无缝对接，为推动档案管理信息化建设奠定了良好基础。其次，我院积极开展档案编研活动，借助我院院庆这一契机，建立了院史电子陈列馆，编写院志，同时编印我院的发展历程画册、科技成果、荣誉谱以及科研论文汇编，整理现有的门类档案，全方位、多层次搜索和寻求医院遗失的档案，为推动我院档案信息化建设奠定良好基础，力求到2020年底，建成以档案管理部门档案为核心，各科室、各部门相结合的档案信息数据共建共享平台，推进我院档案资源的全面整合，实现我院各门类档案管理现代化。

（四）加强专业人才队伍建设。档案管理信息化涉及多个层面的创新，包括技术、管理以及制度等，而我们知道，要想推动档案管理信息化有序开展和良好运行，积极应对时代变革，适应信息化建设需求，必须要加强人才队伍的培养，积极开展人才队伍建设工作。对此，我院针对档案信息化建设工作，制定了专门的人才培养体系，坚决避免出现建设过程中“重软硬件投入，轻人才教育培养”的现象。我院所开展的培训内容主要有：信息化时代档案管理的新理念与新知识、档案信息化建设的相关法律法规、医疗卫生行业档案信息化建设的经典案例、系统操作技能以及亟待解决的专项重难点问题等。培训对象不仅包括档案管理人员，同时各科室、各部门也相继开展类似培训活动，力求让全体医务工作者都提高对档案信息化建设的重视，并主动参与进来。通过建立科学的培训机制，我院档案管理人才队伍信息化意识、档案信息化管理的能力均得到大幅度提升，同时也塑造了良好的工作氛围，无形之中增强了工作人员的责任心。

三、结语

总而言之，临沂市妇女儿童医院档案管理信息化建设工作在各级领导的指导和关心下，取得了优异成绩，并积累了一定经验，在此与大家分享。对于每一位档案管理人而言，信息化建设的每一步都是新起点，要想实现档案数字化建设，任务艰巨，我们会在今后的工作中不断总结和完善，拓展思路，提升标准，努力将医院档案信息化管理水平推向新高度。随着医疗体制改革的持续推进，在建设过程中势必会遇到各种难题与挑战，我们会以此为契机，勇往直前，不断进取，狠抓落实，紧紧围绕“健康临沂”的发展目标，不断强化我院数字档案室建设，加快推进档案信息化建设进程，积极探索符合我院发展战略的档案管理新模式，切实提高医疗档案服务水平。