事业单位后勤工作如何规范化管理

2021-11-24

办公室业务 2021年6期

后勤工作是事业单位发展的基础。当前和今后一个时期，事业单位在继续深化改革，事业单位的后勤工作也在进一步的深化。后勤工作不是中心，但是服务要有中心意识；后勤工作不是全局，却影响着全局事务。因此，推进事业单位后勤工作规范化管理，是帮助事业单位提高工作效率，构建规范化、制度化管理模式的利器。但从目前的情况来看，我国事业单位后勤管理过程中仍沿用传统观念，发展相对落后，因此笔者将重点探讨如何更好地推进事业单位后勤管理的规范化管理。

一、事业单位后勤工作的内容及其特点

（一）事业单位后勤工作的内容。事业单位后勤工作具有管理、支持和服务三大基本职能。管理和服务的目的是为了保障，我们可以简单地理解为管理保障和服务保障的两个基本功能。事业单位后勤工作因各单位设置的组织机构不同而具有不同的职能。事业单位后勤工作的内容主要有下面几个方面：1.为工作人员创造良好的办公空间和环境。要抓好以下几个方面的工作：一是抓好办公楼的建设和管理；二是搞好办公、会议室的装修和使用；三是做好水电供应和空调设备的维护管理；四是做好机关卫生和环境美化管理工作；五是做好总机咨询和办公电话设备的管理和维护。2.为职能部门的正常运转提供物质和精神保障。一方面，要保障事业单位的物质基础。第一是为事业单位的工作人员提供办公用的桌椅等家具；第二是为工作人员提供办公设备，例如文具电脑等。另一方面，要提供精神保障，后勤人员可以为事业单位组织一些日常的文体活动，满足他们的精神需求。3.为工作人员提供食宿交通等服务，解决他们的后顾之忧。必须做好的工作包括：一是搞好财务管理，为办公经营和职工工作提供资金支持；二是做好食堂管理，为职工提供健康可口的饭菜；三是职工宿舍的安全管理；四是做好公务用车、票务预订、酒店客房预订等工作。4.做好相关资料的管理工作。必须做好的工作包括：一是做好办公设备等国有资产的管理；二是做好办公用房、宿舍的管理、发放和处置工作；三是做好消防设施的管理和维护保养。

（二）事业单位后勤工作的特点。事业单位后勤工作是一项复杂的系统工程，虽然与其他工作不同，但也有相似之处。其特点主要体现在6个方面：1.政治性。事业单位后勤工作也是一项政治工作和政策工作。事业单位后勤工作的本质特征不同于社会服务。它具有明显的政治性质。要遵守党和国家的政策、法规，坚持为人民服务的目标。如果在政治上有认识偏差，那么事业单位的后勤工作将背离初心。事业单位的后勤工作是直接与本单位的各项工作相联系的，对于单位的所有行政活动是必不可少的。2.管理性。事业单位后勤工作是行政机关的重要组成部分，是机关职能运行的基础和保障。事业单位后勤工作的主要职能是按照国家有关政策法规和制度，加强资金管理、固定资产管理、行政后勤保障和建设规划。3.服务性。事业单位的后勤工作初心是为人民服务，后勤管理工作的实质就是以服务为目的。因此在一些地方，机关后勤管理机构的名称是机关服务中心，强调其服务功能。4.具体性。事业单位的后勤工作涵盖所有方面，不论大小，都涉及本组织工作人员的重大利益。必须经过仔细规划、科学组织和实施。5.复杂性。首先，事业单位后勤工作琐碎复杂，既包括人际关系，也包括人与物之间的关系。其次，不仅要处理机关的内部关系，还要处理机关与外界的关系。6.超前性。古人云“兵马未动，粮草先行”，因此赋予了事业单位后勤工作超前性的特点。后勤工作是其他工作事物的预先准备。比如在召开会议、接待重要领导人物之前都要做好后勤工作。7.综合性。事业单位后勤工作是一门综合性的科学，包括行政管理、组织行为学、经济学、法学、系统论等。它具有多学科知识源、横向知识结构和知识绩效适用性等特点。

二、事业单位后勤工作的规范化管理

为适应事业单位分类制度改革的需要，解决当前后勤服务中满足现状、对接事物不主动等问题，应该积极收集国家关于后勤服务改革的相关政策和法规，学习其他优秀事业单位的后勤工作经验，结合本单位的实际工作需要，建立一个社会化的组织。规范化的后勤服务管理模式，可以转变服务理念，提高服务意识，提升服务能力；逐步发展高效、符合行为标准的后勤工作团队，提高后勤服务能力，促进后勤管理工作的发展，从而使得后勤服务质量得到提升，进而推进事业单位工作效率的提高。那么事业单位后勤工作如何做到规范化管理呢？第一要顶层设计，总体布局；第二要合理分工，明确岗责；第三要建章立制，硬化管理；第四要加强督查，狠抓落实。

（一）顶层设计，总体布局。事业单位后勤工作规范化是一项系统工程，有关部门要加强与国家标准化行政主管部门的沟通与合作，在深入分析研究的基础上，摸清事业单位发展现状，丰富和改进事业单位后勤工作标准化发展的内容，并提出一个全面的计划，事业单位后勤工作国家标准体系框架总体布局、急需制定的重点标准、标准化推进实施机制、标准化理论研究、组织建设和人才培养等。为后续的全系统标准化工作规划蓝图。

（二）合理分工，明确岗责。管理，归根到底，是对人的管理。坚持以人为本，结合员工的技能以及素质，与所需岗位进行匹配，合理分工，让员工在自己合适的位置发挥自己的职能。事业单位后勤工作分工包括两个方面：一方面是对于后勤领导的管理分工。这样的分工需要明确后勤领导人员的管理职责，包括后勤主要负责人、后勤主任、后勤副主任。另一方面是将工作细分，将后勤工作具体到负责后勤的每位工作人员身上。此时要根据后勤工作人员的工作技能以及工位特点进行合理分工。要让每个人员都有相应的责任，杜绝出现有岗无责、职责不清的现象。杜绝失职行为，从用人角度确保实现规范化管理。

（三）建章立制，硬化管理。从人治到法治是管理的根本变革。在实际工作中，管理状态的形成可能有着许多人为因素，这使得我们的工作趋于人性化、情绪化和随意性。要逐步消除管理上的不良惯性，建立和完善制度化的管理模式。实行制度化管理的目的是增强工作透明度，体现公开、公正、公平的社会规范，营造健康、有序、稳定的管理环境。事业单位后勤管理的基础工作就是资金和物资的管理。除岗位职责外，还要制定科学、规范、具体、可行的管理程序和办法。比如财政预决算制度、财务审批制度、基础设施维护管理制度、物资采购制度、公共财产保管制度、奖励绩效分配制度等，严格按照规章制度办事，制度面前人人平等。同时，要以上级规章制度为基础，制定一系列针对性强的具体管理办法和规定，使机关职工守法、关注活动、渗透管理。要善于通过活动推动常规后勤管理的实施。通过活动，充分调动后勤人员参与后勤管理的积极性，使后勤管理充满活力。

（四）加强督查，狠抓落实。管理离不开督查。没有监督，工作可能流于形式，甚至出现问题。如果没有监督检查，管理过程的规范化可能就成了空谈，难以取得实际效果。检验是必不可少的，其主要目的是监督计划的实施，以便根据要求纠正偏差，改进质量管理。要以每一项重大任务和服务为最佳时机，全面检验综合后勤保障能力。要结合实际工作和现有后勤资源，不断提高后勤保障和执行能力，制定各项后勤保障计划，采取落实责任、定期检查的办法，扎实做好服务保障工作。在实践中，可以对后勤进行有效的测试和训练，提高综合后勤保障能力。各单位制定的行为规范，要让部门工作人员真正贯彻执行。