基于大数据思维的人事档案管理研究

文/德州市农业科学研究院 齐洪鑫

人事档案是企业组织部门和人事部门进行人员培养、选拔的真实材料，其不仅详细记载职员基本信息、工作能力，而且展示员工思想道德、个人经历等，为企业全面掌握员工的重要参考，所以人事档案管理的重要性不言而喻。提升人事档案管理工作效率，为现阶段各企业首要考量的问题，在先进科技的支撑下，可切实解决上述问题，切实实现人事档案数字化管理。大数据背景下，档案信息收集及利用方式发生变革，要求档案管理工作应与时代发展相匹配，从多方面加强人事档案管理创新，为企业准确选用人才奠定基础，提升企业核心竞争力。

一、大数据时代人事档案管理优势

大数据背景下，切实将人事档案管理带入新的层级，实现数字化管理。与传统纸质管理方式相较，数字化管理仅将纸质人事档案扫描，并将其数据转换为相应的文本及图像，不仅提升人事档案管理工作效率，而且增强档案信息的精准度，为企业准确选拔人才提供便捷。大数据背景下，人事档案管理优势主要体现在以下几方面：其一，管理规范化。传统纸质人事管理，在查阅过程中，经常或出现损坏等问题。数字化管理可将上述问题解决，使档案管理更具规范性，同时确保档案数据信息的真实性。其二，更新及时性。传统人事纸质档案，需多人协作完成，管理过程中会涉及信息收集、整理以及归档等环节，不仅操作较为复杂，而且需耗损较长时间。大数据支持下，人事档案管理可实时将信息更新，保证档案资料时效性及准确性。其三，高效节约。数字化人事档案管理，可实现无纸化办公要求，节省存储空间及成本。对人事档案实时添加、更改、查阅时，仅通过计算机便可完成办公，提升管理效率。其四，安全集中。纸质档案由于频繁查阅，使其难以实现长久性保存。大数据支持下，人事档案管理资料可完成备份，为后续利用提供便捷。

二、大数据背景下人事档案管理面临的困境

（一）人事档案信息化建设滞后。一方面，缺乏前期完善的整体筹划。人事档案信息采集与系统建设过程中，前期应做好大量准备工作，并通过专业团队实施。然而，现阶段部分企业在实际建设过程中，将核心置于业务发展层面，对人事档案管理信息化建设重视度缺乏，导致信息建设相关标准未能完善，仅依靠人事部门自行探索，人事人员将该项工作委托于软件开发，不仅造成重复开发，而且质量不理想，后期维护造成大量人力及资金浪费，同时系统功能应用缺乏合理性及科学性，造成信息化建设止步不前。另一方面，社会应用不足。当前个人事务办理，工作效率较低，人事档案信息化应用与理想成效存在较大距离。

（二）人事档案管理模式落后。人事档案管理手段与管理实际成效密切相关，面对大数据技术层面，人事档案管理未能充分应用，难以与当前现代化发展潮流接轨。部分企业组织人员出于信息保密考量，对大数据技术应用具有一定的抵触心理，从而难以将其贯彻于实际档案信息管理中。此外，管理人员对大数据技术掌握能力缺乏，不仅需自身努力提升，而且相关部门应加强关注，人事档案管理进步缓慢，与其他档案管理迅速发展格格不入。

（三）人事档案管理制度缺乏完善。当前企业人事档案管理中，仅将管理层及职工档案划分管控，但针对此类管控并未给予相关制度及规定，所以人事管理人员仅依靠管理层档案进行分类管控，与当前社会发展潮流难以匹配。因此，需对人事档案管理进行整体筹划管理，根据企业实际发展状况，制定统一的人事档案管理要求及标准，对人员身份不予以区分，完善相关管理机制，实施集中管理，构建人事档案数据库，并设相应的权限查询，不仅提升工作效率，提高人事档案利用率，而且促进人事档案管理规范化。

（四）档案信息安全和隐私性。人事档案管理为一项系统性的工作，不仅要求档案信息资料完整性及系统性，而且应保证档案资料信息的安全性及真实性。档案信息的安全性，一直是大数据发展的核心，而且成为大数据在人事档案管理中应用的关键点。数字化技术不断发展，信息传播及发展不断优化升级，但信息安全性能维护力度不足，成为当前首要考量的问题。隐私及安全不仅体现在技术方面，同时在利用大数据技术时，应将其核心内涵明确，确保该系统在提升档案管理工作效率基础上，确保档案信息数据的安全性。人事档案信息一旦泄露，不仅对职员造成影响，而且使企业经济受损，不利于企业可持续发展。

三、基于大数据创新人事管理策略

（一）树立大数据人事档案管理理念。基于大数据背景下，企业人事档案管理部门应正确掌握当前形势，转变传统管理理念，应以企业管理层为主导，通过各方面途径，加强人员大数据管理理念，并不断为其他员工树立典范，使全体人员正确认识大数据的重要性，并掌握大数据在档案管理中的优势，促进人事档案信息化建设。同时，企业应积极组织员工强化大数据理念，全方位掌握大数据时代特征及内涵，以此提升大数据技术对企业人事档案管理的高效性，促进企业可持续发展。

（二）健全人事档案管理机制。为确保大数据技术有效应用，应完善人事档案管理机制，满足其应用要求。企业应根据自身发展战略目标，结合自身实际人事管理状况，健全人事档案管理机制，为人事档案工作有效管理提供保证，加快人事档案管理创新脚步。该过程中，管理人员应严格遵循相关制度要求操作人事档案管理，严格将其贯彻于档案资料数据信息收集、整理及归档等，确保人事档案资料的完整性及真实性。需特别注意的是，企业管理人员应积极利用大数据技术，将档案资料划分类别，为后期便捷使用提供助力。

（三）建设信息化数据库。大数据背景下，加强人事档案信息化建设不可或缺，而信息数据库为信息化建设核心内容之一。首先应通过专业档案管理人员，将档案管理内容明确，循序渐进实现数字化建设。其次，人事档案信息编辑之前，建设相应信息化数据库，利用云计算、云存储等大数据技术，实现档案信息收集、整合及分类，确保编辑数据与纸质档案信息保持一致，防止档案信息不对称性。最后，建立相关访问材料实际界面，主要体现在两个方面：一方面，前台操作系统。确保信息可实现全部整理及搜索，不仅简单便捷，而且准确性较高；另一方面，建后台操作系统。专业人员需根据实际状况，将人事档案资料添加或修改，确保其资料数据时效性及完整性。由此表明，利用大数据建设信息化数据库，为人事档案管理提供新的切入点，不仅可切实提升工作效率，而且避免数据丢失等。

（四）优化、维护管理系统。为确保人事档案管理健康发展，数字化人事档案管理过程中，需制定完善的优化及升级计划，确保管理系统处于最佳工作状态，避免系统出现故障，影响工作效率。现阶段，计算机处于高速发展阶段，为人们带来便捷的同时，计算机病毒随之增多，若对管理系统不能进行优化维护及升级，使防御系统受损，增加数据信息泄露风险。此外，选用人事档案管理系统时，应根据企业计算机硬件状况，选用匹配性最佳的系统，确保其使用的持续性。构建专业管理团队，并实施责任制，将管理系统在使用、维护等工作中落实，充分发挥管理系统的有效价值。

（五）强化信息安全管理。大数据时代，信息安全性成为人们关注的焦点，如何保证人事档案材料的安全性，为数字化人事档案管理首要考量问题。具体管理人事档案时，应做好以下几方面：首先，传递及搜索相关资料时，应严控信息审批，确保存储使用规范。其次，数据采集过程中，应把控采集软件使用范围。数据实施共享过程中，应严加斟酌开放度，适当设定相应的使用权限，对相关人员信息隐私保护，避免信息泄露。为避免计算机系统被黑客入侵，应通过多途径实现，如网络隔离、逐级加密、设立防火墙等。最后，数据备份、维护及使用系统过程中，应严格将权责落实。以云计算为代表的大数据技术，均具有相关数据恢复功能，在维护系统安全过程中，应将其多个安全技术联合应用，确保数据信息的安全性。

（六）提升档案管理人员专业素养。若想满足大数据时代要求，应积极加强人事档案管理人员专业素养，并确保其利用信息技术，将各类问题予以解决，依照当前实际状况，利用多项培训方式，提升管理人员专业素养，使其满足大数据时代人事档案管理工作要求。同时，应积极组织专题学术活动、业务交流会等，积极为人事档案管理人员传输当前先进的管理方式，并鼓励员工提出创新，根据自身管理经验，分享管理创新方式，主动树立服务理念，提升人事档案管理工作效率。

四、结语

大数据背景下，信息技术不断革新，为人事档案管理带来便捷的同时，提出新的管理要求。企业迅速发展过程中，人事档案数据信息不断增加，若仍沿用传统管理模式，不仅难以提升管理效率，而且准确性无法保证。因此，大数据背景下，应积极将人事管理模式创新，通过积极利用大数据建设信息化数据库，完善相关管理制度，强化信息安全，为人事档案管理奠定良好基础。