理顺工作流程 做好新时代办公室工作

文/清华大学饮食服务中心 李伟 吴艳敏 葛明霞

习近平总书记在谈到办公室工作时说：“办公室，是一个单位、一个系统、一个机构的关键部门。办公室工作如何，对党委乃至一个地方全面的工作影响很大。”可见，办公室在学校持续推进“双一流建设”和“内涵式发展”，推进治理能力和治理体系现代化的过程中，发挥着至关重要的作用。办公室作为学校各单位重要的综合业务部门和中枢机构，要主动思考，准确把握办公室工作面临的新形势和新要求；要规范管理，清晰认识办公室工作流程的重要意义，形成规范化、制度化、科学化的工作程序，掌握促进业务流程规范化的方法，共同梳理出一套行之有效的业务流程工作手册，促进办公室工作提质增效。

一、当前办公室工作面临的新形势和新要求

（一）新时代要求办公室工作必须提高政治站位和工作站位。要把学习贯彻习近平新时代中国特色社会主义思想贯穿到办公室工作的方方面面。办公室工作人员要有坚定的政治立场，提高政治站位和工作站位。要坚定理想信念，牢固树立“四个意识”，坚定“四个自信”，用新思想指导办公室工作实践。要充分认识到意识形态作为一项极端重要的工作，在办公室工作中的分量，要始终绷紧意识形态这根弦，要提高政治敏锐性，在宣传工作、对外接待服务等方面与党中央保持一致，坚决贯彻群众路线，坚决杜绝因办公室工作疏忽引发的舆情。

（二）新时代要求办公室工作必须勇于抛弃思维定式和习惯做法。面对层出不穷的新任务和新要求，原来可以办的，按照新的要求不能办了；原来不必办的，现在需要积极争取去促成；原来需要三番五次请示汇报的事情，现在需要尽快回应。办公室工作如果还仅是“照方抓药”，死守老思想、老观念、老办法而止步不前，轻者会造成工作拖沓，重者甚至会影响全局工作。要想把老问题解决得更漂亮，妥善处理新问题，就要积极主动改变原有工作习惯，更新知识体系、开拓工作思路、创新工作方法，绝不能“脚步迈进新时代，脑子停在老地方”。

（三）新时代要求办公室工作必须提高工作效率和工作质量。信息化时代，网络和新媒体传播信息的速度与传统办公室面临的环境不可同日而语。办公室每天面对的工作千头万绪，同时临时性、突发性的工作需要办公室做出快速恰当的响应。这就要求办公室必须提高工作效率。在学校推进治理能力和治理体系现代化建设过程中，充分利用信息化工具，相关部处牵头规范专项业务管理工作，例如工作计划申报、预算填报、合同审批、公文流转、出入校园管理等各项工作都在原有流程基础上实现信息化，统一纳入学校在线服务系统。

二、理顺工作流程在做好办公室工作中的重要性

（一）科学合理的工作流程是落实依法治校、提升治理能力的有力保证。完善的规章制度健全后，需要配套执行的工作流程才能落地。制度体系建设再健全，如果没有规范合理的工作流程作为依托，也很难贯彻执行下去。当前，学校法务办牵头，各部门的规章制度建设不断加强，各项制度规范越来越完善，对既有的工作流程提出了新的要求。只有在原有工作流程基础上革故鼎新，进一步捋顺形成新的科学合理工作流程，才能确保规章制度落到实处。

（二）简洁精炼的流程导向是提高工作效率的主要抓手。办公室是一部完整的机器，这部机器要有明确的责任制、严格的管理、科学的办法，使办公室干部静有其位，动有其规，各司其职，各负其责，做到反应灵敏、运转迅速，适应各方面的需求。办公室工作千头万绪，又有很多领导临时交办的工作，办公室工作人员整天连轴转，加班加点是家常便饭，理顺工作流程，可以实现指导业务工作的接力跑，进而提升工作效率。

（三）规范严谨的文字说明是提高办公质量的重要保障。如果日常工作没有统一的工作流程，每件事做起来都没有章法，随机应对，应付了事，难免出现遗漏和疏忽，很容易酿成严重的后果。梳理工作流程是为了使占日常工作80%以上的办公室日常业务确定一套统一标准的处理途径，不会因为临时换人或者忙碌仓促出现这样那样的疏漏，有效规避办公室工作风险。川航英雄机长之所以能够在极端危机来临时力挽狂澜，完成几乎不可能完成的任务，保住全机人的生命，就是因为他“敬畏生命，敬畏规章”，严格按照操作流程处置。办公室工作在涉及政策性问题时，可以通过严谨的流程环节设置，明确汇报对象和处理过程，避免个人主观操作，被动解决问题。

（四）各项工作流程有效运转，为办公室发挥参谋助手作用奠定基础。办公室工作千头万绪，如果没有章法，很容易陷入“疲于应付”紧急工作的泥坑。只有理顺日常工作流程，提高日常工作的效率和质量，办公室工作人员才能够有时间和精力去调研、思考、总结，进一步增强业务工作理论联系实际的能力，从而为领导提供决策的素材和依据，发挥好参谋助手作用。

三、理顺办公室工作流程的可行性

（一）大量的日常工作为梳理工作流程提供了着手点。理顺工作流程的前提是熟悉办公业务，工作的办理情况趋于一致，每年的工作任务基本相似，办公室符合这个条件。每年相对固定的时间节点都会处理重复性的业务，已经形成了相对固定的处理方式，从已有的工作基础着手，可以更好地依据既定的工作方式形成科学规范的标准工作流程。

（二）信息化技术为办公室工作流程梳理提供技术支撑。当前，信息化技术已经实现学校各院系、部处业务处理互联互通的载体。处在学校的大环境中，办公室业务的与时俱进有了更加明确的方向，从过去人工的 “及时”转变为现在电子化的“即时”。而且，信息化处理可以有效避免人工处理存在的纰漏，同时还能起到提醒督办的作用。

（三）人事制度改革的设岗聘任为实施流程管理提供了动力。在刚刚完成的职工队伍人事制度改革岗位聘任工作中，全面考虑办公室岗位的设定，结合个人能力匹配岗位，形成有效的分工与合作。工作中，由经验丰富的“老人”带“新人”，以人事改革为契机，结合“传帮带”的组织文化，在此基础上全面进行流程梳理，能够使新人快速融入岗位工作，同时也将整个工作链条重新优化，促进办公室工作的稳定发展。

四、如何理顺办公室工作流程

（一）全面系统梳理办公室日常工作。日常工作占到办公室整体工作的80%以上，日常工作的特点是重复性发生，有比较稳定的要求和合作人群，在长期的磨合中形成了约定俗成的工作流程和默契。但是容易因为人员更换导致不稳定。要全面梳理日常的业务工作，按照工作性质分为日常事务、年度事务和突发事务三大类，在此基础上再把日常事务分为行政工作、人事工作、工会工作等，形成一份完整的工作台账，根据职能进行分工，编写工作文字流程，明确完成人和审核人。我单位在梳理工作过程中，形成了50项业务条目，规定了编写要求和完成时限，梳理工作现状，形成初稿后再逐条讨论定稿。根据文字内容，策划流程图，使办公业务流程直观并具有操作性。

（二）结合信息系统应用优化既有流程。新时代办公室工作要有效借助信息系统的应用形成新的行之有效的工作流程。学校正在大力推进信息化建设，陆续启用人事办公自动化系统、在线服务系统，涵盖公文办理、合同审批、相关证明、长期出入校备案等方面。在本次疫情防控工作中，信息系统发挥了重要作用。办公室工作要主动适应变化，学习新知识，掌握新方法，不能等到工作着急需要的时候才想到学习使用新系统，因为不会用或者用得不熟练延误工作。要根据系统应用的情况，梳理形成新的内部工作流程，指导工作落实到位。在学校现有信息化技术的基础上，全面推动办公业务流程自动化。熟练使用电视电话会议系统等现代化办公手段，总结梳理疫情防控期间积累的办公室在组织会议、统计数据等工作经验，常态化应用到实际工作当中。

（三）全员深度参与梳理工作。办公室全体成员要共同合作开展工作流程梳理工作。办公室工作人员要提高站位，要有大局意识。不能只关注自己业务范围内的具体事务，要把具体工作放到全局去考虑，建立系统性的思维，不仅明白每一项工作如何做，还要搞清楚为什么要这样做，以及工作要达到的标准是什么。所有的流程全体共同参与讨论修订，增进对办公室业务的了解。同时，通过全员共同参与，也能够积极营造了团结和谐的工作氛围。

（四）工作流程需要定期培训修订。工作流程需要进行定期培训和修订，坚持持续改进的原则，才能确保与实际工作需要相符，发挥正确的导向作用，有效避免“两张皮”现象。通过培训，使办公室工作人员养成按照流程工作的习惯。培养严谨的工作作风和规范化作业的思维方式，确保每项工作严谨有序推进。对于每件事如何处理，人人心里有一杆秤，确保都熟知各项工作的操作规范，并对其他业务有所了解，不断增强工作的责任心，全面抓好落实“办文办会办事”。

综上所述，理顺办公室工作流程，是适应新时代发展的工作需求，是提升办公室业务科学规范管理的有效途径。办公室要立足工作职能，持续改进、稳步推进，发挥业务流程管理在办公室工作中的积极作用。