文档一体化管理策略探究——基于公文处理与档案管理的工作衔接性视角

文/中国科学院昆明动物研究所 张微

一、公文处理与档案管理的关联和衔接

在一个单位的行政管理工作中，公文处理和档案管理之间有着密不可分、千丝万缕的联系。公文是指用来传达政令政策、处理公务、协调各方的公务文书。档案是现行文件在一定条件下通过转化而形成的保存载体。公文处理工作是在国家相关制度、法规和标准指导下，对公文的形成、收发、传阅以及保管的一系列全过程的管理工作。档案管理工作主要是对单位行政管理和专项业务等活动中直接形成的具有历史意义和保存价值的文件材料进行收集、整理、归档及保管等一系列工作。文件是公文处理和档案管理的核心基础，公文处理是档案管理的工作前提。公文处理运行流程的结束意味着档案管理工作的开始，档案管理工作依附于公文处理工作的运行而开展。公文的文本质量直接影响着档案的归档质量，公文的运转情况直接关联着档案工作的管理情况，公文处理人员的文档意识深刻影响着文档管理工作的发展。因此，高水平的档案管理以高效化的公文处理为基础，公文处理与档案管理之间具有紧密的工作关联性和衔接性。

二、文档工作衔接性发展中存在的问题

（一）文档管理工作衔接机制不完善。公文管理是一个全过程、全周期动态体系，主要包括公文的收发、登记、传阅、办理以及归档等工作。在公文管理过程中，公文处理与档案管理之间缺乏有效的衔接性工作机制，两个工作环节联系不紧密，导致文档工作出现脱节现象。加之部分单位公文实体生成部门和档案部门分设，公文处理人员和档案管理人员在工作中不可避免地被多头指挥，业务工作联系上缺少有效沟通，出现衔接断口，导致工作无章可循、各自为政，弱化了公文处理和档案管理工作之间的关联性和衔接性。另外，单位文书工作和档案工作前重后轻的状态也是制约因素之一。公文处理和办文水平体现着一个单位的行政工作效率，一定程度上代表着单位的形象。因此，公文处理较档案工作而言，单位领导重视度较高。而档案工作的性质决定了档案管理一般退居幕后，在各项工作中相对边缘化，单位人财物投入力度不够。这种认识的偏见和做法严重影响了档案工作的发展，制约着文档一体化发展进程，从而影响了单位行政工作效率。

（二）公文处理质量影响归档质量。拟稿是公文处理的开始环节，拟稿人在公文拟稿时体现的业务能力和素质在很大程度上决定了文本质量，重点体现在对公文内容、逻辑、文种和格式的把握上。在单位行政工作中，部分管理人员缺乏公文素养，不注重公文行文逻辑与规范，在工作中仅仅将起草公文看成是一种被动的应付式文字工作，在公文拟稿时没有按照党和国家公文标准以及单位行文要求，出现乱用文种、不注重格式、正文与附件不符等现象，当公文形成档案时，严重影响了档案本身的质量。另外，部分单位在行政工作中未能避免“文山会海”现象，公文数量过多，公文类别繁杂，没有实质性提升单位行政公务的活动效率，反而常常出现工作疲于应付，从而加大了文档工作人员的工作负担，公文处理质量难以保证。环环相扣，档案质量达不到相应的规范性和真实性，档案信息的应用效率降低，对行政工作的效率、服务管理能力等均有影响。

（三）人员文档管理衔接性意识不强。公文生成、处理到归档管理的整个过程中参与人数较多，这是公文处理中最不好控制的环节。当文件流转到各个业务部门办理时，整个公文处理的重心就转移到了业务部门，办公室文书人员很难对每一份文件处理进度和结果进行精确跟踪。然而，业务部门工作人员在文件事项办理过程中，对文件归档缺乏概念性判断，归档意识淡薄，大多都只关心事项的办理完成度，经常忽略工作过程的记录和重要文件材料的收集，只重视结果以及结果带来的显示效应，所以公文流程随着事项处理结束而结束，很多文件不能有效进入收集、保管和归档环节，重要文件材料得不到及时归档处理，严重影响了档案材料收集的完整和齐全，由此导致文书档案归档率无法得以保证。残缺的档案只能不完整地记录文档工作的发生情况，关联性极其紧密的文档工作随着人员淡薄的衔接性意识而缓慢发展，长此以往，文档工作就很可能走上畸形发展的道路。

三、文档一体化管理的策略

文档工作属于单位行政管理中的一项基础性而又相对专业性的工作，为单位工作的有序开展发挥着承上启下、统筹全局、协调各方、联动内外的中枢作用。将公文处理和档案管理工作有效衔接起来，使二者相辅相成，相互交融，就要从管理机制、质量把控和人员意识上下功夫，不断促进文档规范管理一体化，有效提升单位行政管理水平。

（一）完善管理机制，提倡文档全过程管理。不断健全文档管理工作机制，提倡文档全过程管理是实现公文处理与档案管理工作衔接密切的有效途径之一。多措并举建立文档全过程管理机制，需做到如下几点：一是需要构建合理的文档工作衔接制度。理顺文档管理机制，制定行之有效的文档管理制度和规范工作程序，积极探索文档管理的相关规律，以制度为纲，模范执行，加强精细化管理。二是建立一支素质过硬且相对稳定的文档衔接管理队伍。组织文档管理人员学习相关制度，熟练掌握文档管理工作各项流程，为文档全过程管理提供专业技术强、素质高、意识强的人员保障，从而实现文书工作与档案管理工作的有效衔接。三是完善工作奖惩机制。对文档管理提出工作关联性和衔接性指标要求，对工作业绩进行有效的绩效考核和评价，有依据性地给予相关奖励或惩罚。奖惩机制的实施能有效消除工作人员等待观望态度，提升人员工作的积极性。

（二）加强质量把控，保证文档工作质量。质变决定量变。在实际文档工作中，关口前移，把好公文处理工作的文件质量关，是促进档案管理工作规范化、实现文档一体化管理的先决条件。为有效提升公文及档案的质量，应严格参照《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》《中华人民共和国档案法》以及单位制定的一些规章制度要求，建立符合文档工作实际的监督办法，完善文档管理监督机制，严格落实文档质量把控。另外，工作人员的文档质量意识直接决定着文档规范化管理的质量和效率，应采取多种方法和途径增强工作人员的质量意识，转变工作作风，推动文风改进，提升办文素质。同时，结合单位工作实际情况，适当减少公文数量，重视公文制发质量，要求公文处理人员对公文的规范、格式及标点等细节认真拟稿和核稿，在保证公文质量的基础上提高文书归档质量，从而进一步提升行政工作效率与单位形象。

（三）强化意识，推行文档一体化管理模式。文档一体化管理模式要求在公文处理和档案管理工作中运用好文件生命周期理论，将文件的形成、流转、处理、保管与档案的收集、整理、鉴定、编目、检索、立档和利用有机地联系在一起，按照统一的规范和标准，实施全面控制和有效管理，从而达到消除或减少重复劳动，提高工作效率和工作质量的目的。单位应结合体制和行政管理工作实际，有效建立和推行公文处理和档案管理一体化工作模式，对文档管理从组织形式到工作流程进行通盘考虑，精心设计文档一体化流程，对部门和人员分工进行统一布局，统一指挥，合理分工，在公文处理环节不仅做好公文现时流转等工作，同时兼顾公文的预立卷和整理等工作，有效服务于档案的后期归档工作。另外，文档衔接工作意识是实现文档一体化管理的主观力量，这要求相关工作人员之间加强沟通联系，保证文书归档的准确性和及时性，强调文档工作衔接的关联性和必然性。工作人员应转变传统文档工作观念，关口前移，在公文处理中融入档案管理，加强对档案管理的前端控制。不仅要致力于当前的文书工作，还要站在历史的高度推进文书处理与档案管理的有效衔接工作，最终使文档管理工作真正科学化、合理化、高效化。

四、结语

公文处理和档案管理工作之间相互关联、有机衔接的特点强调了文档工作是一项系统性工作，文档一体化管理模式是行政管理工作必然的发展趋势。不断优化文档管理的衔接机制，将文件、档案纳入一个统一的工作管理运行模式之中，相辅相成、协调发展。同时，强化工作人员文档意识，助其树立一种大文本格局和文档专业视野，到文档工作背后去深入研究行政管理工作，在提升公文质量和运行效率的基础上，有机衔接档案管理工作的开展，最终促进单位行政效率的不断提升和管理水平的革新优化。