医院离退休人员档案管理工作存在的问题及对策

2021-11-24福建医科大学附属第一医院吕报春

办公室业务 2021年20期

关键词：档案管理人员信息化

文/福建医科大学附属第一医院吕报春

离退休人员档案管理工作要结合信息化、网络化时代发展需求，与时俱进，适应时代发展的变化形势。改变传统的档案管理工作模式，加快信息化建设的步伐，针对目前离退休人员档案管理中存在的不足，应建立完善的离退休人员档案管理体系。

一、医院离退休人员档案管理问题

医院离退休人员档案管理工作目前仍存在一些问题，有待改进。

（一）离退休人员的基本信息收集不全、信息量不足。主要体现在离退休人员退休后的身体状况、生活状态、家庭及再工作情况等动态变化难以实时了解，影响了离退休人员的档案资料收集、整理和保存等工作。

（二）没有构建电子档案平台。离退休人员档案资料的统计、查询、检索、分析等各个方面工作效率不高。仍然以传统的纸质档案方式保存，未进行电子档案方式管理，不仅管理成本高，而且面对较多的离退休人员，其档案管理工作任务繁重，效率不高，甚至发生纸质档案材料丢失、缺损等情况。

（三）存在保密性缺陷的问题。究其原因：一是由于档案管理人员的法律意识淡漠和观念落后，认为离退休人员已经不在岗位工作，对其信息资料不予重视，甚至出现资料更改现象；二是纸质档案储存设备和环境有限，保密措施不力，造成资料丢失、缺损。

（四）存在无法实现分类管理的问题。主要表现为离退休人员档案未分类管理，不够重视档案分类管理工作。如离退休干部档案管理未能采取“一人一策”管理，造成离退休干部重要资料信息不健全，给查询和检索离退休人员档案造成了重重阻碍。因此，要求不断提高离退休人员档案管理的现代化、信息化水平，离退休人员档案管理工作规范性、科学性有待优化。

二、离退休人员档案管理工作的优化对策

（一）健全离退休人员基本信息库。针对离退休人员档案管理工作中存在的问题进行改进，首先需要立足于现状，成立专职管理部门（如离退休工作处），由专人负责收集和整理离退休人员档案，通过微信群、电话联系、走访慰问、联系人力资源处等方式进行离退休人员基本信息采集，加强对离退休人员基本信息的收集、整理、统计、分析以及使用工作，逐步完善健全离退休人员的基本信息库。

（二）建立信息化档案管理模式。信息化时代做好离退休人员档案管理工作，必须加快信息化建设的脚步，实现科学化、现代化的离退休人员档案管理工作目标。依托我省老干部局离退休干部信息管理系统，建立并逐步完善离退休人员的基本信息数据库，推动离退休人员档案管理工作信息化、精准化、规范化。在建设电子档案平台时，要保证档案信息的安全性、完整性、真实性。在档案管理的信息化建设中，要完善信息管理系统的功能，提高离退休人员档案管理工作的效率，以节约成本、提高效率为目标，对传统的档案要采取保护修复措施，并不断完善和优化传统的档案，为电子档案的发展夯实基础。利用电子档案管理模式，借助软件技术，节约人力成本，真实模拟纸质档案管理模式，建立完善的信息系统，优化功能设计，提高档案管理的技术水平和智能水平。充分利用信息技术，输入离退休人员的个人基本信息，对人员信息中缺少重要资料的情况，要及时联系离退休人员，完善相关信息，保证信息管理系统中录入的信息资料有效、真实，建立完善的离退休人员电子档案管理系统，强调标准化、现代化的管理规范，打造绿色通道，实现离退休人员的社会化管理目标。

（三）提高档案管理设施建设水平。随着医院对离退休人员档案管理的重视，加大对基础设施建设方面的资金投入，把建设开支列入每年医院行政资金预算范围。同时，需要上级财政部门积极配合，助力医院的发展，给予资金保障和支持。在多渠道的资金筹措路径中，档案管理设备等基本的设施配备齐全，采用集中离退休人员档案管理的方式，提高离退休人员档案信息的管理水平和管理效率，从而提高档案基础设施建设水平。

（四）建立健全的档案管理制度。离退休人员的档案管理工作要加强制度建设，发挥制度的保障和依据作用，建立健全的制度体系，加强对离退休人员档案的有效管理。完善机制建设，由行政部门落实监管措施，将监管职能发挥出来，通过针对性的监管方案，保障档案管理工作的顺利实施。始终坚持依法治档原则，加强对各项档案管理规章制度的细化，使管理职责更加明确，各部门之间要构建起相互配合、相互监督、共同进步的良好关系，使离退休人员的档案移交工作愈发规范，发挥健全的保障优势。组建起一支专业型的离退休人员档案管理团队，提高档案管理人员的综合素质和专业能力。档案管理人员要面向社会公开招聘，选择具有较强专业能力、责任意识的专业人才加入其中，通过对人员的定期培训和再教育，提高人员的服务意识、工作水平，结合岗前培训、日常培训，规范、高效地实施离退休人员档案管理，提高离退休人员档案的管理成效。在制度保障和人员的支持作用下，保持离退休人员档案管理规范运行，提高信息化管理水平。