企业档案数字化的重要性浅析

2021-11-24国家能源集团陕西电力有限公司晏彩霞

办公室业务 2021年9期

文/国家能源集团陕西电力有限公司晏彩霞

企业档案信息资源是企业基础建设的重要组成部分。现代化企业档案需要档案信息化管理，档案管理是满足企业日益增长需要的重要工作。信息资源在企业现代化背景下充分体现了档案工作的重要性和价值。因此，将所有企业档案转化为实用的信息来源成为重中之重，能够迅速地向用户提供服务，并更好地适应企业现代化的需要。利用数字技术和信息技术，使档案成为可共享的数字信息资源，从而在档案管理上发挥真正的作用。

一、企业档案数字化管理的含义和现状

（一）企业档案数字化管理的含义。企业档案数字化管理是对传统档案管理的创新。档案管理数据库使其能够进行日常工作，如收集、识别、组织、储存、传送、统计等，从而实现网上浏览和借阅的功能。其好处是：第一，节约资源。数字化档案使传统的纸质档案转换为机读档案，不仅节省了存储成本和空间，而且存取方便快捷，避免了纸张和劳动力的浪费和重复材料的印刷。第二，改善办公效率。档案管理使资料及时归档，并尽快得到利用。第三，便于使用。数字化管理简化资料查询方式，让办公人员做到足不出户便知晓天下大事。随着信息时代的发展，它具有便于修改、便于复制的特性。电子文件、电子档案的大量存在使档案呈现透明化，可以为企业提供更好的服务。档案数字化是指利用信息技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影（存储、录像）技术、数据库技术、多媒体技术、存储等高科技应用，将不同资源库中的资源转换为数字资源档案馆。档案馆信息建设的一个重要组成部分是以数字形式存储并通过网络互连，由计算机系统管理，计算机系统形成档案数据库的系统结构，并实现资源分配。

（二）企业档案数字化管理的现状。目前，国有企业档案大多以纸质载体保存，采用传统管理方式管理，为用户提供人工服务，档案利用率很低，放置在档案室里面，查找调用起来非常费时，很难适应企业的快速发展，档案的经济价值和社会价值难以充分发挥，严重制约了档案事业的发展。而数字档案在对原档案文件进行扫描以后，可以迅速方便地把信息录入计算机数据库中，用网络存储档案信息，检索快捷方便，实时同步备份，存储空间小，维护方便安全，还能借助计算机的网络化特点从而更为便利地为全单位、区域、全国甚至全世界所利用。处在网络信息化社会的档案事业，也将朝着多元化、先进化、开放化的方向发展，档案数字化建设乃是大势所趋。

二、企业档案数字化建设应该注意的问题

（一）科学确定档案管理的数字化范围。从理论上讲，所有存储档案的数字化是最基本的数字化方案。实际上，对于库藏较大的档案馆来讲没有必要全部都进行数字化处理，而应该有一个清晰的计划，例如：哪些应该数字化，哪些不需要数字化。作为企业档案，应以利用需求为导向，结合企业的实际情况，全面规划，分步实施，突出重点，量力而行，优先利用最有价值的档案。数字化最终目的是提供利用，企业档案数字化有关的工作都必须使用服务来完成。如果有失偏颇，不利于档案真实价值的表达，也会影响档案数字化的效果。

（二）对企业档案数字化工作的标准化研究引起重视。企业档案数字化标准体系建设可从三个方面进行研究，管理性标准规范、业务性标准规范、技术性标准规范。从简单的标准化发展到科学、精确的标准化，从单个标准到组合和协调标准，是标准化发展的趋势。然而，企业档案数字化仍然是简单、孤立的，并不是一个完整的系统。在软件开发、软件管理、数据管理等方面的标准还不完善，需要加强研究。

（三）发挥档案数字化工作的效益。效益是一切社会活动的重要目标，企业档案数字化建设也应注意到这一点。利用数字化提高服务的优势，并尽可能充分利用数字存档信息，为数字成果带来真正的价值。目前，要重点做好档案（数据）的识别、应用系统的研发和安全体系的建设。只有明确了开放的数据、高效的应用系统和完整的安全体系，数字档案馆的数据才能得到充分利用，才能充分发挥数字化的优势，充分考虑档案数字化的重要性。同时，还要有选择地进行档案数字化，不同的单位可以根据自己的情况选择不同的标准，并将优化后的存储库列表数字化，这是构建归档数据源的基础；同时还应仔细审查馆藏系统，确定具有特色的档案，如视听档案和实物档案，并对此进行全文数字化。根据公司的要求，确定关键文件，如产品和研究档案，以便将整个文本数字化。选择数字化较大的档案，可根据档案的定期或不定期使用的统计结果来确定，如硬件档案、产品档案等。选择与重点项目和企业工作有关的档案进行数字化。

（四）保证档案数字化的安全性。陕西电力有限公司进行档案数字化有三个方面：档案实体的管理、信息的管理和数据管理。档案实体管理的目的是加强对档案实体流动全过程的监控，确保档案管理具有一定的安全性。信息管理必须做好档案内容的保密工作，严防泄密，数据管理的目的主要是防止数据丢失、损坏、盗窃、更改、消除电磁辐射、非法装载和重复、病毒感染，系统碰撞、设备损坏等危险因素，必须对上述三个方面进行综合管理，不能偏袒，以免造成不可估量的损失。安全是档案数字化体系结构中不可忽视的重要组成部分。陕西电力有限公司对档案数字化的安全性较为重视，通过认真研究，在公司本部、水电公司、新能源都制订了档案信息保密制度，建立了档案信息管理数据资源库，档案数据统计完整、准确。公司档案管理系统采用局域网，有专用的服务器，计算机设置了防火墙，由密码访问控制。档案人员定期对档案信息进行检查，备份，确保了档案信息的安全。该公司与服务商签订了保密协议，采取了有效的安全管理措施，强化了数字化过程监督，避免档案信息泄露，保障了档案实体与信息的安全。

三、企业档案数字化的重要性

（一）有利于长远的发展，对档案进行保护。用数字化档案代替原件使用来保护原始档案。采用数字化副本异地保存的方式，输出缩微胶片进行永久保存，这样，这些档案在发生自然灾害时不会受损，从而有助于档案的长期发展。对字迹不清、褪色的照片档案进行修复，在编写组织利用数字化档案的事例上，从人数上和利用卷上证明了数字化档案在保护档案原件上的作用。例如某公司组织部的主要工作是编写公司的组织史。但是20世纪60年代初建厂以来，该公司就没有做过这项工作。该公司63所属各分支机构及以下部门需到档案馆查阅文件和档案。原始文件和档案的重复使用严重损坏了原始档案。为了保护原始档案，档案的专业技术人员机构设立、干部任免、人员调动等其他有关档案，利用数码相机按时间和关键字分类拍照，存储在计算机中，供所属单位和部门使用，提高档案的利用率，有效保护档案原件，减少对档案的破坏。

（二）节约成本，提高档案人员的工作效率。数字化管理后，将纸质档案转为机读文件，既节省了存储成本，又节省了空间。查阅资料更加方便快捷，避免了重复浪费材料造成的纸张和人员浪费。进行数字化管理后，档案可以及时归档，也可以提供更多更快的服务。例如，部门可以快速找到所需信息，节省技术时间。数字档案管理使档案查询快捷方便，数字化使信息共享成为现实。目前，许多大型企业档案馆正在进行档案数字化，将历史资料传送到档案管理系统，建立现代化的检索工具，对新的档案实行系统化管理，将电子档案集中归档，建立高效的档案管理系统，直接开发电子档案文件，在企业技术改造和管理上发挥着不可忽视的作用，这是以前传统管理方法无法取代的。档案数字化可以提供详细、实时的信息，使信息查询非常方便，也大大减轻了办公室工作人员的工作量。存档也从原来的文件存储单元扩展到信息存储。档案数字化为企业的生产经营和技术形态的变革提供服务，进一步促进了企业的稳定发展。

（三）进一步实现社会价值。档案的重要性决定了档案的社会价值，这也是社会历史发展过程中的一个必要方面，让我们对未来有更好的计划。数字档案可以网络存储信息，提供快速方便的查询，实时同步备份，存储空间小，维护方便，确保整个单位、地区乃至世界都可以更加方便地使用它。对于数字档案，涉及的范围较广，传承人类文明，服务于社会主义政治经济体制，为我国不同企业的建设和发展做出了贡献。总之，档案数字化是一项新的措施，也是顺应时代潮流的要求。可以进一步推动中国档案事业的发展，促进社会进步和人类文明进步。