电子档案文件保存技术初探

2021-11-24榆林市爱国卫生运动服务中心刘锐菲

办公室业务 2021年9期

文/榆林市爱国卫生运动服务中心刘锐菲

在信息时代，传统纸质版档案管理已经无法适应时代发展要求，全面做好档案管理工作，必须着重加强档案信息化建设，不断提高电子档案文件保存技术。在档案信息整合与分类的过程中，需要借助各种先进的电子技术加强档案内容审核，为后期的安全维护、档案资源共享与使用奠定基础。

一、加强档案信息化管理建设

提高电子档案文件保存技术，首先，要重视加强档案信息化管理建设，构建档案信息管理系统，档案管理部门应引进先进的档案管理设备，配置稳定的软件和硬件系统，比如交换机、扫描仪等，确保档案信息化管理工作能够有序开展。其次，在档案信息化管理工作中，还需要进一步加快网络化建设速度，及时关注网络与网页的接口，配置专网进行档案管理和接受资源信息，并定期更新和升级档案数据库，依据档案信息化管理的实际需求，构建完善的数据库，及时修补漏洞，并建设数据库预警系统，一旦发现身份异常，立即将其反馈给管理员。最后，应设置专业的管理人员监督与审核电子档案管理工作中的各项事务，规范电子档案管理流程，融入多元化的资料搜集、检索、归档、存储方式，以此确保电子档案管理的时效性。

二、提高电子档案信息管理技术

提高电子档案信息管理技术，首先，要紧密融入大数据技术，从基本定义来讲，大数据技术是继信息技术的新发展成果，该技术具备海量数据规模和巨大的数据价值，能够实现数据信息的高速流转，呈现多样化数据类型，保存海量数据信息。其次，应正确采用智能化分层技术对电子档案管理模式进行优化。目前，分层技术主要包括双层技术、三层技术、四层技术、中间技术和五层结构技术，这五种技术各具优势。其中，双层技术能够拓展档案信息搜索、分析、整合、存储和推荐功能。从基本定义来看，双层技术是由客户端和数据服务器组合而成，当客户端下达命令后，数据服务器会立刻予以接收并执行。此外，双层技术能够实现两台计算机之间的连接，同时开展两台计算机的档案数据提取与分析工作，对这两台计算机进行安全控制，优化各层次功能，将一台计算机中的档案数据信息成功提取到另一台电子设备中。三层技术是对双层技术的优化与升级，该技术组合结构包括客户端、数据服务器与应用服务器，其中，应用服务器和数据服务器互相作用，能优化档案数据处理工作，提高档案信息分析处理效率，减轻数据服务器的工作负担，促进信息沟通。在三层技术应用过程中，计算机软件系统被分为三层：第一层，业务处理层。该层次功能主要是通过分析用户需求对数字信息进行提取然后提交给数据层，由数据层进行处理。第二层，界面处理层。该层次主要负责加工所需要的数字信息，然后将分析结果提交到数据处理层。第三层，数据处理层。该层次主要用于深度分析和处理数字信息，将最终的数据结构输入业务层，由业务层提供最完整的数字信息。由此可见，各层次在互相分工的同时相互合作，使电子档案管理工作效率得到有效提高。四层技术由数据层、Web层、业务处理层和存储层共同组成，其中，数据层用于分析、处理数字信息和编辑电子代码，执行代码应用；Web层通过提供不同的开发方式来降低海量档案信息管理工作难度，维护软件系统安全；业务处理层具有严密的逻辑性，能够将数据层提交的数字信息传输给Web层；存储层主要是分类存储同类别的档案信息。中间技术是中间件技术的简称，该技术被应用于档案信息提取系统各层次中以起到电子资源优势互补的作用。在档案信息提取分析工作中，充分利用中间技术能够改善计算机网络异构分布模式和数字信息管理模式，优化信息处理效果。五层结构技术对数字信息管理系统的划分最为精细，主要层次包括客户端、集成层、资源管理层、Web层、J2EE和Serer算法，这样划分使数字信息管理功能更为多样，运行更加安全可靠。其中，J2EE能够根据信息需求提供最优服务；Serer算法通过数据分析、计算和数据资源分配来提炼最准确的档案信息，使大数据时代背景下的电子档案管理系统处于最佳的运行状态。

三、构建云计算数据平台

从服务层次来看，云计算数据平台主要分为三层：第一层，基础设施服务层；第二层；平台服务层；第三层，软件服务层。这三层服务互相作用方能实现各层次资源优化配置，促进数据共享，实现信息互动，促进平台数据管理工作高效运转。首先，运用云计算技术做好电子档案文件保存工作，需要改善计算机软硬件设备，优化软硬件分支系统兼容性，创新档案数据信息采集技术方法和处理技术方法，针对不同结构类型的云数据设置兼容性处理平台，由各分支系统在同一时间内容提供适宜的分析处理方法与技术，例如在平台中设置云数据分析技术与分支处理技术，当分析技术识别出档案数据结构类型后，由分支处理技术对数据进行迅速处理。与此同时，应全面完善数据挖掘技术和云计算数据中心能量管理平台结构，迅速做好数据提炼工作与清洗工作，及时提取有价值的数据信息，促进云计算数据中心能量管理平台的高效运转。其次，应促进人工智能技术和云计算数据中心能量管理平台的有机融合。从发展视角来看，基于人工智能技术支持的云计算数据中心能量管理将日趋智能化、数据化与信息化，平台存储容量会进一步扩大，这样能够做好大量电子档案信息保存工作，使电子档案保存技术得到全面性优化。据调查了解，IP网络存储器是云计算数据中心能量管理平台存储系统的核心设备，该设备存储了所有云数据，包括结构化数据、非结构化数据与半结构化数据，不同数据结构对存储空间的要求以及产生的影响也不尽相同。此外，存储器及其存储容量不仅要满足大量云数据存储需求，而且要兼顾不同数据格式兼容、转换、生成与交互，满足容灾备份的空间需求。人工智能技术还能改善云平台服务器宽带，为大量电子档案文件提供充足的存储空间与备份空间。信息时代的云服务器宽带必须能够确保整个制作系统的畅通运转，同时，能满足数据I／O所需的极限带宽。目前，基于人工智能技术的云平台已经能够支持不同结构数据信息的同时传输。再次，人工智能技术能够进一步加强电子档案数据安全保护工作。如今，网络病毒和黑客攻击问题依然存在，要确保云平台的正常工作，保证电子档案数据的精确性，维护IP网络安全，必须加强对云数据信息的安全保护，这就需要全面加强IP网络存储系统软硬件安全建设，设置存储数据安全密码与数据逻辑安全系统，对电子档案数据的完整性、信息准确性和应用安全性进行科学管控，全方位预防网络病毒的恶意侵害。与此同时，要对Amazon S3／OpenStack Swift、Microsoft Active Directory和LDAP这三项协议进行安全管理。另外，要重视优化IP网络存储系统架构。从宏观层次来看，IP网络存储系统架构属于开放式系统存储，该存储模式分为内置存储与外挂存储，其中，外挂存储又分为直连存储（简称DAS）和网络存储（英文简称FAS）。网络存储分为存储区域网络（英文简称SAN）和网络接入存储（英文简称NAS）。而存储区域网络又分为IP-SAN和FC-SAN；网络接入存储分为统一式、网关式和横向扩展式。从微观层次来看，常用IP网络存储架构主要分为两种：第一，SAD架构。该架构模式属于一种独立存储网络，在该架构的支持下，电子档案数据传输迅速而流畅，扩展性效果良好。第二，NAS架构。该架构模式主要是以IP网络技术为依托提高电子档案数据专用存储服务，在具体工作中，NAS架构会充分利用专业操作系统和文件系统来对外提供标准化CIFS／NFS协议，同时，通过启用太网交换机实现存储设备和应用设备的有效连接，构建完善的电子档案存储网络，对以云数据为表现形式的电子档案信息进行集中化管理，减轻宽带压力，使带宽得以释放，全面优化云平台性能，使电子档案保持技术更具实效性。