机关档案的整理与归档新探

2021-11-24胶州市医疗保障局王秀葵

办公室业务 2021年9期

文/胶州市医疗保障局王秀葵

按照国家档案局颁布的《机关档案管理规定》文件要求，通过规范档案管理，保证机关档案工作科学开展，为各项业务发展提供指导。但就目前来看，机关档案在整理和归档环节仍然存在较多问题，存在各种不规范现象，无法满足档案管理要求。因此还要加强机关档案整理与归档方法研究，从而推动机关档案工作的现代化发展。

一、机关档案的整理与归档问题

能否做好机关档案的整理与归档工作，直接关系到档案能否得到科学管理和高效利用。但结合实际情况来看，机关档案为部门在办理业务过程中形成的文字、图表、声像等具有保存价值的记录，属于零散文件，包含多个门类，并且内容、形式丰富，给档案整理和归档带来了一定困难。结合机关工作实践可知，档案属于多载体、多门类集合体，需要满足不同的管理需求，未能合理进行档案类型划分，将导致形成的档案文件构成体系差异不明，导致档案后期管理难度增加。而编号不合理、目录联系难建立等问题的发生，将给档案开发利用带来阻碍。机关档案中涉及政策性、法规性资料，要求人员能够依法将档案纳入管理范畴，及时整理和归档。但未能准确界定归档范围，造成档案材料不齐全，将给档案使用带来问题。现阶段，机关档案管理重心放在前期规划和部署方面，未将档案信息化建设当成是关键任务，并且出现了重档案文件办理、轻档案办理的情况，并未提出明确的档案整理和归档操作细则，不利于档案管理工作的规范开展。

二、机关档案的整理与归档策略

（一）做好档案分类。档案的整理质量，在很大程度上取决于分类标准。结合单位工作实际情况，还应完成分类方案的编制。按照国家和行业档案标准确立分类原则，结合单位职能职责和工作流程对全部档案进行分类，制定不同类目的档案编号格式及说明。以医疗保障局全宗为例，需要划分为医保文书、医保业务、医保会计、稽核监管、医保电子类、医保音像、医保实物等几大类。多数档案可以参照国家和行业标准确定档号格式，无相关标准的可以参照地方标准和单位实际情况进行分类，为后续档案整理、保管和利用提供便利。将编制的档案分类方案报备同级行政管理部门审批，经过同意备案后可以进行档案整理。值得注意的是，在分类过程中，除了按国家和主管部门规定进行专业档案设置外，还要对专门领域、具有一定规模和能保持工作常态的文件材料进行类别设置，如疫情防控档案、社会救助档案等。从档案整理角度来看，在一级门类下还要完成二级门类的设定，如医保业务档案下属需设置综合业务、参保单位人员、基金征缴、医保个人账户管理、医药定点单位管理、医疗费用审核结算等多个门类。结合实际工作需要，可以在二级门类下完成三级类设定。根据类别差异进行档案文件资料收集和整理，能够为单位管理决策制定提供翔实资料依据，使档案资料得到高效利用。

（二）加强编号管理。档案编号相当于档案的“身份证”，在档案整理和归档期间将发挥重要作用。按照国家规定档号应反映档案来源、门类等属性，具有与固定卷（件）文件相对应的唯一性。而各机关单位的综合档案拥有全宗号，能够表明来源出处。结合医疗保障局档案文件门类情况可知，包含文书、图片、会计等多种类型，拥有多种载体形式，还要采取适合的编号方法。如文书通常按照件号形式存储，图片则按照册（组）等形式保存，拥有各自的编号，确保各门类档案根据整理方法确定档号，使属性得到准确反映。其中，文书主要产生于行政管理事务活动，属于常见档案类型，可以按照全宗号+WS年度+保管期限+机构代码+件号顺序进行档号编制。其中，WS指的是档案隶属文书这一门类，保管期限可以利用字母+数字方式进行编码，如30年就是D30，如果为永久保存可以直接标注为Y。利用数字对机构进行标识，可以通过建立代码对照表确认对应编号。在图片档案整理过程中，可以按照全宗号+ZP年度+保管期限+册（组）号+张号的方式进行档号编写。在会计档案整理时，考虑到档案形式丰富，还要结合具体类别进行二级门类代码编写，如会计账簿代码为ZB等。这类档案通常以卷为单位，可以按照全宗号+KU二级代码年度-案卷号方式整理。

（三）合理编制目录。根据档案编号可以确认档案来源、创建先后顺序等，但是想要进一步掌握档案间的联系，还要完成目录合理编制，从而为后续档案查找提供便利。伴随着机关档案工作的信息化建设，还要确保编制的目录能够同时满足人工查找和计算机检索需要，与著录、元数据等保持对应关系。因此在梳理对各类件、卷资料时，还要结合历史联系、形成规律等对相同门类档案进行融合管理，确保对应目录能够保持相对统一。比如以卷为单位进行档案整理时，还要依次完成案卷目录和卷内目录的编制，在后者添加案卷属性，共同构成文件目录。按照序号、聚合层次、文号等项目，可以使案卷文件目录和归档目录得到结合，完成目录数据库的建设。为保证目录数据库能够加强与电子档案元数据库的联系，在机关电子档案管理方面还要采用统一档号命名和整理档案资源，完成唯一标识符设定，确保档案能够顺利转换和共享。在元数据库建立阶段，还要根据实体元数据对确认档案结构、数字签名等，并采取关系数据库结构保持与目录数据库的实时关联，使档案文件的真实性和规范性得到增强。利用目录对档案联系进行揭示，能够使整理得到的档案成为有机体系。

（四）把握归档范围。在档案归档过程中，为保证各类文件材料齐全，还要明确归档范围。从文书材料归档角度来看，应确保反映机关活动材料全部得到整理，包含反映机关非主要职能的活动材料，如工会、团委等产生的活动资料。针对非“红头”文件，同样应及时归档，包含调研报告、重要统计报表等，这可以使机关工作得到客观、真实反映。在机关职能发生变化时，还应对文件材料归档范围进行及时调整。在机构改革背景下，针对撤销、合并的处室，需对归档范围重新界定。整理会计、照片等门类档案，除了按照国家规定进行归档，还要对确认电子档案资料归档范围。结合机关工作实践可知，有关部门计划、预算等档案容易被忽视，实际还应加强归档管理。针对跨部门形成的档案资料，如医保业务档案涉及医药管理、社会保障等多个部门，还要按照专业档案对归档范围进行统一确认，树立统一管理标准，确保各部门通过相互监督和约束保证档案得到及时收集、流转和接受，继而达到归档要求。医疗保障局档案资料具有一定特殊性，相比较而言，照片、影像等档案数据量较大，在归档时还要加强电子文件及元数据归档管理。在实践工作中，还要结合国家有关规定完成电子文件元数据管理方案的编制，确保相关数据资料得到及时收集和归档。

（五）规范归档程序。结合机关档案管理工作的规范化发展要求，还要规范归档程序，树立明确制度流程使各个环节的档案管理工作得以规范开展。首先，确认归档时间，除拥有特殊要求的档案，均要在第二年6月底前完成归档业务。而针对采用自动化手段建立的档案资料，还要做到办理的同时即刻归档。其次，针对不同类别档案，需要建立明确的归档流程，编制说明性文件，提出档案整理的操作标准。结合档案类型和管理要求，需要使建立的流程拥有不同侧重点，从而加强归档过程的操作指导，确保人员能够准确理解档案编制要求，为管理标准的落实提供保障。再者，在档案交接时还应按照要求清点核对。根据程序规定，应参照目录对档案进行一一核对，并履行登记手续完成归档过程元数据记录。针对电子文件，在归档时同样需要履行上述手续，同时为加强档案质量管理，在办理流转时应确保归档对象为电子形式。结合档案管理的规范化发展要求，还应加强信息技术的引进，通过建设管理平台为文件归档管理提供便利，以数字复制件形式加强档案保存，避免拥有永久保存价值的档案资料丢失。对于管理人员来讲，还应结合档案材料的差别熟悉归档流程，加强档案整理分析能力，促使档案管理效率和质量得到进一步提高。