做好档案的科学管护完善档案安全体系建设

2021-11-24华能澜沧江水电股份有限公司漫湾水电厂许蓉

办公室业务 2021年9期

文/华能澜沧江水电股份有限公司漫湾水电厂许蓉

注重档案管理安全，首先须分析档案管理中存在的风险，并采取预防和整改措施，还需要先进的管理手段与之相互配合。文章根据“档案保管技术学”相关知识，结合“档案管理保护”内容，对档案进行科学的保管保护，档案保管保护的内容和意义，以及如何开展档案的科学管护进行了探讨。

一、档案进行科学保管的必要性

首先，档案的本质属性和档案所具有的不可替代的重要作用决定了必须科学设计档案管理工作，明确档案的原始记录价值。其本质属性决定了档案是其他史志图书资料无法比拟的第一手真实记录。档案的作用在于存凭、留史、资政、育人。2003年，时任浙江省委书记的习近平同志在视察浙江省档案馆时指出：“档案工作是一项基础性工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业的发展，都离不开档案。在全面建设小康社会的进程中，档案工作显得越来越重要，档案工作正在走向依法管理，走向开放，走向现代化”。其次，档案载体的属性及外部条件的影响决定了必须对其进行科学保管。由于档案记录的载体存在差异，在社会和环境因素的复杂影响之下，档案管理工作正在发生深刻的改变，部分档案管理工作机制在受到外部因素影响的情况下出现了较大程度的改变。因此，出于提高档案管理工作持续性的目的，档案管理相关保护性措施得到了较为合理的构建，档案的保管工作也会在业务环节创新方面发挥更大的价值。六个环节即档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用。其中档案保管占有重要的基础性地位。所以，对档案进行科学的保管显得至关重要。

二、档案保管工作的内容和意义

档案保管工作主要是将档案馆之中的资料进行分析并开发其实用价值，在档案的存放管理工作实施过程中，维护档案安全性至关重要。维护档案的完整与安全，是档案管理的基本要求。保管是档案管理中的一项重要内容，包括档案库房管理和档案实体管理，概括为三个方面：一是必要的保管条件。二是科学的管护方法。三是提高档案管理维护制度的完整性。要充分明确档案保管工作的突出价值，结合当前管理相关工作的总体运行情况，对档案保管相关工作的具体价值加以分析，使档案管理工作可以在确立为物质对象方面具备有利条件。在档案管护制度建设过程中，要对管护措施缺乏可能构成的档案损坏问题进行完整研究，使档案管护的措施具备更高的规范性，并借此开发出档案资源的应用价值。

三、如何做好档案保管工作

（一）保管工作的法律法规。档案安全的最大保障是工作人员认真的工作态度，档案安全的最大危险是其疏忽。从“组织保障”“制度保障”“应急措施”“宣传培训”“安全保卫”的安全保障机制对档案进行多方面的管控分析，准确识别相关工作的风险点。要确保档案管理措施具备全覆盖能力，以便前端控制手段的作用可以得到更加充分的开发，满足档案信息的建设需要。要实现对信息化硬件装置的合理应用，为档案安全预警体系的建设提供更加完整的支持，真正做到“安全问题想在前，安全工作做在前，安全隐患解决在前”。国家层面从《档案法》第7、8及第13条，《档案法实施办法》第9、10及第15条，《机关档案工作条例》第3、14、19条等相关法律法规及条款都对档案保管工作作出了相关规定和要求。

（二）保管工作的三个方面。保管工作的三个方面：第一是必要的物质条件；第二是科学的管护方法；第三是严格的管护制度。

1.必要的物质条件。（1）库房的科学设置。库房须执行《档案馆建筑设计规范》（JGJ 25-2010），档案馆库房的选址需满足：不能建在靠近江河湖泊、地势低洼、地下水水位高的地方；不能建在靠近工矿企业生产用房的地方；不能建在靠近易燃易爆场所和闹市区的地方，要与其他建筑保持安全距离；不能建在远离市区，交通不便的地方要预留扩建余地。档案室库房的安排要求：应设于机关办公楼内，避免设于底层和顶层；不宜设于阳光直射和温度过高及靠近盥洗室、锅炉房、民居、餐馆等，做到办公室、阅档室、库房分开，总之，库房设置和建造应充分考虑档案十防要求，以利于档案的科学保管。（2）完善档案管理相关设备。在档案的安全管理中，设备的配备也非常重要。防火设备（灭火设备）、防盗设备（监控设备）、温度湿度测量设备（温湿度记录仪、除湿机等）、空调设备（单体空调，中央空调）、消毒杀虫设备（化学方法、物理方法）、保护设备（复印机、缩微机、补洞机、纸浆修复机等）。不难看出，在实施档案的管理中，设备是关键。拥有完整的档案管理设备，才能提升档案实体安全管控水平。随着信息时代的高速发展，档案又有了新的形式——电子档案，档案的信息化时代已经到来，这给传统的档案工作带来了巨大的挑战。档案的管理需要采取对应有效的措施，实现档案管理设备的完善，最终为后续工作的开展奠定良好的基础条件。

2.科学的管护方法。（1）管好档案库房和设备。档案实体的保管是档案管理基础性的业务工作，档案长期保管不善将直接导致库藏档案案卷缺失、破损，所以保持库房干净整洁，达到“十防”要求，库房温度、湿度符合国家规定标准，库房以及箱柜架标识准确，双人管理库房定期检查库房内设备十分重要。在日常管理中，档案管理人员须严格执行《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T 15-1995）、《档案密集架智能管理系统技术要求》（DA/T 65—2017）、《数据中心设计规范》（GB50174-2017）等标准的各项要求，档案管理人员定期对档案库房进行安全检查，杜绝安全隐患，保证档案库房内部各种设备和设施的正常运行，发现问题及时向档案主管领导汇报，并采取有效应急措施，认真落实整改工作。牢固树立“防灾胜于救灾”的意识，时刻绷紧安全之弦，坚决克服麻痹思想，以严的态度、实的举措，全面落实档案安全各项措施，防止发生档案不安全事故。（2）管好档案。档案安全工作应采取“预防为主，防治结合”的安全防护策略，一手抓防范，一手抓治理，在实施主动防御的基础上，做好档案的安全风险防范。一是档案法律法规和政策制度执行风险方面。档案部门应根据《档案法》及相关法律法规完善档案的收集、整理、保管、利用等安全管理制度并严格贯彻落实，开展制度“废、改、立”工作，全面梳理档案制度，不断健全、完善档案管理规章制度，为筑牢安全防线打下坚实基础，档案工作纳入部门、个人年度目标责任书内考核，并将相关档案安全责任人、档案安全工作职责写入《安全生产责任制管理办法》，以强化员工对档案安全工作的重视。二是资源安全风险方面。档案部门每年应根据档案工作计划安排，年初向各部业务部门征询上一年产生的资料需归档的范围，年中下达《归档工作计划》，对归档的范围、要求、时间，各部业务部门归档人员做出具体安排；档案管理部门应安排档案管理人员积极对各业务部门负责归档工作的人员进行归档业务指导、督促归档工作，做到档案应收尽收，应归尽归，确保各门类档案齐全完整。三是档案实体管理风险方面。对于档案实体，除做好日常巡视管理外，强化汛期、重大灾害档案安全管理，加强安全隐患排查，完善安全措施，确保汛期档案安全。四是档案信息管理风险方面。根据国家档案局《档案数字化外包安全管理规范》结合实际制定了《档案数字化异质异地备份实施方案》《档案异质备份技术方案》并根据安全形势的变化，不断完善方案。稳步推进档案数字化工作建设，严格按照国家相关标准和规定来配备设施设备。通过培训、业务指导、检查加大对各部门及数字化外包公司的安全监管，提高档案信息安全意识。五是档案保密、开放与利用风险方面。要分析档案属性，并将其作为信息资源进行实用性价值的理解，使档案管理工作的深远意义可以借此被深入理解，确保档案管理工作可以为档案信息的开发利用提供精准支持、档案管理工作需要加强对业务关联性的重视，确立档案管理工作的中心，以便档案管理工作的大局可以得到更加有效的维护，并具备创新属性，在为领导服务、为各工作部门服务的过程中充分发挥档案的作用，实现档案的价值。

四、建立档案安全长效机制

档案安全管理工作需要实现对档案信息安全度的有效维护，使档案管理工作的各环节有效衔接，为档案管理工作全面提升安全等级提供帮助。把档案安全管理贯穿于档案工作的全过程，用规章制度管人管事，不断建立完善规章制度，缺什么补什么，从而明确职责，责任到人到岗，建立档案安全长效机制。如建立《库房管理规章制度》需人员出入库房制度、库房专人管理制度、双人管理库房制度、档案出库入库登记制度、安全检查制度、档案消毒杀菌登记制度。