新常态下企业办公室管理的困境与对策

2021-11-24中国船舶重工集团有限公司第七一研究所张贞记

办公室业务 2021年9期

文/中国船舶重工集团有限公司第七一〇研究所张贞记

新常态发展背景下，企业办公室管理是企业发展中的一项重点工作，通过落实办公室管理工作，促使办公室工作人员了解自身工作的实际内容，正确认识需要肩负的责任，这样才能认真对待自身工作，提高工作质量与效率。传统管理方式已经不适合企业办公室发展，因此，要及时创新与完善管理工作，促使办公室管理水平得到提升，为企业更好发展打下基础。所以，本文将针对新常态下企业办公室管理的困境与对策进行阐述。

一、新常态下企业办公室管理的必要性

新常态发展背景下，企业办公室管理的必要性，本文主要从以下几点进行阐述：

1.在社会的快速发展中，各个企业之间的竞争逐渐激烈，企业如果想要在激烈的市场竞争中，实现自身更好发展，那么需要企业将自身优势与价值发挥出来。实际上企业之间的竞争就是人才的竞争以及技术的竞争。在此背景下，通过落实办公室管理工作，促使每一位工作人员正确认识自身工作，在未来工作中，端正工作态度，提升工作质量与工作效率。

2.通过办公室管理，在一定程度上，确保企业能够在社会市场中树立良好形象。办公室管理水平，在一定程度上反映了企业实际发展水平。企业的更好发展，需要各项工作的顺利进行。在办公室工作开展中，通过管理及时发现办公室工作中存在的问题与不足之处，给出相应调整措施与解决措施，促使办公室内各项工作能够顺利实施。企业能够良好运作，在社会市场中树立良好形象，那么企业的产品将会得到社会市场更多重视与关注，创造更多经济效益与社会效益。

二、新常态下企业办公室管理面临的困境

（一）管理制度有待完善。通常情况下，在企业办公室管理工作开展中，需要完善工作制度，为管理工作开展提供有效引导，促使管理人员能够正确认识自身管理工作，能够在自身工作中发挥专业能力与素质。但工作开展中不难看出，企业办公室管理制度并不完善，导致管理工作经常会出现混乱，同时工作人员对于办公室管理工作，以及自身工作重要性没有正确认识。管理效率低下，任何事情，都无法在第一时间给出相应解决措施，导致问题影响范围的逐渐增大，制约企业的更好发展。

（二）管理人员能力有待提升。在企业办公室管理工作中，管理人员在其中发挥着不可替代的作用，如果管理人员能够对自身工作有深入了解，同时具备较强管理能力与综合素质，那么管理工作也将会有序进行。但实际上，有很大一部分管理人员，意识不到企业办公室管理工作的重要作用。忽视管理工作，对于当前广泛使用的大数据技术以及云计算技术等，没有进行合理应用，影响管理水平的进一步提升。

三、新常态下企业办公室管理对策

（一）构建完善管理制度。新常态发展背景下，为促使企业办公室管理工作能够得到更好落实，应对构建完善管理制度给予更多重视与关注，通过管理制度为办公室管理工作提供有效引导，避免工作出现混乱情况。在实际管理制度的完善中，可以从以下几点展开：

1.在以往企业办公室管理中，会制定相应管理制度，尽管当时的管理制度已经不适合如今企业办公室发展，但其中有很多条例具备可操作性，能够达到良好的管理效果。基于此，在管理制度的完善中，要在传统管理制度基础上进行，细化完善其中有效条例，然后添加新的内容。

2.要积极鼓励更多工作人员参与到管理制度的构建中，结合企业发展实际情况，提出自身看法与意见。领导者与管理者对于每一位工作人员提出的建议，要安排专业工作人员进行详细记录，这样才能将可行性建议融入管理制度中。通过该种方式，可以提升管理制度的完善性与可操作性。

3.管理制度在完善后，要将其落实到实际办公室管理工作中，发现其中存在的不足，并作出调整，确保管理制度在办公室管理工作中，将自身优势与价值发挥出来。

（二）提升管理人员素养。上文说到管理人员在企业办公室管理中，发挥着不可替代的作用，因此，要在最大程度上保证管理人员能够掌握更多管理技巧，具备较强管理能力，从而不断提升管理水平。在提升管理人员的素养过程中，可以从以下几点展开：

1.企业可以适当为管理队伍注入新鲜血液，结合管理岗位实际情况，引进更多管理人才。在人才招聘中，要根据实际情况，对招聘时间、招聘岗位、岗位工作内容以及薪资待遇等作出明确规定。这样才能确保招聘到的人才，符合企业岗位工作，在进入企业后，可以在最短时间内适应岗位工作，不需要企业方面花费更多时间与精力对其进行培养。

2.定期做好管理人员教育培训工作，在实际教育培训期间，要将工作重点放在管理能力的培养与提升上。确保管理人员在教育培训过程中，掌握更多管理技巧与管理知识，对于自身管理工作能够有全面认识与了解，意识到该项工作重要性，这样才能在未来工作开展中，发挥自身专业能力。对于教育培训的内容，要进行及时考核，通过考核可以掌握管理人员学习情况以及学习态度，并将考核纳入日常考核当中，与薪资挂钩，确保管理人员能够重视教育培训工作。

3.为确保管理人员能够始终保持饱满的工作热情，对在办公室管理工作中表现较好的工作人员，企业方面可以适当给予其奖励。奖励可以采用不同方式，比如，物质或者提供升职机会等，将管理人员工作积极性调动起来，使得提升办公室管理水平。创建高素质管理队伍，为企业办公室管理工作开展打下良好基础。

（三）强化协调工作。企业是促进我国更好发展的重点与关键，在科学技术快速发展背景下，办公室管理人员自身要具备一定创新能力，在新常态下，更好落实管理工作，挖掘更多资源。在这一过程中，需要管理人员及时做好协调工作。在具体协调工作的落实中，可以从以下几点进行：

1.办公室管理人员要能够为企业各部门以及各个办公室，提供有效资料。在日常工作开展中，要收集及时对割裂数据信息，并做好整理与分析工作，这样不仅可以了解各办公室实际工作情况，同时利用有效数据信息，为企业领导者决策，以及后续办公室数据信息的利用打下良好基础。在各办公室工作的落实中，管理人员要根据领导安排，对工作进行科学合理规划，确保各环节工作都能够有专业工作人员负责，避免出现工作混乱的情况。

2.在实际管理工作开展中，要采用信息化的工作方式，合理应用先进信息技术，这样可以减轻工作人员工作量，减少其工作压力，全面调动工作人员的工作积极性。管理人员要促使各个办公室之间进行沟通与交流，促使工作人员之间能够形成良好关系，创造良好工作氛围，随之提升工作效率与工作质量。

（四）细化工作项目。在企业办公室管理工作开展中，要细化工作项目，办公室职能涉及许多不同内容，工作覆盖面更加广泛。因此，为促使办公室管理工作能够发挥自身优势，真正起到管理作用，管理人员要结合实际工作情况与工作流程，按照先后顺序，分析其逻辑的可行性，全面研究不同工作细节，在此基础上，对工作进行量化与细化，这样才能对工作进行有效把握与分解，促使管理质量与管理效率得到提升。在办公室工作开展中，管理人员要将不同工作安排到每一位工作人员身上，促使各环节都会有专业工作人员负责，提升整体工作质量。