企业物资招标采购风险与防范措施探讨

2021-11-23樊晓萍大庆油田化工有限公司

现代经济信息 2021年7期

樊晓萍大庆油田化工有限公司

新时期背景下，社会物资供应充分，企业购买大宗物资时为了节约采购成本，保证物资质量，获得更加全面的服务，采用招标采购的方式。然而实际工作中由于没有按国家招标采购的相关制度执行或者企业内部采购流程中有环节处理不当，反而形成一些风险因素，造成采购成本抬高。因此关注和分析招标采购风险问题，并有针对性地制定防范措施，能有效规范招标采购过程，保证采购活动物有所值。

一、招标采购风险定义及特点

招标采购风险是指在企业在采购经营过程中，受各种因素影响，每个工作环节，都存在遭受损失的威胁，如果对这些影响因素认识不足、控制不力，这些风险就会带来经济损失。招标采购是一个动态化的过程，本身就是一种风险类型，其特点主要表现为：

(一)复杂性

招标采购风险可以控制但不能被消除，主要原因就是风险产生因素及风险控制措施具有复杂性。虽然招标采购的管理理念和执行方式层出不穷不断更新，但是引发风险的诱因也在不断变化，所以要完全消除招标采购风险不可能实现，只有加强控制降低风险概率。

(二)全局性

招标采购看似只是物资采购的过程，但是出现问题后造成的影响却是全局性的。因为物资供应是企业生产经营的核心保障，“巧妇难为无米之炊”，所以如果物资供应链出现问题，影响企业的正常生产运营。再者招标采购涉及采购金额巨大，无论是哪个工作环节出现问题造成经济损失都不小，不仅企业面临巨大损失，还会在社会上造成不良的社会影响，所以招标采购风险影响是全局性的。

(三)多样性

招标采购过程中由于观测角度不同，引发风险的因素不同所以风险类型是多样化的。例如从供货商角度来看意外风险、价格风险、质量风险等诱发原因不同，风险类型有很多。从采购方角度来看有验收风险、责任风险、存量风险、计划风险等；此外还有招标过程中的法律风险、合同风险等，所以招标采购过程中风险种类是多种多样的。

二、企业物资采用招标采购的必要性

(一)招标采购能提升企业的知名度。企业大宗物资采用招标采购，将会是经济规模巨大的经济活动。通过组织这样的经济活动增加企业的号召力，也能提升企业的知名度。招标过程中企业与各供应商协调配合为以后更多的合作起到铺垫作用。再者效果良好的招标采购活动，可以促成实力相当采、买双方形成良好的合作关系，相互促进创造更加丰厚的经济价值。

(二)物资招标采购能降低材料成本。按照市场规律，购买数量越多，商品价格相对越低。在市场竞争日益激烈的背景下，为了寻求质量好、服务周到又经济的合作伙伴，通过招标的形式，进行比较、筛选就能权衡最佳的合作对象。再者通过规范化的流程采购活动，可以加强双方的沟通交流，既提高了工作效率，也能平衡各方经济利益，可以说一举多得。

(三)招标采购能优化社会资源配置。招标采购提供了一个公开的竞争环境和一种开放式的资源获取方式。在这样的前提下实现了能者优先，是良好合作的重要开端。我国加入世贸组织后，很多国际物流、物资供应商进入国内市场，市场竞争更加激烈，招标采购政策适时地对市场进行调节，避免违法违规操作。所以说企业采用招标采购的过程既是竞争过程，也是资源优化配置的过程，实现了经济效益与社会效益的双丰收。

三、企业物资招标采购的风险分析

(一)风险识别

企业物资招标采购过程中，工作环节多，经手人员多，参与企业多，因此风险控制是一项困难的工作。只有科学分析风险因素及风险点，对其进行归类划分不同的风险等级，才能有针对性地做好预防控制措施。为了不遗漏任何风险点，作者从审标、发标、开标、评标、定标这五个招标采购关口，逐个分析排查归类依照风险点性质划分为法律风险、思想道德风险、岗位职责风险、舆论风险和环境风险这五大类风险点。按风险造成的影响程度划分为A类、B类、C类三个级别，A类是造成重大经济损失，不符合招标采购规范标准，并且已经出现违法违规现象；B类对企业造成比较严重的经济损失，不符合招标采购规范标准，有可能违反法律规定；C类对企业造成的经济损失一般严重，不符合招标采购规范标准，没有触犯法律规定。

(二)风险评估

风险评估有专门的风险评估小组来对风险进行定量评价。评价采购风险发生的可能性和导致的后果。采购风险评估小组按照既定的风险识别方案梳理出风险点，审查每个风险点具体涉及的风险因素。按照风险因素造成的影响程度划分到A类，B类或C类，不同的影响程度对应的扣分不同。按照风险点和风险因素统计清楚后，只要依次核对看是否属于符合项，再进行打分，最后做出比较客观、科学的风险评估报告。

四、招标采购风险防范措施

(一)严格按照法律规范确立、执行招标采购流程

招标采购风险潜藏在招标采购流程的各环节当中。所以严格依照法律规范审查招标采购流程环节，尽量减少潜在的风险因素，这样的做法就是为了风险规避。

1.招标准备阶段

(1)成立专门的招标采购部门，招标管理部门对重大的采购事项需要向上级申请，提出招标实施时间，采购标的，经经理办公会上决定并签署意见，采购部门按此执行。采购部门严格按照法律法规要求组织招标活动。按照要求保证参与招标的单位不得少于3个(特殊材料不遵循这条规定)。采购过程严格执行相关的采购管理制度。

(2)广泛收集市场信息，所有正确的决策都是建立在足够的信息储备基础之上的，信息完整度可以提高决策方案的正确率。例如制定招标采购价格，就需要了解市场资源储备情况，市场价格波动规律，了解供应商市场份额、生产能力以及商业信誉等，收集丰富的信息内容才能从其中提炼出更多有用的内容为决策服务，降低决策风险。

(3)加强对物资采购计划的审核，严格控制物资采购计划的管理。结合企业实际生产需求，审核物资采购计划编制是否合理，调查采购计划是否存在偏离实际的现象。核对物资采购数量、采购时间、使用计划、采购目标、质量要求是否符合目标要求，避免采购信息出现误差。

(4)加强对招标采购小组人员的培养教育。加强相关人员对招标采购法律、法规和相关审核管理制度的学习。加强思想道德教育，提升采购人员职业道德素质和守法意识，避免出现违法行为和腐败行为，净化整个招标采购流程，保证所有工作依法依规进行。

2.投标过程中

(1)招标方要保证公正公平公开，不能相互串通，忽视职业道德。

(2)严格审核供货方入围资质。结合市场调查数据资料，严格审核供货方提供的资料信息，防止有代理商或者中间贸易公司借用厂商信息投标增加中间成本，技术、售后、交货环节也无法得到有效保障。

(3)认真审核关于商品信息的描述。物资的品牌详尽清单，明确计价方式、服务项目、服务范围、服务标准、服务人员数量及岗位要求等。避免提供商品信息与实际需求指标有误差。

(4)严格打击围标、串标行为。由于当前商品市场竞争激烈，不能避免有供货商采用不正当的竞争方法，为了达到中标的目的采用串标、围标等违法违规方式投标。要严格按照《招投标法》《反不正当竞争法》的相关处罚要求，对违法行为进行打击。

(5)加强采购合同的管理。第一，由法务人员对合同条款进行审核，保证责权清晰，行文规范。第二，审核合同双方当事人是否具有主体资格，是否有民事权利和行为能力。第三，审查合同的内容是否准确、完备。对于合同内容的异议部分，必须及时按照规定程序进行处理，尽可能的减小合同风险。

3.定标阶段

为了保证整个招标流程科学、严谨、合法、有序，招标工作结束后，组织纪检监察、审计、财务等部门对招标采购全过程进行监督审计。总结梳理，为日后招标采购工作更好地开展积累经验。

(二)建立健全风险控制系统

完善采购风险管理制度建设，就是在为招标采购筑起第一道风险“防火墙”。首先，完善的制度体系有效防范招标物资采购腐败、保证企业招标采购公开、公平、公正，推进招标采购高效有序进行。其次，制定采购商品技术质量标准。采购物资时保证产品质量符合国家标准、行业标准、或企业采购特定标准。同时，对各生产厂和制造部门的生产原材料的质量标准进行核查，保证原材符合要求。物资材料投入使用后，供应商提供的产品或服务质量与合同不符时，应由供应商承担赔偿，并在一定限期内不得再行参与招标采购活动。再者，加强对库存物资管理，科学计划尽量实现零成本库存机制。最后，完善采购付款机制，大额货款要实行分级分权管理，根据授权逐级审批。按时进行货款审计，以便发现舞弊，纠正偏差。

(三)建立风险预警应急机制

1.建立采购风险预警机制。通过对招标采购过程中风险值较大的管理要素要重点审查，检测设定警戒值。发现风险征兆要及时预报，启动应急机制。例如，对主要物资设定库存量警戒值，低于这个库存指标必须实施应急措施。

2.建立物资采购应急系统。当风险发生后，企业需要启动应急措施。招标采购也一样，需要制定一套备选方案，这样风险发生后不至于无计可施。为了变被动为主动，招标采购活动中，可依据实际情况，制定一套可以对应替换的应急措施以便及时补救。