新修订《档案法》视角下事业单位档案治理的路径探索

文/福州植物园 陈慧如

一、新修订《档案法》中关于档案治理的内容

（一）档案收集保管方面强调档案安全问题。2020年6月20日，《中华人民共和国档案法》修订通过，自2021年1月1日起开始实施，标志着我国档案法治建设开启新的里程碑。事业单位如何适应治理现代化的要求，强化档案治理体系建设，推进档案治理现代化，是贯彻落实党的十九届五中全会精神，系统谋划“十四五”时期档案事业发展的重要任务。档案安全是档案工作的生命线和底线。新修订的《档案法》对于档案收集的内容予以了规定，增加档案治理中关于组织单位如何开展档案收集的工作内容，对于归档的范围也有了更加具体和明确的规定，使得档案管理员能够更好地进行档案治理。同时，对档案的收集渠道也予以拓宽，如归档档案馆除了国家规定的政策接收与移交外，还可以通过捐赠、购买、代存等方式收集档案。

（二）明确档案治理的主体与职责。新修订的《档案法》使得档案治理的相关规定更加科学、规范，如其中明确档案工作的领导主体是中国共产党，要求各级人民政府应当加强档案工作，要对档案事业发展提供经费保障，并且要规划档案事业的发展。同时对旧《档案法》中一些提法与描述进行修订，使得新修订的《档案法》的表述更加准确。对于档案的归档问题，明确个人不得拒绝归档，同时机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案。对于档案的公开方式，要主动服务社会，档案的领导与治理主体需要关注社会的需求，积极发挥主观能动性更好地服务社会。

二、事业单位档案治理存在的主要问题

2019年国家档案局发布《机关档案管理规定》中对于机关档案予以界定，明确机关档案工作是依法行政，提高治理水平的重要基础，对于机关档案采用的是统一领导、分级管理的原则，要求强化机关单位的档案采用集中、统一管理的方式。从目前事业单位档案管理的现状上看，事业单位档案管理存在的主要问题有以下几个方面：

（一）事业单位的档案治理工作重视度不足。习近平总书记对新时代的档案管理工作提出明确要求：树立科学的档案工作思想，打牢档案工作科学发展的思想基础，要做好顶层的设计，确保档案工作与单位建设同步。我国的《档案法》中事业单位属于独立的档案管理机构，其对自身单位、员工的档案实施独立的管理。事业单位的档案管理工作关系着事业单位的发展，而且记录员工的资料、部门工作的情况，如果档案管理工作不恰当，会导致员工的隐私被泄露，单位的数据流失。事业单位的档案治理工作存在着重视度不够的问题，档案管理者对于档案管理的理解程度停留在档案收集、档案整理的阶段，并未认识到档案管理的重要性。

（二）档案管理方式比较落后。习近平总书记强调要增强档案工作的针对性与时效性，需要善用“弹钢琴”的工作方法。档案治理工作需要统筹规划，要找准档案治理工作的难点与重点问题，以点带面。新修订的《档案法》中明确要求事业单位的档案管理需要保障安全性，而且要求档案收集的方式要与时俱进。部分事业单位的档案管理方式比较落后，主要采用书本记载、手工操作的方式，效率比较低，信息化、数字化的档案管理手段的运用比较少，难以进行大批量的档案信息管理。此外，其经费预算有限，特别是一些自收自支的事业单位，领导对于数字档案建设的关注度不足，对于档案管理的更新方法不够。

（三）事业单位档案管理工作人员专业素质不强。档案管理需要高素质的人才，要实现档案管理的高效率，就需要一支档案专业知识的人才队伍。事业单位的档案管理部门缺乏专业性的档案管理工作人员，部分事业单位的档案管理工作人员是从其他部门进行调配的，流动性比较大，工作人员对于档案管理的认识不足，缺乏专业知识，对于新时期档案管理技术不了解，特别是对于档案数字化管理的专业性认识不够，数字化信息技术了解不多，认为档案收集与整理是简单的资料整理与编号，往往只能按照老办法做一些基础性的工作，导致档案管理的效率低下。随着数字化与信息化的发展，档案管理也应跟随社会进步不断发展。然而，事业单位往往缺乏对档案管理人员开展有针对性的、系统性的人员培训，导致档案管理的工作人员专业性不强。同时，事业单位对于档案管理工作人员缺乏有效的监督，档案管理工作人员的知识更新慢，档案管理出现不专业、管理随意性的现象。

三、新修订《档案法》视角下事业单位档案治理的完善路径

新修订《档案法》中提出要提高国家治理能力。档案工作作为事业单位的基础性工作，档案治理的能力体现出国家的治理能力。档案治理是新时代对事业单位档案管理工作的新要求，作为事业单位需要强化认识，提高信息化的建设能力，增强档案管理工作人员的素质与能力，切实提高事业单位档案管理的能力。

（一）以《档案法》强化事业单位档案治理能力。习近平总书记强调以解放思想、与时俱进来推进档案治理工作，将档案治理纳入事业单位的总体规划，从科学论证的角度做好顶层设计。事业单位档案治理工作的质量与效率提升需要提升事业单位职工的认识，一方面事业单位内部需要强化档案治理工作的认识，从事业单位的领导到基层的工作人员，都应当明确事业单位档案工作对于事业单位发展的重要性。事业单位的档案涉及单位的具体数据信息，不同于一般性的企业档案资料，其档案管理的流程比较复杂，需要档案管理的工作人员细致对待、谨慎管理。事业单位的职工需要提高认识，加强宣传的力度，让档案管理的工作人员能够强化工作意识，能够端正档案管理的工作态度。事业单位及其工作人员需要按照新修订《档案法》的要求，提高档案管理的素养，促进档案管理的工作人员形成专业的档案管理知识与能力。

（二）掌握推进档案工作发展的科学指导方法。习近平总书记关于档案工作的指导思想上强调，要摆脱传统的惯性思维，摒弃突击式、运动式的工作方式。事业单位档案管理要成为事业单位治理能力提升的助力，需要讲究工作方法，档案工作中要着眼档案工作使命，确保档案事业的发展。新修订《档案法》中提出要规范档案的收集、整理的工作，提高档案信息化水平。从档案治理的角度上看，提升档案管理的能力需要依靠制度保障，还需要建立完善与统一的档案管理的标准，更需要建立数字化的信息档案库方式提高档案的保护工作。需要革新传统的事业单位档案管理存在的责任不明确问题，通过建立档案治理的责任制度，有效落实工作责任。通过建立档案工作的责任制，对事业单位的档案管理制度予以完善，事业单位的档案管理部门需要建立明确的档案管理的KPI考核机制，让工作人员能够按照绩效考核的指标约束与规范自己的档案管理工作，有效提升档案治理的能力。

（三）抓好制约档案工作的难点与关键问题。习近平总书记强调，要抓好档案一体化管理的问题，档案治理能力提升需要有专业化的队伍。事业单位的档案治理工作人员的素质直接影响事业单位档案管理的效率与质量，通过提高职工的档案管理的专业知识，有效提高档案治理的水平。一方面，事业单位需要关注员工的知识培训，档案管理工作是一项比较枯燥的工作，同时数字化时代的到来使得档案管理的手段也发生了新的变化，档案管理的方式与方法也出现新的变化。档案管理工作人员需要与时俱进，事业单位对档案管理工作人员进行定期组织培训，鼓励其学习新的知识，熟知档案管理的法律法规，提高其管理的能力；另一方面，事业单位需要借助建立监督机制的方式，在定期展开培训的基础上，根据员工的表现情况进行奖惩，有效提高职工档案管理的工作积极性。