路政案件电子档案的四性检测研究

文/河北省高速公路管理局高速公路路政总队 宋百千

档案事业快速发展，新型电子档案的管理模式逐渐普及。路政案件电子档案管理承担着保存、检索和供社会利用的责任，因此提升路政案件电子档案管理水平十分重要。

一、电子档案管理现状

国家档案局发布的2016年版电子档案管理规范中，明确提出了电子档案管理系统的基本功能。但是改版管理规范中没有对如何利用计算机辅助电子档案保管期限的鉴定进行详细说明，也没有相应的指导指南及标准。而且，在实际的管理过程中，电子文件管理系统和电子档案管理系统数据库兼容能力不强，影响了档案的跨库检索功能，增加了档案开发和利用的困难。电子档案的管理到底是全程自动管理，还是部分代替手工管理；到底是对电子文件予以文件超前控制，还是仅按照要求实现归档管理；到底是采用文档一体化管理模式，还是套用传统的文件、档案两阶段管理模式。这些都是近年来困扰档案单位及档案部门并一直要解决的问题。

上述问题必须得到解决，加快电子档案业务内容和流程的设计是档案管理体系建设的重点内容。由于电子文件的流转不像传统文件那样表现为简单的线性，遵照国家标准和行业规定，电子文件的归档范围要明确。以四性检测为切入点，可实现对电子文件保管期限的自动评价，确定文件的保存价值，并将保存价值模块嵌入电子文件管理系统中。通过对各个项目具体化和量化，让计算机完成电子文件管理的繁琐流程，这是完成办公自动化信息的重要手段，推动原始纸质介质方式向电子文档方式转变的重要趋势。

二、四性检测的概念与意义

四性检测指的是真实性、完整性、可用性和安全性。结合电子档案检测规范中的要求，分别对上述四个方面进行检测。

从实际意义看，电子文件管理的过程中存在一些风险隐患，而如何做到规避这些风险隐患是四性检测的核心意义。如电子档案在管理的流程中面临着修改、增减、删除等情况，这些因素引入了风险，难以确保电子档案的真实性和完整性。另外，在电子管理模式下，电子档案的数据也存在网络病毒、黑客攻击的风险。通过四性检测，可以更好地规避风险。

三、四性检测的主要内容和指标

四性检测包括多个检测项目，从覆盖范围上看，可以对归档环节进行检测、对接受环节进行检测、对保存环节进行检测。以电子文件归档环节为例，四性检测的内容和指标如下：

（一）真实性检测。1.电子文件中的固化信息是真实性检测的主要参考比对依据，因此，对电子文件中的固化信息进行有效性检测。2.对文书类电子文件的元数据和权威方案中的要求进行对照，确定是否具有真实性。3.对内容的真实性进行检测，数据中包含了很多的电子信息，如电子属性信息，这些电子属性信息必须与电子文件元数据中的响应信息一一对照。通过检测是否具有一致性，判断文件内容是否具有真实性。4.对电子文件的内容和电子文件的元数据之间是否存在真实的关联性进行检测，检测是否存储的位置发生了变化或者存储的位置不合理。在检测中，对电子文件的存储位置和电子文件的内容数据进行信息对照，通过对照来判定是否信息具有关联性，继而判断存储位置是否真实。5.文书类的电子文件中有的信息和法规中的信息是否符合，对这一类型进行检测。通过对电子文件归档信息包中的组织结构与法规中规定的相应信息组织结构逐个对照，判定归档信息是否符合法规要求。对电子文件归档信息包和业务部门的信息包进行对照，对电子文件的说明文件和目录文件的规范性进行检测，对电子文件信息包的结构进行检测，判断是否符合信息包真实性要求。

（二）完整性检测。1.对照权威管理规范，对电子文件归档登记表中的相关事项和内容进行完整性检测，包括电子文件的数量、文件字节数，检测二者是否具有一致性。2.对照权威方案中的具体要求，对电子文件的元数据项进行完整性检测，包括电子档案的归档号、归档顺序号，检测是否存在缺失遗漏的情况。对重要电子文件的办理记录情况以及修改过程情况进行检测，包括元数据项的完整性、连续性元数据项。3.电子文件是否具有完整性，对其进行检测。检测数据内容是否完整，检测电子文件附件的内容是否完整。4.归档信息是否具有完整性，对其进行检测。检测信息包中内容是否具有完整性，检测信息包范围是否符合归档范围，检测电子文件的归档内容是否具备完整性。

（三）可用性检测。1.检测电子文件中的信息包中是否所有的数据都具有可读性，是否元数据能够被正常访问。2.检测电子文件是否能够正常打开，检测电子文件是否能够正常浏览，检测电子文件的数据格式是否具备可用性。对电子文件格式是否可读进行检测。3.检测电子文件的软件硬件环境是否具备可用性，软件硬件环境是否符合可用性要求。4.检测电子文件的归档信息包是否具备可用性。电子文件的归档信息包必须满足加密的条件，必须使用非公开压缩算法，信息包的内容和数据格式符合可用性要求。

（四）安全性检测。1.检测归档信息中是否具备病毒检测的条件，检测电子文件归档信息包中是否含有恶意代码。对检测系统中的环境安全性进行检测，确保系统中包含杀毒软件和病毒检测软件。2.检测电子文件归档载体是否具备安全性条件。检测电子文档载体的外观、读取情况，检测光盘是否符合相应技术应用规范。3.检测归档过程是否具备安全性，对归档过程和文件保存过程中的风险隐患进行识别，确保归档和保存过程安全可控。

四、四性检测的实现方法

在电子文档管理的各个环节都需要进行相应的四性检测，通过开展四性检测，为档案高质量管理打好基础。主要的实现方法是利用专业的集成电子文件检测工具来实现。

（一）真实性检测。对于电子文档中的固化信息实施真实性检测，主要是对电子文件的来源是否真实作出检测；电子文件中的元数据与标准中的相应标准是否具有一致性，是否与响应的元数据方案相符合是真实性检测的又一内容，具体包括文档数据的长度、类型、格式、元数据项赋值。电子属性的信息也需要进行检测，判断电子属性和元数据记录信息二者是否一致，继而确定电子文档的真实性。对文件储存位置信息进行真实性检测，将其与电子文件内容数据的实际存储位置进行对照，检测二者位置是否一致。判断信息组织结构是否具有真实性，判断信息组织内容是否具有真实性，将其与国家相关规定中的对应内容及标准进行对照，符合标准则判断具有真实性。对信息包进行检测，对比业务部门发送的信息包，判定二者是否一致。

（二）完整性检测。在移交电子档案的过程中，对电子档案元数据的完整性进行检测，档案管理人员应严格执行对元数据完整性的检测工作。对点入档案馆的电子档案，根据文件封装规范的要求进完成封装包设计，以元数据完整封装包的形式进行归档，这样就可以确保电子档案的完整性。对电子文档的目录数据库进行检测，确保档案内容是完整的，元数据是完整的，封装包没有确实。检测电子档案的数量是否完整。电子档案目录中如果有修改过的痕迹，应对修改的过程进行完整性检测，确保目录数据中包含主要的目录修改过程和办理情况信息。对电子档案中的目录项目是否完整进行检测，确保档案目录项目填写完整齐全，档案中修改的痕迹应在过程和结果均有记录。检测电子档案的内容数据是否齐全。对电子档案的数量进行完整性检测，将其与移交表单上登记的电子档案数量进行对照，确保电子档案数量和移交表单上登记的数量是对应的。对电子档案目录数据中记录的数量进行完整性检测，电子档案目录数据中的记录数量要与对应的电子档案内容数量一致。

（三）可用性检测。1.电子文件元数据可用性检测，检测电子文件元数据是否可以被正常访问，检测项目包括信息包中元数据的可读性检测、目标数据库中的元数据可访问性检测。2.对文件内容进行可用性检测。包括文件中的内容是否能正常打开，文件中的内容数据是否能正常浏览，文件中的内容格式和数据格式是否符合标准要求。检测项目包括内容数据格式检测、内容数据的可读性检测。3.电子文件软硬件环境检测，电子文件中的元数据含有的关于硬件环境信息和软件环境信息是否符合归档要求，检测项目为软硬件环境合规性检测。4.归档信息包可用性检测，电子文件的归档信息应含有加密信息，含有非公开压缩算法信息等，检测项目为信息包中包含的内容数据格式合规性检测。

（四）安全性检测。对电子档案检测系统的环境安全进行检测，保证系统中具有杀毒软件和病毒检测软件。检测电子文档载体的读取情况是否正常，检测归档过程是否安全。

五、结语

通过路政案件电子档案的四性检测研究，探索并利用科学的管理路径。通过设置加密技术程序，确定电子文件管理流程，防止人为随意对原始文件进行修改、删除、编辑，保持档案文件原始面貌，保证电子档案的真实性。同时利用计算机清晰揭示文件隐含的价值信息、元数据信息，完成保管期限的智能划分，实现文件信息内容深层次管理，实现电子公文处理和电子档案管理的归档一体化。