高职院校办公室工作精细化管理探析

文/常州信息职业技术学院 孔海涛

高职院校作为我国人才培养的重要机构，应该时刻关注教育部门的相关政策要求，以及国家对人才培养的趋势变化，以便及时作出相应的调整，确保人才培养质量符合市场需求。办公室在高职院校中扮演着重要的角色，具有较强的政策性、综合性、实践性、服务性和协调性，既要协调好党委和行政工作，又要为教师和学生做好服务工作，需要和众多的部门进行协调沟通，工作内容较为繁杂。办公室工作效率和质量直接关系到整个学校教学、科研和管理工作的运行状态，所以要寻求一种高效的管理理念和管理方法，在办公室人员数量有限的情况下，确保各项工作能够精准高效地完成。精细化管理作为一种管理理念，将其应用于高职院校办公室管理工作中，既能够提高工作效率，又能够提升工作质量，有助于促进高职院校办公室管理工作的科学化、规范化发展，为提升高职院校人才培养质量奠定良好的基础。

一、高职院校办公室精细化管理的内涵和特征

（一）办公室精细化管理的内涵。精细化管理是社会发展到一定阶段必然出现的一种管理理念，尤其是在管理工作中，随着社会分工和服务质量的精细化，在基础管理上逐渐衍生出精细化管理这一概念。办公室是高职院校处理基层日常事务的中枢单元，其工作效率和质量直接关系到广大师生的切身利益，关系到学校教学、科研、行政、人才培养等各项事务的运转效率和质量。办公室在高职院校中承担的任务较重，工作内容较为广泛，衔接部门较多，在办公室岗位有限的情况下，需要对各项事务做出合理安排，确保办公室将各项职能落实到位，切实发挥办公室在高职院校中的价值。

高职院校办公室采用精细化管理方式，其核心在于能够明确各岗位的工作责任，优化各项事务的管理流程，最大限度地减少资源的占用，降低管理成本，提高工作效率和服务质量。精细化管理并不是具体的管理方法，而是一种管理理念，以及在这种理念的指导下逐渐形成的适合应用场所的管理过程和管理方法。对于高职院校办公室精细化管理而言，是指针对办公室的工作性质以及想要达成的目标，提炼出精细化管理理念，然后以精细化管理理念为核心，制定出适宜的工作方式。因为精细化管理是一个从粗放到精细的长期进化的过程，所以还需要在执行的过程中不断的改进和完善，最终达到理想的管理状态。在精细化管理理念的指导下，可以促进高职院校办公室管理工作效率和质量的提升，为广大师生提供更加优质的服务，同时促进办公室工作的科学、规范发展。

（二）办公室精细化管理的特征。精细化管理的核心是以资源节约、提高工作效能为出发点，在持续改进的过程中不断寻找机会，以提高工作效率和改进服务质量为目标，确保办公室各项工作能够高效有序地开展。“精细”一词意为“精致细密”，其中“精”可以是精确、精干、精益求精，“细”可以是仔细、细节，从这两个角度出发加强办公室管理，既能够更好地体现精细化的理念，又能够更加全面而精准地促进办公室工作效率和质量的提升。

对于高职院校办公室精细化管理的特征可以从如下几个方面进行总结：1.精湛的业务能力。办公室作为学校综合性管理机构，包括管理系统中决策、执行、督查、反馈等各个子系统，具有特定的服务及信息传递功能。办公室工作人员需要有精湛的业务能力，能够根据各项业务的特点精心设计工作方案，解决工作中遇到的各种问题，确保各项业务的高效开展。各个岗位工作人员的业务能力直接关系到精细化管理水平，所以要不断学习和强化业务水平；2.准确的目标定位。办公室工作覆盖范围广，工作内容繁杂，只有明确各项业务的目标，才能够按时、保质、保量地完成各项工作，这也是精细化管理的特征之一；3.注重细节。在精细化管理的过程中，注重寻找工作内部以及工作之间的内在联系和规律，只有将工作中的细节落实到位，做好衔接，才能够促进精细化管理的转变；4.严谨的工作态度。办公室工作人员对于上级下达的任务以及下级反馈的意见，要严格认真对待，从执行和控制两个方面入手，严格按照规范流程执行，确保精细化管理的顺利实行。

二、高职院校办公室精细化管理的途径

（一）深入剖析办公室精细化管理的内涵。要想在办公室管理工作中灵活运用精细化管理，办公室工作人员首先要在主观意识层面接受以及探索精细化管理的内涵，才能在工作中充分发挥出精细化管理的功能和价值。工作人员要认真分析办公室各项事物的内在联系，深入领会精细化管理思想的内涵。精细化管理是一种理念和态度，是对卓越品质的一种追求，只有在人的主观意识下才能够促进精细化管理思维的推进。由于办公室业务较为繁杂，工作人员要善于从细微处入手，对业务执行过程中的细节不断放大和改进，并且反复进行，果断舍弃无法给工作带来益处的环节，不断优化各个细节，将这种精益的思维理念贯穿于工作的始末，最终达到精细化管理的目的。

（二）在时空分布上总结办公室事务的规律。由于办公室事务较为繁杂，且有些工作在处理过程中经常出现时间和空间上的重叠，从而导致可能出现很多无效以及遗漏的环节。在精细化管理理念下，可以对办公室事务进行精细划分，事务类型大体可划分为教学与科研管理、师资与后勤管理、辅助领导管理等方面。在实际执行过程中，很多工作在时间和空间上都存在较强的周期性和规律性，比如安排教学计划、制定课表、预定教材、修改教学培养方案、大学英语考试等等，这类工作在时空分布上存在高度重复性。在办公室精细化管理理念下，可以将这类事务整理成一个集合，便于在特定的时空条件下对其进行处理。同时分析执行过程中出现效率损失的原因，然后采取相应的方法进行优化，确保各项事务能够按照规定的流程合理进行，有效提升工作效率和质量。其他事务也可按照此种逻辑处理，也可利用信息技术建立分类管理的数据库，便于对办公室事务的全面掌控。

（三）优化对信息流的精细化管理。在办公室各项事务处理的过程中，管理信息的流动是展现精细化思维的重要环节。一项管理任务从产生到完成会形成完整的管理信息链，在信息链上存在单向和双向两种信息流。所有接触到这条信息链的人员都会成为精细化管理的节点，任何一个节点出现信息的损耗和失真，都会对整条信息链上信息的完整性和真实性产生影响。为了保证信息链的完整性和可靠性，办公室工作人员要养成精细缜密的思维习惯，以严谨认真的态度对待任何一项任务，加强周密性和预见性，避免不必要的信息损耗，严格按照规范流程操作。在信息流动的过程中，每个节点都要进行严格的审核，每项责任都要落实到具体的人员，科学设岗，职责明确，严格把控每个细节，从细微之处展现精细化管理的优势。

（四）加强办公室的精细化信息管理。基于信息技术的优势，建立高职院校办公室信息管理系统是实行精细化管理的重要手段。目前，在高职院校办公室管理工作中，大部分都已经实现了信息化办公和管理，不仅优化了工作流程，而且有效提升了工作效率和服务质量。为了适应信息化管理的需求，可以利用广大师生使用频率较高且用户体验效果较好的社交软件，比如微信、QQ等来提升办公室管理效率。将微信群与微信公众平台相结合，根据业务性质来精准定位服务人群，将用户划分为不同的群体类别。通过“自助平台”“互动平台”可以实现线上进行浏览检索、预约、信息展示、搜集回馈等工作，将相对较为分散的环节进行全面的整合，便于办公室精细化管理工作的开展。对于日常事务中信息的上传下达，可以在微信群和微信公众平台中发布，通过微信公众平台后台的统计功能还能够实现年终报表的统计工作，借助微信小程序，还可以开发在线监考报名、会议签到、教室查询、研究间预约等特殊的应用程序。在智慧校园和信息化办公的环境下，为高职院校办公室实现精细化信息管理提供了重要的保障，同时也为流程优化提供了技术支持，为实现办公室精细化管理奠定了坚实的基础。

三、结语

高职院校办公室承担着较重的管理任务，尤其是对于一些二级院校而言，学校管理重心的下移，办公室会面临更大的挑战。因为精细化管理是一种理念，所以在实行的过程中，还需要多方面因素的共同配合。提升工作人员的业务能力和思维方式，厘清各项事务之间的内在联系和规律，利用信息技术的优势优化管理流程，在工作过程中不断分析整体和细节之处存在的问题，然后不断优化和改进，最终提升办公室的工作效率和质量。