企业核心档案管控初探

文/海航集团档案馆 李培

档案，承载着历史、服务于当下、启迪着未来。企业档案是企业信息资源的核心，正在日益变得重要。随着时代的高速发展、电子信息化的高度普及，档案的内涵和外延也与时俱进发生着深刻变化。同时，随着企业本身的发展，一些核心档案的内容也在扩展，使用范畴越来越广泛，作用越来越重要。做好核心档案材料的完整收集，是做好企业档案工作的基础，但档案材料完整收集又是企业档案工作中普遍存在且又很难解决的问题。如何更好地提高全员的档案归档意识，做好核心档案的管控，已成为档案工作者一项重要的工作内容。

一、企业核心档案范围

企业根据经营范围不同，形成的核心档案也不同，大致可分为：专有技术、专利及科研成果文件材料；企业各种证照和权证；重要决策和重大事项文件材料；企业各类合同/协议；行政、党群、经营和生产技术管理类文件材料；企业合资、合作项目文件材料；安全事故调查处理文件材料；重要照片、视频、录音等音像档案；奖牌、奖杯、证书等实物档案；会计凭证、会计报告、会计账簿及其他会计资料等会计档案；员工人事档案；基建、设备、产品等科技档案。

二、企业核心档案管控

了解并确定了企业的核心档案归档范围，才能有针对性地开展文件材料收集、保管、利用和检查等管控工作。以下从八个方面浅谈如何做好大型企业集团核心档案管控工作。

（一）完善制度，有章可循。制定完善的档案管理制度，是做好档案工作的前提和基础，除制定集团档案管理规定外，还应分别制定集团文书、会计、员工、基建、设备、产品、音像、实物、出版等各类档案管理办法。各类档案管理办法除列明通用的归档范围外，还要求各下属企业根据国家档案局《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（第10号令）要求，对企业各部门充分调研后，结合企业实际，制定按部门列明的企业文件材料归档范围和保管期限规定，使各部门员工更清晰地了解本部门应归档的文件材料范围。同时集团还制定了集团资产权证管理规定，明确了资产权证归档范围和管理要求。集团档案管理规定除了明确档案管理体制、机构及职责，档案归档种类，使用统一的档案管理系统，文件材料收集和积累要求，文件材料归档范围和归档时间，文件材料整理、移交和接收要求，档案保管和利用要求，档案管理监管、奖惩等要求外，还对企业选拔、任用档案管理员及保持档案管理员相对稳定做了具体要求。要持续做好档案管理工作，保持各企业档案的稳定尤为重要。

（二）培训宣传，强化意识。集团及各企业日常通过举办档案培训，借力“国际档案日”，通过楼道电视、宣传板、官微、自媒体宣传等多种形式进行档案知识宣传，持续强化干部员工依法、依规治档理念，提升档案收集和归档意识。同时，为切实落实档案管理相关规定要求，各企业每年初下发文件材料归档通知，明确各部门本年度文件材料归档时间、归档责任人、归档门类、归档范围及其他归档相关要求，以便相关文件材料完整收集、规范整理并及时移交档案管理部门，确保企业各类档案齐全、安全归档。

（三）统一系统，统一要求。集团总部统一部署大型网络版档案管理系统，构建大型网上档案馆，集团总部和下属企业成员使用统一的档案管理系统。这既便于日常形成的文件材料在档案管理系统里实时、随时、随地查询，又便于集团总部从档案管理系统监督下属企业档案收集、著录情况，有利于提高档案管理整体水平。

（四）实时收集，保质保量。文件材料收集工作是档案工作最重要的环节，做好文件材料收集工作是做好档案工作的基础，是提高档案服务水平的阶梯。企业由于员工流动性大，档案管理员更换及员工岗位调整、调动、离职等均较频繁，如果日常发文、用印等形成的归档文件材料收集不及时或收集不齐全，后续另行收集将变得非常困难，不仅增加归档文件收集的时间成本，还面临归档文件材料缺失而无法收集的风险。文件材料实时收集是确保档案材料齐全和高质量归档的基础。

（五）穷追不舍，刚柔并济。在文件材料收集过程中，往往会遇到各种情况而造成档案收集不齐全的问题。如企业形成的合同协议，是经济利益的保障，但合同协议的收集往往也最容易出现缺失的情况。通过持续跟踪和发文通报相结合的归档监督措施，以达到有效、完整收集文件材料的目的。

（六）安全保管，合规利用。核心档案是企业核心信息资源，一旦泄密，后果不堪设想，轻者造成企业工作被动、利益受损，重者危及企业生存。所以确保企业核心档案保管和档案资源信息安全利用也是企业档案管理重要的一环。企业核心档案库房应按规定建立“十防”措施，严格履行档案库房管理制度，对涉及国家秘密文件要严格遵守国家保密有关规定，严禁使用任何互联网工具传输和存储。档案信息资源应确保企业秘密不被泄露的情况下开展合理开发和利用，核心档案利用必须严格履行审批制度，并做好档案利用和效果登记。

（七）强化管控，依规治档。档案管理制度的有效执行仅靠企业档案管理员及员工的自觉性是远远不够的，有章可循是做好档案工作的前提，有章必循则是做好档案工作的核心，为使档案相关规定有效执行，依规开展档案监督、检查是保证档案工作有章必循、有效开展的关键手段。大型企业集团档案工作，除了做好集团总部的档案工作和体系制度建设外，还必须负责对下属企业档案工作常态化的指导、监督和检查。通过强化监督、检查管控，促使文件材料收集、著录和保管等问题得到及时发现和整改，防止归档文件著录断档、核心档案缺失风险，有力促进各部门和下属企业依规做好文件材料收集、著录和保管等各项工作，形成档案工作良性闭环。

（八）沟通协调，持之以恒。做好档案管控工作并不是一朝一夕的事，而是需要日常点点滴滴的工作积累，如文件材料日常收集、监督和检查等管控工作就需要档案管理部门之间或档案管理部门与文件材料形成部门之间不断沟通、交流和协调，并在日常工作中持之以恒。所以建立微信群、邮件群，建立点对点等各种方式的良好沟通协调机制对做好档案有效管控工作也十分重要。

核心档案管控工作是日复一日、年复一年的工作，而将默默无闻又任重道远的档案工作做好，是每个有职业操守的档案工作者肩负的对历史负责、替未来着想的重要使命。简单的事情重复做，重复的事情认真做，没有最好，但求更好。