企业物资采购的管理与监督

蒋丽霞 许昌许继物资有限公司

一、企业物资采购管理与监督问题的研究背景

(一)研究现状

目前某些国家一直鼓动单边主义、恐怖主义，垄断核心技术，中美贸易战打响后，我国多个方面的事业受到严重影响，其中就包括了企业物资采购方面。我国作为地大物博的物资大国，当前发展前景却不容乐观。因为受到疫情与不利外部环境的影响，如果不及时调整经济管理策略，必将腹背受敌，一方面无法企业竞争使原材料价格上浮严重，另一方面天灾人祸的影响使原材料的产量不如往日。由于企业工程的周期一般较长，风险较大，所以物资采购在整个计划中较为重要。企业物资的物资采购是对整个成本的总体把控，从最初规划预算开始，到每阶段的具体任务安排与时间安排，对物资采购进行规划，采取一定实施举措，保证整个过程中没有贪污腐败行为的发生，最后进行验收工作的检查与调查，找到理论物资采购计划与实际花销的差距，分析出现偏差的原因。尽量保证每一步都井然有序，有条不紊。比如在进行项目费用预估后，要合理采购所需材料，对人数、设施与材料做到有序规制，在物资采购经费内，尽可能地提高产品质量，降低成本，但同时也要把好每个阶段的检验关，防止劣质原材料的发生。还好在我国经济政策的扶持下，市场经济发展相对稳定，但是如果不进行企业物资采购的管理与监督，不改变与优化市场环境，我市企业的生存都将成为难题，所以本文将针对物资采购方面现存的问题，提出管理与监督办法，为企业和员工发展寻找方向和目标，使市场与企业有更为稳定的发展。

(二)研究内容

世界正在经历百年未有之大变局，国际局势风云变幻，受经济危机的影响目前我国企业的物资采购既面临机遇的同时也面临挑战。在新时期的条件下，国内外大环境发生了重大变化，产业结构也在发生调整，随着消费市场的转型，推动原材料价格的上涨。在计划经济体制下，很多材料生产方没有足够的舞台去施展他们的能力，所以只有企业拥有足够的竞争力，国家才能在国际中更好地立足。人无远虑必有近忧是我们都懂的道理，企业物资的采购应该根据具体的不同的物资项目的要求，安排科学的物资采购与顺序，并详尽地根据计划紧跟工程进度，因地制宜地对时间与任务进行规划，对采购灵活把控，空出合理的弹性时间，从材料、设备、人员等方面进行更好的安排，最终做到收尾时工作的顺利完成。在此基础上，本文决定找到企业物资采购管理与监督中的问题，并提出行之有效的措施，对物资采购提供一定的指导价值。

(三)研究意义

对企业物资的管理与监督进行有效干预，具有以下几个意义：一是可以保证所拨经费与企业物资采购的计划相匹配。物资采购既要满足企业的经营目标，又要与市场的供求关系相适应，保证资源的合理利用。不同的企业物资所需经费不同，只有根据物资特点规划经费范围，有计划地按部就班地开展，才能避免在采购目标时而造成的成本提高的现象。二是可以带来经济效益与品牌知名度。在企业物资采购中的很多因素不固定，比如原材料可以洽谈，所购设备品牌不同价格不同，采购人员的熟人，临期产品等，使物资采购的不确定因素增多。合理有效地进行企业物资采购工作，既可以如约完成工期，得到合理收益，也能使公司品牌增加可信度与知名度。三是可以保证物资采购中人员的规范性。合理安排与控制物资采购，可以使每步工作有序完成，但是采购人员首先要有正确的价值观，不会被蝇头小利蒙蔽双眼。保证物资质量的同时依据合理的预算节省成本，增加收益，实现双赢[1]。

二、企业物资采购管理与监督出现的问题

(一)物资采购与计划要求不匹配

因为很多物资采购人员在采购开始前并未做好足够的准备工作，所以在实际管理方面不到位，采购期间对采购人员的约束力不够，执行力不强，导致效率下降，进而将时间消磨在不必要的地方，使工作无法按期完成，甚至对物资质量存下潜在隐患。还有一部分原因是实际物资采购的操作跟不上计划的变化，在实际采购中，人员的变动、环境的干扰、动态因素的变化等，导致进度不能跟随计划的调整而变化，所以应该具体情况进行具体分析，根据整体资金把控进行微调，不进行大的变动与变化。当下，一些企业的物资采购跟不上计划或者计划更改后，实际购买时却落后于计划，或者出现采购过多超过计划数的现象容易增加企业的生产成本，给库房增压，要充分平衡两者关系，达到合理规划采购计划的目的[2]。

(二)物资采购的管理与监督体制不完善

在企业物资采购的问题上，采购人员除了提前制定科学的规划外，还应该遵循一定的管理与监督体制。一般来说，企业的物资管理一般针对企业的经营目标进行采购，比如生产所需原材料与设备零部件等，这期间的利润很容易让一些心怀不轨的员工钻空子，或者一些拥有权利的企业高层，利用手中的权利为一些人开后门或者购入不合格的产品，容易造成企业品牌的污损化。企业往往只监管了员工，而忽略了部门上级领导的监控与管理，如果有违法违规的行为产生，将对企业造成严重影响。

(三)物资采购流程不规范

目前很多企业存在着物资采购流程不规范，采购信息不透明等问题。有很多法律法规规定了企业物资采购流程，但是在实际操作时还是有很多企业为了抢时间赶进度等不同程度的对企业物资采购流程进行忽视。一些小型企业在物资采购时随意性较强，没有稳定的供应商，招标流程不合规，从而滋生了很多贪污腐败的违法犯罪行为，监督体制形同虚设。要确保企业物资中物资采购合理进行，关键是保证资源的合理配置与人员操作的合法性，如若采购过多，成本将增加，采购过少，效率也低，容易为企业造成损失。

(四)物资采购的人员素质不统一

采购人员的素质水平直接关系企业物资中物资采购与质量保障，甚至导致物资采购计划完不成，质量不达标。招募的采购人员应该做到遵纪守法诚实做人等基本公民行为，不能因为一些利益空子伤害了公司利益，捡了芝麻丢了西瓜伤害了集体利益。所以在筛选人才方面要慎重，根据不同采购任务要求合理安排人员，做到不遗漏与重复任务。同时对企业人员的专业素质要求也很高，如果对物资没有辨识度，采购到的物资不合格，重复采购也是人力物力的双重浪费。

三、企业物资采购管理与监督的有效措施

(一)建立完善的管理与监督制度

对企业物资采购的有效管理，需要结合实际情况与用户需求，来保证采购的合理的进行，同时也要不断监督来确保物资在每阶段的完成，所以就需要完善的管理与监督制度，在状况出现后有据可依。在采购监管过程中能够调动主观能动性，从最基本的费用环节上有效地提高对采购过程的管理，采取阶段性采购措施进度，建立多层次的管理体系，在人员方面也是马虎不得的。采购人员要与后勤部门保持密切联系，进行相关的规章制度完善，来保证物资的持续供应[3]。

(二)建立匹配的价格审批制度

规定相应物资的价格区间，并进行严格的审批制度。管理物资采购首先要对物资进行合理预算，防止因资金问题导致的物资采购出现问题。除了采购前要进行可行性研究，在物资完成以后还要进行验收与查验，比如在采购物资中要时刻监督人员与物资质量，确认物资符合合同要求后，才能正常采购，同时也要根据实际情况进行及时调整，防止价格战出现。此外，强化采购人员的进度意识与时间观念，告知其影响物资采购的各种因素与干扰情况，确保在实际采购过程中规范采购，保质保量。严格的审批制度可以保障一旦出现问题与潜在隐患及时找出原因，及时干预与管理和监督，保障企业物资采购的顺利进行。

(三)建立透明的信息公开制度

在物资开始之前要合理编排物资采购的顺序，建立信息公开制度有助于让公司上下信服，让采购有计划有目的地进行，公开的信息制度可以确保物资的合理采购，确保采购队伍按照采购计划有序且如期完成。在编制物资采购计划之前，首先要对物资项目足够熟悉，科学地安排采购顺序、材料、资源、人员、设备等，充分考虑其动态性、系统性、可行性、全面性，实现最大的利益与质量保障。采购信息的公开透明可以给相关审计部门进行监察制度，相关的物资监管人员可以重视这个问题，采取行之有效的相应措施对物资采购加以监察，避免贪污受贿的现象发生[4]。

(四)建立相应的奖惩制度

因为采购过程中的不确定因素较多，问题多种多样，我们要对这种情况进行收集与整理，同时还要做好项目影响因素收集与反馈工作，在采购工作完成后建立相应的奖惩制度，激励采购人员的积极性，让其更好地进行企业物资采购计划。在下次问题出现前进行预防与人为干预，对不同时期不同进度的企业物资采购计划进行合理调整与规划，确保物资采购的顺利完成。

(五)提高采购人员的基本素质

目前一些采购人员存在专业性不够，基本素质差等现象，甚至有挪用物资款的现象发生。企业物资项目想要成功，首先要让管理层拥有大局意识与危机意识，自身首先认识到采购环节的严峻性与重要性。针对这种现象，首先要在招聘环节严防死守，合格把关，应届生工作热情高却缺乏实践经验，而老师傅又容易出现“经验主义”与倚老卖老现象，最好是采用传帮带结合，两辈人共同努力。最后，要提高采购人员与监管人员的思想水平，落实责任到人现象，增强社会责任感与危机意识，防止因小失大现象的发生。

四、结语

综合以上几点，对企业物资采购进行管理与监督，需要在发现的现有问题上改造，积极实施应对策略，采用合理措施来应对采购过程中可能会出现的各种突发状况，保证其可行性与动态性，才能实现更好地对企业物资进行采购。