提高医院办公室工作效能的对策思考

何云璐

国药同煤（大同）医疗健康产业有限公司 综合办公室 山西大同 037003

医院办公室是医院进行运转的中心枢纽，对医院的各项工作以及工作质量有着指挥与监控的作用，特别是在当今我国医疗水平不断提升，诊断模式也不断进行完善与发展，使得我国医院办公室的传统工作很难符合时代的要求，通过医疗办公室不断多元化，工作模式不断现代化，可以有效地对医院的服务进行完善，调节与发展。最大程度促进我国医院各个环节的联系，促进我国医院服务能力的提升，为我国人民创造美好的医疗环境。

1 医院办公室工作的特点

1.1 医院办公室具有服务性

一个医院中有着各种各样的部门，并且每个部门之间需要进行一定的联系，才能够促进整个医院工作能够有条不紊的进行下去，因此，医院办公室作为整个医院的枢纽以及中心，不仅要协调医院内部各个部门的工作，以及每个部门之间各个科室的工作，使得整个医院人与科室之间的关系，科室与科室之间的关系能够更加和谐融洽，同时通过医院办公室作为桥梁，可以使得各个科室之间的工作能够更加明确，促进整个医院各个部门的工作能够顺利的进行。同时还要在出现医患问题时进行协调，对患者以及家属进行沟通，在第一时间解决医患之间的问题，同时，医院办公室还肩负着与社会以及政府部门之间的沟通与协调，一个医院办公室工作质量与效果主要体现在医院任何部门或者人员出现问题时，能否及时的解决，充分反映了该医院领导的工作作风，以及整个医院的精神风貌，对于在社会之中形成良好的形象有着不可或缺的重要作用[1]。

1.2 医院办公室具有综合性

根据医院办公室的工作现状来看，医院办公室承担着执行者与协调者的作用。在医院办公室日常办公过程之中，其最为主要的工作之一就是辅助医院领导者进行项目的决策，并且在领导决策过程之中提出相应的意见，这就需要医院办公室在日常的工作过程之中，要积极关注社会对医院的要求与希望，同时能够获取医院进行运转过程中的相关信息以及发展的前景，为领导决策提供相应的背景信息，帮助医院领导者在进行决策时能够更加正确公正的进行。此外，在领导人做出决策之后，要推进决策结果的进行并且在执行过程之中，通过各种方式进行监测，对于各种信息进行收集，同时对各种数据进行分析，发现问题并向医院领导进行报备。之后要辅助医院领导者对所决策的内容进行完善与调整，以达到结果最优化[2]。

2 我国当今医院办公室工作的现状与问题

2.1 医院办公室职能履行不到位

由于我国医院办公室工作具有综合性的特点，使得我国医院办公室所服务的人员较为复杂，并且医院办公室的工作较为多元，在这样的情况之下，医院办公室的工作人员所要进行的工作较为繁琐，工作人员往往在工作过程之中扮演救火队员或者传话筒的作用，在一定程度至少很难发挥医院办公室作为整个医院中心枢纽的作用。根据我国当今医院办公室工作的现状来看，办公室的工作人员对自己的责任不明确，在整个工作过程之中，有的人员混水摸鱼，而有的人员由于责任心较强，在整个工作过程之中所做的工作也更加多，因此，在工作过程之中，质量很难得到保证，在这样的情况之下，使得医院办公室的工作效率与质量很难得到提升，整个办公室的工作职责不明确，不能做到责任到人，使得整个办公室多人杂，不利于其职能的充分发挥[3]。

2.2 医院办公室工作人员的素质参差不齐

医院之中的医疗一线工作者专业水平较高，然而，在医院之中的办公室工作人员属于医院中的后勤人员，因此使得医院办公室工作人员的素质参差不齐。医院办公室工作人员的行政职能能力在一定程度上很难受到重视，使得医院办公室的工作人员在素质方面偏低。然而，医院办公室属于整个医院的中心枢纽环节，医院办公室的工作对于整个医院的运转来讲非常重要，如果没有高素质的医院办公室工作人员，在医院遇到问题时，就很难以较为创新性的思维来进行快速的解决，这对于整个医院的运转是一种灾难性的存在[4]。

2.3 医院办公室信息获取较为传统

医院办公室的主要工作是为领导者决策进行辅助，需要对领导者提供较为新颖以及及时的信息，然而，根据我国当今医院办公室信息获取的途径来看，很多医院办公室工作人员主要采取人工的方式进行信息搜集与处理，在一定情况之下，使得整个办公室获取信息及时性与准确性达不到要求。如果医院办公室工作人员不能够充分利用互联网技术，就很难将当今逐渐发展起来的新兴医疗技术引入此医院，对于医院今后的发展有着消极的影响[5]。

2.4 医院办公室工作制度化与规范化的缺失

根据各医院办公室的工作现状来看，办公室工作人员的工作积极性与一线医疗人员的工作积极性相比较弱，很大原因是由于医院办公室工作制度规范的缺失，或者由于办公室的规范制度建设，大多是通过东搬西套，很难与本医院的实际工作情况相结合，在这样的情况之下，使得医院办公室工作人员对于医院办公室制度并没有严格的执行，在整个工作过程之中较为懒散或者混水摸鱼，对医院办公室工作职能很难得到完全的发挥，并且使得不同人员在不同时间，不同条件之下，对同样的工作有着很大的差异性。

3 促进我国当今医院办公室工作效能的有效策略

3.1 精细医院办公室工作精度

要提高我国当今医院办公室工作效能，首先应当对办公室的工作流程进行一定的改造，对于医院办公室的服务流程，要进行定期的检查，并且对检查过程之中所发现的问题进行改善与修订，不断提高医院办公室的服务性能。此外应当明确医院办公室的工作职能，把医院办公室的每项工作细分到每个人，每个岗位，并且责任到人，在出现问题时，能够找到出现问题的源头，并对其进行惩戒。除此之外，应当强化办公室工作的效率，在保质量的情况之下，要提升整个办公室工作的效率，在医院各个部门出现问题时，办公室应当反应快，行动快，以创新的思维来解决医院运行过程之中的各种问题。其中最为重要的是要保证整个办公室工作的细节，办公室对维护整个医院在社会中的形象有着不可或缺的重要作用，因此，办公室在工作过程之中，要更加注重细节，通过精细化管理来提升医院运转的顺利进行。

3.2 提高医院办公室工作人员的综合素质

医院办公室的工作人员属于整个医院的后勤人员，对于一线医师以及患者有着较强的服务性能，因此医院办公室在工作过程之中，应当充分发挥雷锋的奉献精神，不断培养工作中的服务意识，在医院各部门出现问题时，快速的对问题进行分析，并通过协调来达到对问题人员的服务。其次，办公室的工作人员应当有着高尚的道德品质，并且在工作过程之中，不能有一种管理者的思想，把自己作为整个医院的领导者，不是把自己作为整个医院的服务者，履行自己在工作岗位中的责任，主动地对整个医院运行过程中的问题人员进行服务。其次，医院办公室的工作人员应当不断的学习，加强自身终身学习的能力，在工作过程之中，不断吸取社会中的新思想，新理念，同时要不断断学习管理知识，提高自己的工作能力，提升自己的综合素质。随着时代的发展，医院办公室面临的服务对象、服务方式和服务内容也发生新的了变化，使办公室的服务性出现了多元化的趋势，这就要求医院办公室工作人员还应当提高自己的公关能力，医院之中出现医患矛盾较为频繁，因医院作为社会的公众存在，需要对医患问题进行解决，因此，办公室的工作人员必须要具有公关意识，能够对发生的医患问题来进行公关。

3.3 利用互联网拓宽信息获取的渠道

医院办公室承担者辅助医院领导者进行项目决策的责任，因此，医院办公室需要对领导者提供最新的信息以及整个医院运转的一线消息，然而，根据我国当今的医院办公室工作现状来看，还有部分医院办公室工作人员在进行获取时，还较为传统采用人工的方式进行收集，在此情况之下，使得医院办公室的效率很难得到提升。随着我国当今信息技术的不断发展，互联网技术应用于各个行业，无纸化办公正在进入了办公室领域，因此，医院办公室应当充分发挥互联网的优势，利用现代化办公设备，及时准确地获取外界医疗信息，同时可以通过计算机技术对收集的信息进行分类存储与分析，在此情况之下，可以更加精确快速地为医院领导者进行决策时提供更多的一线信息，帮助其对医院的协调与管理能够更加科学化，合理化。

3.4 在医院办公室中实施绩效评估，提高工作人员的工作积极性

绩效评估，根据字面意思来看，就是根据工作人员的工作效果与质量进行评估，通过评估可以有效的提升办公室工作人员的工作效率以及主观能动性。因此医院领导者可以根据本医院的实际情况以及工作的特点来进行绩效评估制度的建立，例如可以从工作人员的工作量，工作质量等方面来建立量化的评估体系，使得办公室资历较老的人员在工作过程之中能够有压力，使得年轻的工作人员在办公室工作过程之中能够有动力。在评估制度执行过程之中，各个人员都应当严格的遵守并履行，在评估之后，应当对优秀的人员进行一定的奖励，并对较差的人员进行一定的惩戒，并且应当对其进行指导，使其在今后的办公室工作过程之中，能够得到改善与提高。

3.5 健全三级督办制度提升工作效率

通过督办提高效能实行三级督办制度。方法如下:一是院长和党委办公会议确定事项督办，强化医院宏观决策的落实。二是科主任、护士长例会议定事项督办。三是总值班存在问题督办。要提高督办效率，一是要抓牢“着力点”，即牢牢抓住决策督办这是推动决策落实的重要手段也是督办工作的重头戏。二是抓住“关注点”即紧紧抓住领导关注的热点和员工反映强烈的敏感问题，有利于增强医院的凝聚力，这是督办工作的中心点。三是抓准“梗阻点”，即抓准决策落实过程中存在较大阻碍的环节与问题，这是督办工作的立足点。四是抓实“空白点”，即进一步拓宽督办范围创新督办方法，这是督办工作的追求点。

3.6 加强工作计划性和预见性

医院办公室本身就是综合部门，涉及面广、接触人员多、工作内容繁杂，因此临时性工作、情况变化就更加突出，不加强工作的预见性和计划性，就难以把握做好工作的主动权。对此，可以结合办公室工作计划，让各个岗位加强常规工作的计划和安排，首先做好一般性工作项目的执行和落实；其次要及时主动了解医院、院领导以及其他各部门的工作计划和安排，特别是需要配合院领导、其他部门要完成的工作任务；再次要根据院领导、其他部门配合工作需要，合理安排工作时间；最后要做好本部门、本岗位工作计划，把主动和剩余时间让给他人，同时尽可能提高自身相工作的主动性。当然，医院办公室工作创新还有很多举措，特别是各大医院结合具体实际还有很多好的窍门，要全面履到行医院办公室工作职责。

3.7 加强工作细节服务

可整理内部工作案例组织事后讨论，哪些方面事后分析还有不少问题，哪些工作可以改进提高，哪些方法举措可以在下次工作中吸收运用等等。细节服务管理并非“钻牛角尖”或是吹毛求疵，而是在做好工作基础上锦上添花，不但要做对工作而且做好工作。因此，在工作特别是方案策划过程中，要多鼓励并支持职工怎样把工作做得比原先更好，多考虑原有的工作方法是否有改进提高的过程，细节和关键环节衔接是否到位和有效，与其他部门或同事的合作是可以再“多走出半步”做到无缝衔接等等。

4 结语

总之，医院办公室的工作效能很大程度上体现着整个医院的形象，对于整个医院的精神面貌以及社会地位有着不可或缺的重要作用，因此，医院办公室应当充分发挥其职能，提高整个医院办公室的工作效率以及精确性，不断拓宽医院办公室获取信息的渠道，通过各种方式提高医院办公室工作人员的综合素质，并且通过建立医院办公室绩效评估制度来提高医院办公室工作人员的工作积极性，不断提高医院办公室的工作效率与质量，为我国人民提供更加有质量的医疗。