信息时代电视台档案管理的相关思考

文/山东省菏泽市广播电视台 单芳

电视台是重要的媒体宣传渠道，其中档案管理是记录电视台日常经营活动的内容、过程及各种细节的重要资料，对日后电视台相关工作的顺利开展有重要的参考价值。做好电视台档案工作的日常管理，一方面可提升电视台工作效率，提高电视台经济效益；另一方面还可以提升电视台节目质量，彰显电视台主流媒体价值，发挥舆论导向力量。当前我国电视台档案管理制度还不完善，仍存在一些问题有待解决，应提高档案管理人员的专业水平，促进电视台工作的有效推进。

一、信息时代新型档案管理模式

（一）档案管理方式的转变。随着信息技术的发展，现阶段电视台档案管理工作已经逐步使用信息化设备管理来替代原来的人工档案管理，在保管和接收方式上有所转变，这也对档案管理工作人员的信息化管理能力提出了一定的要求，档案管理人员要按照档案管理流程和办法实施信息化档案管理，在文件信息的接收、保存、归档以及使用等环节要特别注意信息资源的处理，规范信息化资源的使用。

（二）档案管理载体的转变。传统的档案多采用纸质化办公，信息技术时代转化为电子化办公，以原来的实物管理转变为无纸化管理，这在一定程度上给档案管理带来了机遇和挑战。一方面给档案管理信息工作减轻了工作量，节约了时间成本，信息资源可实现最大程度上的共享性；另一方面也要求档案管理人员能熟练地采用信息化设备进行档案管理，如果利用不规范，则会出现档案管理纰漏，影响档案管理工作的开展。

二、档案管理存在的问题

（一）档案整理不细致。档案管理过程中最大的不确定性是档案管理人员，档案管理工作对档案管理人员的各方面要求是比较高的，首先工作人员要熟悉整个档案的工作流程，从心理上重视这份工作，认真细心负责任。虽然工作内容相对简单轻松，但是在实际管理过程中还是会出一些纰漏，影响了实际的管理工作。

首先，档案管理要按照相关规定对各文件进行登记并分类保存，一些重要的内部文件要单独进行分类，方便查找。但是有些档案管理者由于粗心，没有按要求区分档案类型，从个人经验出发只保存一些文字和图像资料，其他的档案资料没有及时上交。其次，档案管理中很重要的就是对档案进行归类，并标清楚档案的具体类别，方便之后按照类型查找。实际管理过程中，会出现档案条目不清晰，给档案工作带来诸多不便。最后，在归类摆放的时候，也存在误差，档案员没有严格按规定摆放资料，增加查找的难度。

（二）档案管理水平低。随着信息化逐渐应用到日常工作中，电视台档案工作也逐渐向信息化方向发展。信息化发展可以提高档案的管理效率，档案信息也方便调取，随着信息化水平提高档案管理水平也随之提高。然而有些地方仍然存在管理效率低的问题，没有充分发挥信息化的优势，比如说有些人员不会用电脑进行操作，信息化管理模式和流程还不健全，个别人员整理档案不及时等，阻碍了档案管理工作的顺利进行。

（三）档案管理存在安全隐患。当前档案管理主要依赖于独立的档案管理办公室，每个电视台都有一个办公室来专门存放各种文字资料。但是随着社会的发展，电视台单位办公场所发生了变化，办公室集中取消了独立的档案室，档案只能存放在办公室的一角；加上无纸化办公的出现，很多信息都是利用计算机来存储，个别工作人员不会使用计算机，导致一些操作失误，误删或者没有保存重要的档案文件，另外，也会存在电脑出现问题、计算机病毒侵入等一些网络安全隐患，都非常不利于档案的管理。

（四）未能合理开发和利用档案信息资源。电视台是重要的媒体部门，和很多单位之间涉及资源共享问题，并且这些共享资源非常有价值，在实际的电视台管理过程中，档案的管理存在漏洞，导致资源共享效率低下，主要是由于档案管理人员意识上不够重视，或者出现重形式轻内容的现象，导致信息资源的开发利用不够，造成档案资源的浪费。

三、优化电视台档案管理的策略

（一）建立完善的档案管理流程。在进行档案管理时，有的工作人员由于缺乏实际的操作经验，或者由于粗心导致档案管理不到位，不利于档案工作的开展。为了规范档案管理工作，要加强对档案管理流程的建设，并且定期对档案管理工作进行抽查监督，让档案人员对工作能够重视起来。这就要求档案管理人员在实际过程中要有细心认真的工作态度，对于档案管理工作要足够重视，在整理重要的文档时，多检查几次，保证正确性，分类归档是否存在错误，档案摆放的位置是否正确；另外，在加强档案管理流程时，要赏罚分明，对于一些经常出现工作失误的人员，要有一定的惩罚措施，及时跟人员进行沟通了解问题出现的原因，避免下次再犯，对于一些档案管理十分优秀的人员，要多鼓励多表扬，把档案工作做得更好；在对档案条目进行表述的时候，要确保工作人员对条目内容完全理解到位，表达清楚，以防出现条目模糊不清的问题。另外，电视台管理人员应该把人事档案、文书档案、影视资料、科技档案等分类有效管理，制定借阅规则，加强对档案的管理。

（二）更新档案管理信息化设备，提高信息化水平。将信息技术应用于档案管理是非常有必要的，当前档案管理已经应用信息化去管理资料，要想提高档案管理水平，就要投入资金，购入先进的办公设备，定期更新办公软件，做好档案的备份工作，来满足工作的需要。同时要加强人员的培训，提高人员对信息化设备的技术，提升信息化的使用效率，促进档案管理工作的开展。

（三）消除档案管理中存在的不安全因素，保障档案安全。就目前国家形势和政策来看，集中式办公和无纸化办公是未来的发展趋势，所以要想办法去解决档案中的安全隐患。集中化的办公模式，档案人员要想办法在具体环境中设立一块档案管理的场所，并且运用多种方式去管理档案资料。在使用信息化办公设备的时候，档案人员要从心理上重视这项工作，及时处理好档案信息，并做好电脑备份，不要随便浏览其他网站，防止电脑中毒，保障档案管理的安全性。例如电视台档案管理人员可以借助信息化设备，把档案工作放到线上来做，实现电视台节目资源的共享，包括电视节目安排、节目素材的选择、新增的栏目内容以及一些突发事件的处理等等，这些资源都是非常重要的，也是后期电视台工作方向的指南针，在平时的档案管理中要完善信息的收集和使用，以便之后查阅。

（四）加强信息化档案管理人员队伍建设。要想提高档案管理水平和效率，就要提高档案管理人员的素质。要在平时多进行专业化的培训，定期开展一些讲座和交流会，工作人员之间交流经验，相互补充，强化人员专业知识，在培养人才的过程中，要做到针对性培养，针对人员具体的问题去具体解决，提高人员的技术水平，在招聘的时候要选拔一些高素质的专业化人才，保障人才的质量。

（五）对电视节目科学分类，提升档案有效性。电视台是主流媒体渠道，电视台节目众多，内容复杂，因此要做好节目的分类工作。档案管理过程中，也要按照节目分类实施档案管理，这样的分类管理才符合科学和系统化，才能使电视台档案管理工作效率得到提升。信息时代的背景下，电视台首先要从自身出发，做好节目分类工作，为科学管理档案提供前提和依据，这样才能减轻电视台档案管理人员的工作难度，在很大程度上提高电视台内外部使用档案的效率，节约各自时间成本。比如电视台可以按照节目类型划分为新闻类档案、节目素材档案以及之前所储存的节目资源等，分类明确之后，查找起来也更加方便；此外关于档案资料，还可以开通网上查阅和借阅功能，方便用户检索和查找，把档案资源的价值发挥到最大。

（六）创新电视台档案管理模式，实现资源共享。信息化时代背景下，电视台要紧跟潮流，摒弃传统的纸质化档案管理方式，迎合新的档案管理模式，发展电子存档，提高电视台档案管理的效率和水平。提高电视台的档案管理水平，也有利于加强电视台自身的竞争力，为电视台节目的策划提供可视化的数据信息和依据，帮助电视台做出更加科学的决策。另外，电视台档案资料也是重要的社会资源，电视台要重视档案资源，发挥其资源的社会价值，实现资源共享，树立良好的主流媒体形象，促进电视台的健康发展。

四、结语

电视台档案对于整个电视台单位工作的顺利开展是非常重要的，所以要保障档案管理工作的顺利进行。虽然档案管理工作难度比较低、内容也简单，但是工作内容更加注重细节，需要相关的人员要具备细心、耐心的工作素质，并且从心理上重视这项工作，在实际过程中不断地提高自己的专业水平和信息化水平，不断提高自身的综合素质；除此之外，还要完善整个档案管理体系和流程，为档案管理人员提供制度化的环境，信息化档案管理过程中要确保档案内容的安全性，做到更好地为电视台工作所服务，推动电视台工作的顺利开展。