机关文书档案管理工作的创新策略探讨

2021-11-23厦门大学附属第一医院王秀真

办公室业务 2021年15期

文/厦门大学附属第一医院王秀真

数字化新时代的到来，机关文书档案管理活动需要注入新的管理理念。根据目前机关文书档案管理存在的各种问题，需要对大数据和云计算加以充分利用来有效规避存在的不同问题，通过对现代科学技术的利用，不但能够快速地查询各种数据，还能够使各项数据具备完善性。不仅能够使问题得到妥善解决，还可以从本质上提升文书档案管理质量，从而使机关能够更好地提升服务质量。

一、数字时代下机关文书档案管理存在的各种问题

（一）管理理念有待更新。机关文书档案管理根据时代的发展必须要做出适当性的调整，然而目前大多数机关文书档案管理人员故步自封，对新的管理理念置之不理，在实际工作中依然沿用传统管理理念，造成电子文书档案管理不能发挥自身应有的作用，主要体现在以下几点：1.未构建全面性的文书档案管理信息系统。2.信息化管理技术掌握不全。3.对文书档案数据安全缺乏足够的重视等等。这部分问题的存在对机关文书档案管理活动的有效展开产生了不良影响。

（二）管理缺乏合理性。在对机关文书档案管理实行数字化管理过程中，非常有必要做好传统纸质化与电子文书档案之间的衔接工作。但是，当前在展开文书档案管理时，传统文书档案管理与数字化文书档案管理，并未得到很好的处理，反而存在相应的矛盾。尽管在数字化管理时代下，各大机关都在踊跃地引进现代化文书档案管理，然而由于当前并未有完善的文书档案管理体制，所以对机关文书档案管理工作走向现代化，形成了比较大的阻碍。

（三）管理技术有待提升。在数字时代背景下，对机关文书档案进行管理过程中，应积极引进前沿技术加以应用。然而在目前对机关文书档案实行数字化管理的过程中，很多的工作人员普遍对大数据技术、云计算技术、摄影技术等缺乏全面性的了解和掌握，致使有关数据无法得到完整的收集、整理和有效利用。另外，在对管理技术问题展开分析时，需要对机关文书档案管理互动信息化的程度高低进行关注。但是由于现阶段大多数机关文书档案管理的信息化水平相对较低，所以对这方面的关注度也明显存在着不足，主要体现在以下几点：1.机关文书档案管理在开展数字化管理时，与之相关的软硬件存在明显的不足，这样便无法保证电子文书档案制作和管理水平。2.电子文书档案的存储未做好全面性的掌握，电子文书档案自身的存储位置流动性很大，这样非常容易出现电子文书档案分离的现象，造成电子文书档案的安全性问题无法得到确切的保证。3.机关文书档案数据库建设和信息化建设方面投入不足，并且与机关文书档案管理的客观需求缺乏匹配，进而导致机关文书档案管理信息系统的整体管理水平偏低。

二、数字时代机关文书档案管理创新的方式

（一）转变管理理念。机关文书档案管理人员需要对先进的理念加以科学合理地引进，并且根据机关文书档案管理的实际需求为出发点，对管理理念进行不断更新。除此以外，机关管理人员应定期做好有关人员的精神和理念培训工作，促使其能够及时了解和掌握国际间先进的管理理念，同时定期组织提升管理人员专业知识与管理技能的培训工作，使其充分认识到机关文书档案管理工作的重要性，深入了解与掌握先进的档案管理方法，并将其应用到实际工作中，从而使机关能够做到与时俱进，实现数字化、信息化和智能化的管理模式，通过这样的方式以提升机关文书档案管理水平，进而促进机关的良好发展。

（二）构建完善的管理体制。1.提高人员的专业性。机关文书档案管理人员的专业水平能够对文书档案工作质量产生直接影响，因此机关管理层需要从文书档案管理需求的角度出发，全面提升机关文书档案管理人员的专业水平，以此来提高文书档案管理工作效率。首先，机关应积极引进文书档案管理专业人才，并构建针对文书档案管理专业人才的考核机制，对人才的工作经历、专业能力等多方面进行综合且精准地考评。其次，机关应建立能够激励人才的机制，为文书档案管理人员提供良好的晋升空间。文书档案收集体制的制定，管理人员应对文书档案所收集到的各项内容和收集方式等进行明确的规定，以保证机关文书档案能够发挥对应的价值。最后，书档案整理管理人员需要对各项数据化整理技术加以关注，并将其应用到实际工作中，同时保证在对相关数据进行处理时，能够在最短时间内选取出相对应的数字整理技术，以提升文书档案整理效率。2.改变文书档案管理理念。在新时期背景下，机关应革新自身文书档案管理理念，并通过文书档案管理方法的丰富性，促使文书档案管理人员自主提升工作意识，为机关改革文书档案管理模式奠定良好基础。首先，机关应明确文书档案管理工作的改革思路。机关应从大数据、信息化等多个角度出发，充分吸收有关理念，并以此明确文书档案管理工作的改革方向，实现文书档案管理水平的全面提升。其次，机关需加强有助于改革文书档案管理工作的技术手段，并增设相关岗位，加强部门之间的连接性，将文书档案管理工作责任精确到个人，构建有责必究机制。最后，机关应加强文书档案管理工作的宣传力度，使内部人员能够充分认识到文书档案管理工作的重要性，并主动参与到该项工作的改革中。在此基础上，机关将形成良好工作氛围，不仅能够加强文书档案管理革新力度，还有助于激发医疗人员工作热情。3.完善管理制度。管理制度是机关改革文书档案管理工作的基础，因此机关应完善制度，使其具备充足的合理性、系统性以及规范性，从而为文书档案管理工作改革保驾护航。首先，机关文书档案管理人员应明确文书档案管理具体流程，以新时期实际需求为基础优化文书档案管理的传输机制，确保文书档案管理制度能够与文书档案管理工作相匹配。其次，机关文书档案管理人员应明确文书档案管理工作进程中的缺陷，并积极向上级反馈或询问其他部门同事的意见。此外，文书档案管理人员在分工明确的同时，需确保岗位职责划分具备科学性，尽最大可能减少医务人员的工作压力。最后，机关管理部门应与文书档案管理人员协作完善文书档案管理制度，力求纸质文书档案能够与网络科技信息技术相结合。总之，只有建立具备科学性、完善的文书档案管理制度，文书档案管理才可顺利改革，并提升机关文书档案信息利用率。

（三）应用先进的管理技术。在数字化背景下，机关文书档案管理人员能够采用的先进管理技术比较多，在当前文书档案管理过程中，所应用到的先进文书档案管理形式，主要是电子文书档案管理和文书档案管理。文书档案既可以将文件进行长期的存储又具备良好的机密性，因而在文书档案管理工作中很受欢迎。但是在具体管理工作中，管理人员不能仅根据技术的优越性加以选择，而是要结合管理工作的客观需求，然后对相应的技术做出合理性的选择。另外，就目前机关文书档案信息化管理来讲，管理人员必须对信息化系统采取科学设计的方式，在设计过程中应运用先进化技术。例如，设计人员可以通过构建MySQL数据库，并利用HTML+PHP语言设计技术与PHP编程系统，对文书档案数据信息做好相应的分析，同时实行分布式存储管理，最终使机关文书档案管理效率得到提升。

（四）创新管理手段。在信息化发展的大时代下，机关文书档案管理工作面临着多种多样的挑战。较为传统的文书管理工作早已不能满足现阶段各类信息技术发展的需求，因此为了改善这一问题，就需科学、合理创新机关文书档案管理手段，促使该项工作能够顺应当今多元化时代的发展潮流。首先，应做到机关文书档案工作的信息化，管理人员需高度重视档案的管理工作，同时，保证在执行该项工作时，增强管理工作的安全性与准确性，摒弃以往传统的文书档案管理工作模式，促使管理工作逐渐朝着信息化的管理方向转变。其次，对档案中所收录的信息进行分类整理并编号，实现信息的统一管理，这种方式不仅可以有效保证信息的安全性，还可以在日后使用时，提高信息调取的速度。由此可见，在开展文书档案管理工作时，需采用科学的管理手段，并在改良管理工作的过程中，从多种角度展开思考，以保证应用的创新模式可以实现档案的信息化管理，并在运行时始终保持安全性、可靠性。