信息化视角下创新档案管理工作的路径

文/陕西省榆林市米脂县环境卫生所 常茸茸

依托互联网载体，可整合档案资源，驱动档案管理模式向现代化方式转变，进一步增强档案服务功能。因此，某卫生所高度重视创新性的档案管理方式应用，确保紧跟信息化时代发展步伐，不断优化档案管理模式，驱动档案管理工作高质量开展，提升档案管理工作效率和质量。

一、信息化视角下加快推进档案信息化建设的必要性

（一）社会发展的内在需求。信息化建设步伐愈来愈快，卫生所档案管理工作逐渐提上日程，应加强对传统档案管理方式的创新。在社会发展推动下，传统的档案管理模式难以适应卫生工作需求，亟需推进电子化档案建设进程。

（二）发挥档案服务功能。信息化档案建设，是时代发展的必然趋势，也是相关卫生所创新档案管理工作的内在动力，在信息化档案工作推进下，可进一步强化档案服务功能，满足实际工作需求。在信息化档案管理系统搭建基础上，优化档案文件的存储方式，便于档案修改和查阅，为档案后期存档提供了便利条件，大大提升了档案管理工作效率，便于各项工作的开展，提高了档案管理人员参与档案管理的积极性，保证档案的管理成效。同时，在信息化档案建设背景下，减少档案管理人员的工作量，实现档案自动归档，并在互联网信息平台支撑下，实现档案共享，优化档案资源配置，提高了档案资源的利用率，为档案管理工作高效开展夯实了基础。

（三）信息化档案管理系统优势显著。在信息化技术支持下，相关卫生所逐渐建立了档案信息化管理系统，优化了档案存储方式和存储路径，实现了纸质化档案向数字化档案转化目标，解决了纸质化档案保存难、易丢失、易损坏等问题，保证了档案信息的完整性，提高了档案管理的安全性，降低了档案丢失概率。同时，在网络边界安全保护下，有效规避了黑客等非法入侵者的攻击，减少档案受损，发挥了信息化档案管理优势。另外，信息化档案管理系统，提供档案信息备份功能，并支持多次备份，如脱机存储、云端存储等方式，均支持档案文件复制和存储，防止档案资料受损后带来的负面影响。

二、档案管理信息化建设现状

（一）忽视了档案信息化管理的重要性。部分卫生所在档案管理工作方面，存在认知上的偏差，忽略了档案信息化建设的必要性，仍继续沿用传统的档案管理方式，降低了档案管理工作成效，尤其在档案信息查阅和补录过程中，程序繁琐，查找难度大，甚至出现档案文件资料丢失的现象，带来诸多负面影响。实践调查中发现，部分单位甚至未设立专门的档案室，相关档案管理人员，存在身兼数职的现象，自身的信息化素养不高，对信息化档案建设相关技术设备较为陌生，难以保证档案管理工作高质量开展，因此，制约了信息化档案管理工作高效开展。

（二）档案信息化建设基础设施匮乏。信息化档案建设需要依托现代化信息技术、需要信息化系统设备的支撑，然而就部分单位档案管理信息化建设现状看：信息化设施匮乏、相关设备不完备，进而降低了档案管理效率，难以保证信息档案存储的完整性。部分纸质化档案纸张受损、字迹模糊，制约了档案管理工作的有效开展，无法提供高质量的档案服务。

（三）档案管理专业素质有待提升。档案管理人员自身的专业素质直接关系到档案创新管理成效，就档案创新管理现状看，档案管理人员自身的专业技能匮乏，业务能力有待进一步强化，尤其在档案信息化建设过程中，信息素养不高，存在认知上的偏差，因此，制约了相关单位档案信息化建设进程，导致档案管理工作创新程度不够。

三、创新档案信息化管理工作的路径

（一）依托互联网载体建立健全完善的档案信息资源体系。创新档案管理工作过程中，加快推进数字化档案建设显得尤为重要，互联网环境本身较为开放，在实际进行档案信息收集过程中，可充分利用互联网渠道，加强档案资源开发，整合档案资源，实现档案资源优化配置，最大程度上提高档案资源的利用率。因此，相关单位推进档案信息化建设进程，可创新档案管理模式，实现档案信息资源共享，提高工作效率。通过建立健全完善的档案信息资源体系，实现了电子文件归档目标，优化了工作环境，便于档案文件存储和管理，进一步强化了档案信息数据管理方式。尤其在县级卫生所建立档案资源库，可全面收集、分析和存储病人的基本信息资料，实现对病人就医诊治的科学规划，更加清晰地进行分类，有效辨别病情发展情况，便于随访和观察，大大提高了卫生服务质量，为卫生所各项工作高效开展夯实基础。

（二）搭建档案信息管理平台。信息化视角下，创新档案管理工作，是时代发展的必然要求。加强现代化基础设施建设，加大软硬件设备的投入，增设数字化档案扫描仪以及打印机等，搭建专项网络，是优化相关单位档案管理工作模式的重要前提，进而可创新档案管理方式。确保在完善基础设施建设的前提下，进一步加强软件开发和使用，保证卫生所与疾控中心实现互联互通目标，便于档案信息共享，进一步优化数字化档案的网络建设，提高档案创新管理水平。

相关卫生服务机构通过搭建档案信息管理平台和系统，一方面收集了单位内部的档案信息，另一方面整合了疾控中心医疗信息，进一步提升了档案信息的完整性，为各项卫生工作开展提供科学依据，最大程度上提高了档案资源的使用率。为进一步创新档案管理工作方式，建立了相配套的应用系统，逐步实现档案自动化办公目标，确保各项档案信息高效对接，优化了卫生服务机构服务方式，树立本单位自身的正面形象，便于开展档案宣传工作，在改变传统档案管理方式基础上，发挥了现代化档案管理优势和价值，尤其在档案管理数据建立下，应用了大数据技术，提高了数据信息的收集、处理、挖掘能力，达到了档案资料快速检索目的，促使档案管理水平不断提升。同时，相关单位在信息化档案建设过程中，加强对档案网站服务功能的优化，提高了查询服务质量，并在网站支持下，发挥了档案宣传功能，优化了档案宣传路径，进一步扩大了相关单位档案宣传的影响力，增强了社会功能，加强社会与档案网站之间的联系，创新了档案管理路径。

（三）提升档案管理人员专业素质，加强档案管理人员队伍建设。信息化视角下的档案信息化建设工作，对相关档案管理人员的专业素质要求较高，要具备较高的信息化素养，拥有丰富的档案管理经验，能够熟练操作数字化档案系统及相关设备，切实提高相关档案管理人员参与档案信息化建设的积极性。相关卫生机构定期组织档案管理人员开展教育培训工作，渗透信息化档案建设相关内容，强化信息化档案建设的重要性认识，鼓励相关档案管理人员相互交流经验，学习先进的档案管理办法。单位内部建立专门档案室，提升档案管理人员的聘用门槛，杜绝一人身兼数职的现象，切实将档案信息化建设工作落到实处，优化档案管理方式。在培训中，灌输理论知识的同时，不断提升档案管理人员的业务能力和综合素养，为档案信息化建设提供源源不断的原创动力。

（四）优化档案信息化安全保障体系建设。在互联网开放的大环境下，海量的信息通过互联网平台进行传播，为保证档案文件资料的完整性和安全性，建立档案信息化安全保障体系显得尤为重要。相关卫生机构需要优化内部网络建设，做好内外部网络边界防御工作，建立防火墙，在计算机系统中安装杀毒软件等，加强对黑客、网络病毒的防御，避免档案被篡改、窃取和恶意损坏，提升档案信息管理系统抵御能力，保证档案信息的完整性，防止受损。同时，在档案信息化安全保障体系建设基础上，为进一步强化档案信息安全，相关单位建立了档案管理制度，科学划分档案框架，制定新型的管理布局，将具体的责任意识落实到个人，要求相关档案管理人员严格按照各项管理制度，执行档案管理工作，进而提升档案管理工作整体效率。另外，强化档案跟踪和监控水平，对应用系统进行处理，定期更新和升级档案管理系统，增强对潜在风险隐患的预见性，促使相关单位不断提升档案信息管理水平。

四、结语

综上所述，信息化时代背景下，信息化档案建设势在必行，相关单位要提升对档案信息化、数字化建设的重要性认识，加大现代化信息技术的投入，加快推进基础设施建设进程，积极引进档案扫描设备和档案打印设备，强化软硬件设备的使用。同时，要做好档案管理人员培训工作，不断提升档案管理人员的信息化素养，切实为档案管理工作创新发展提供保障。另外，要搭建档案信息化安全保障体系，不断提升档案信息化管理水平。