浅谈大数据时代档案管理思维方式的转变

文/吉林省白城市退役军人事务局军队离休退休干部休养所 杨易木

大数据时代的来临给传统的档案馆带来了巨大的冲击和影响，在这个过程中，人们逐渐认识到大数据的重要性和必要性。在大数据的背景下，我们需要将单一的档案管理转化为一个完整的体系结构，来应对新的挑战并实现更大的突破。同时，随着社会的发展和进步、人类文明不断创新，信息的处理能力得到了很大的提升，在此情况下，档案管理人员应积极转变思维方式，注重自身修养与知识水平的提升，以更好地适应大数据时代下的档案管理工作的需求。

一、大数据时代档案管理存在的问题

近年来，大数据的发展给传统的档案管理思维模式带来了巨大的变革与挑战，但也有一些问题值得我们注意。首先，是档案管理者对大数据的认识不够深刻，在实际工作中，对大数据的理解还停留在表面，没有把大数据的核心思想运用到档案管理工作中，导致在面对新形势时，不能及时应对和解决遇到的困难。其次，档案管理人员缺乏专业的技术和能力，对新时代背景下的社会需求了解不透彻，无法适应新的要求。最后，档案管理人员的思维方式也存在一定的问题：第一，习惯了被动接受，主动思考的意识淡薄，认为只要把纸质的文件放到网上就可以完成，而不去考虑利用现代电子化的手段来进行收集，去分析、挖掘信息，整理资料，从而达到事半功倍的效果；第二，重视形式，忽视内容，轻视过程，注重结果，从而忽略服务，缺少创新，使得很多的档案馆失去原有的价值与意义。

二、大数据时代对档案管理工作提出的要求

（一）大数据时代对档案管理工作提出的要求。新时期，大数据对档案管理思维方式的转变具有重要的影响作用，主要表现在以下几个方面：第一，档案管理者在面对新的问题时，首先要从自身做起，提高自己的专业素质和能力，不断学习，提升自己的综合素养，为档案事业的发展打下坚实的基础；第二，要转变工作作风，提高档案管理人员的办事效率，使其能够主动利用现代技术手段来收集、整理、加工和处理相关的信息资源，并将这些信息转化为有价值的知识和技能；第三，在大数据时代背景下，传统意义上的纸质化文件已经不能满足现代社会的发展需求，这就迫切要求档案管理人员加强对电子化办公的认识和应用，利用现代化的技术手段来实现对文档资料的有效管理，使其更加的方便快捷，从而更好地服务于广大群众，促进国家的建设与进步。

（二）大数据时代对档案管理技术提出的要求。首先，要提高档案管理人员对大数据的认识和运用能力，在思想上转变档案管理思维方式，把大数据技术应用到日常的档案管理工作中，使其真正成为一种辅助手段。其次，要加强对大数据的认知和理解，利用好“互联网+”、云计算等新的技术进行信息收集，并将其应用于档案管理工作，使其更好地发挥作用。

（三）大数据时代对档案管理规章制度提出的要求。大数据时代的档案管理将借助先进技术理念实现管理效能的提升，在此情况下，对档案管理工作的规章制度也提出更高要求。首先，档案管理工作的开展需要良好的氛围，这就要求档案馆建立起完善的规章制度，规范工作人员的行为准则，让他们能够自觉遵守相关的法律法规，严格按照程序办事，避免出现违反条例的现象，从而更好地服务于人民。其次，要建立健全的法律法规，为公民提供一个良好的法制环境，让他们能够有法可依，依法办事，从而实现社会和谐稳定。

三、大数据时代档案管理的新思维与新思路

（一）转变档案管理工作的思维模式。利用网络信息科技的优势，将其运用到档案管理工作中，首先要做到的就是转变档案信息工作的固有观念，以信息化作为工作的出发点和基本思路。一方面，单位内部各个部门要相互贯通，多进行信息的交流。另一方面，要提高档案管理人员以及单位其他人员的信息处理的能力，不仅要对档案数据进行归类整理，也要学会对档案数据进行研究分析，掌握信息化档案数据的利用方式。此外，要意识到档案管理的新作用，结合新时期各方面工作开展的实际需求来对档案管理的目标、方式以及工作模式进行创新，使档案管理可以更好地为各方面工作的开展提供服务。

（二）创新档案管理工作模式。当下各行各业的工作开展都离不开档案数据的支持，而要真正去运用此方式，灵活掌握其中的方法，需要深入研究档案管理工作的模式。尤其在大数据时代，档案管理的信息化需要有相应的管理信息系统提供支撑，所以要定期更新档案管理工作所需要的系统，这对于档案内容的安全性有更强的保障。对于档案管理工作人员要进行定期的培训，对于科技信息类的知识，需要不断积累，跟上创新时代的步伐，要对系统和信息的内容进行充分了解和认知，如此才能够对档案做到最优的管理。对于数据分析人员，要运用科学的方式对档案信息进行研究分析，从档案信息中剥离有价值的内容，为帮助单位工作开展提供充足依据，不断助力单位各方面工作的优化完善。

（三）做好档案管理大数据的收集。首先，档案数据信息的收集，是开展档案管理工作的基础和前提，因此数据的准确性、及时性、有效性是档案管理工作中的重点任务。其次，对于单位整体的发展运行而言，还要考虑在档案管理工作之中所消耗的物资、财产资源等，以做到最优化管理，实现效益的最大化。对此，档案管理工作人员要积极运用信息化技术和大数据手段做好各方面档案信息的收集工作，并不断提高档案信息收集的及时性与准确性，以便充分发挥大数据时代档案信息的应有价值。

（四）利用大数据提高服务效率。大数据的利用，是为了让各个工作体系更好地完成自己的工作任务，也为了使职工拥有更便捷的工作方式。通过大数据，充分了解本单位服务的对象，根据对象的信息制定有利于单位发展和进步的方案。同时，仅仅拥有数据是不够的，还要对数据进行模型构建以及细致的分析。只将数据进行归类分化不是档案管理的最终目的，科学运用数据才是大数据背景下对档案管理创新的最终要求。对此，档案管理人员要以服务理念看待自身工作，从服务角度来对工作内容、方式方法进行优化，来不断提升自身服务效率。

（五）以大数据档案管理促信息沟通。在当今时代背景下，每个社会机构都不是独立存在的个体，都需要信息的交换和沟通，对于一个不断追求发展的单位更是如此。在过去的档案管理方式中，各种信息的交换和沟通是非常不易的，需要人为操作很大的工作量才能完成。而在大数据时代，这种信息沟通更为简便和快捷。就档案管理而言，其不仅能够帮助外界更全面地了解机构内部的工作模式、状态信息，同时机构也可以根据外界的变化来不断地调整自身的发展方向，以制定更科学的发展方案。在机构内部之中，各个部门的交流与合作同样需要信息的不断传递和发展，在运用大数据管理自身部门信息的同时，还能够了解其他部门的信息，运用这些信息来明确自己部门工作的方向。

四、结语

当今社会是一个大数据时代，在这个时代，我们需要对传统的档案管理模式进行改革，在原有的基础上对其创新，使之适应新的发展环境，把大数据的优势发挥到最大化。通过对大数据时代档案管理工作的研究发现，大数据的到来给传统的档案管理方式带来了很大的冲击和影响，在这个新的时代背景下，我们需要改变档案管理工作的思维模式，学会利用新的思维方式，在原有的基础上进行创新，从全新的视角来开展档案管理工作，并提供利用和服务。