新时期人事档案电子信息化管理探讨

文/福建省漳州市就业服务中心 李海枯

在当代社会，纸质版的人事档案越来越不能满足社会发展的需要，其易损坏性和查阅耗时长的特征，都使得人们逐渐意识到档案数字化管理的重要性。电子档案有着许多纸质档案无法比拟的优越性，在这个注重环保、注重效率的时代里，采用环保高效的电子信息档案是必然的。

一、人事档案管理的现状

现如今，各方对人事档案管理的重视度都不够，人事档案管理工作多由一些年龄偏大的人员进行，他们对档案管理的相关知识储备不足，档案管理的模式几乎一成不变。同时，他们对档案管理的重要性缺乏一个清晰的认知，对档案的更新与修正工作不够重视。并且不仅是档案管理的基层工作人员不重视档案管理工作，一些领导也对档案管理工作存在偏见，认为档案管理就是保存、整理资料，不愿意为其投入资金、调拨人才，这也是现如今档案管理面临的巨大挑战。

二、人事档案电子信息化管理的优点

（一）易于保存，不易损坏。电子档案存储在计算机磁盘、硬盘等设备中，相较于纸质档案更易于保存。纸是可降解物质，即使是放在干燥的档案室不翻阅，也会在时间的流逝中逐渐氧化，但是电子档案可以存在大数据库中，不受时间、空间、天气环境等外界因素的影响。在发生火灾、地震等天灾人祸时，纸质版人事档案很难被抢救出来，但是储存在大数据库中的电子档案无须抢救，只要后期登录数据库就可以把档案导出来。即使是存储在U盘、移动硬盘等有实体的移动终端中，也因为体积小，抢救起来会比纸质档案简单得多。建立电子档案还可以有效的保护原始纸质档案，建立电子档案后，相关人员对原本纸质档案的翻阅大幅度减少，有效减轻了原始纸质档案的磨损。

（二）查阅档案，省时省力。原始纸质档案虽然会分门别类地存放，但查阅起来也需要进行翻找，而电子档案有搜索功能，在寻找指定档案时不用在众多档案中翻阅，只需在系统中输入关键字词即可找到想要的内容。且网络存储较于实体存储空间更大，电子档案不用担心存储空间问题，一台电脑可以搜出相关人员需要的所有档案。例如，想知道某所高校的毕业生有多少把档案转到了当地，只要搜索高校名称，就可以筛选出在该高校有过教育经历的人才。

（三）节约环保，节省资源。众所周知，制作纸张的原材料是树木，建立纸质人事档案，需要使用大批量的纸质资源，这对环境的危害是巨大的。存储纸质档案，也必须有专门的档案室，这对空间资源也是一种消耗。2014年后，我国每年的高校毕业生皆在700万以上，这么多人的档案如果皆是纸质档案，会让档案的管理存储机构面对巨大的压力。如果可以对人事档案进行电子信息化管理，就可以将档案分类整理的压力转移给高效运算的电脑，可以节省资源与人力。

三、人事档案电子信息化管理的措施

（一）制定人事档案管理相关规章制度。传统档案管理虽说有一定的弊端，但其相对于电子档案，存在时间长，各项管理措施较为完善。电子档案是一个较新兴的档案管理方式，各项管理体系都处于建构中，规章制度尚不完善。电子档案与传统档案管理模式有许多不同之处，因此无法将传统档案的规章模式直接在电子档案的管理中施行，所以在对人事档案进行电子信息化管理的同时，也要对相关的管理制度进行修订完善。

例如，在人事档案工作人员离职时，人员很难将传统档案带出，只要禁止在查阅档案时使用通信设备，档案的保密性基本就可以保障。但是电子档案在便于存储与查询的同时，也便于传播，且由于现实技术水平的制约，防火墙无法辨别向外传播的内容是否合乎情理，这就可能导致人事档案发生泄露。在相关工作人员离职时，相关单位无法确认员工是否携带了系统中存储的人事档案信息。人事档案的安全性大大降低，能否保护档案安全要依靠管理人员的职业素养，在这种情况下，建立相关的规章制度是尤为迫切的需求。其实，人事档案管理单位可以在工作前让员工签署保密协议，并制定向外传播档案信息时必须要有上级领导审批的制度，这就可以使信息泄露的情况大幅减少。

（二）加深档案管理单位与各机构间的联系。人事档案虽然由各地人力资源和社会保障局人事档案管理科及有人事档案管理权的单位保存，但并不是每个单位都掌握了档案所属人的升迁、离职、奖惩等情况。建立电子信息化人事档案，相关部门和当地公司系统、公安系统、学习机构建立联系，可以有效地进行信息的共享互建。各机构加入统一的大数据库，对人事信息变动进行同步化管理，将没有保密要求的信息在数据库中共享，档案管理机构从中获取资料，完善自身没有记录的资料，可以减少某些信息的重复记录。

如果档案管理系统只是“一枝独秀”，没有和各机构之间建立起联系，在档案管理过程中会有很多无法获得信息。例如，档案当事人如果有了交通违法行为，在不违反工作单位劳动合同的情况下，他没必要就这件事对公司做出解释，人事档案管理机构更是无法从当事人那里获取信息，仅靠人事档案管理单位，很可能会漏掉档案人的这次行为信息。如果人事档案管理单位与交通部门有联系的话，他们就可以从交通部门那里获取到交通违法名单，并在人事档案中加以记录。而在大数据库的支持下，当事人都可能忘记的奖惩信息，档案还“帮忙”记录着，也会无形中对当地人员起到一种监督作用，对社会的和谐稳定也是有利的。

（三）不断提升档案管理人员的素质。即使建立了电子信息化管理机制，人事档案的管理也不可能完全依托于现代技术进行管理，管理人员是不可或缺的。而且由于电子档案的管理需要运用计算机技术，这也意味着，电子档案对档案管理人员的综合素质要求要比以往更高。现在档案管理机构的许多人员的综合素质能力较低，计算机水平不达标，无法达到电子档案管理的要求；也有一些员工工作态度不端正，职业道德素质不达标。针对这种现象，档案管理单位必须重视起来，加强对员工的培训力度，并采取针对性培训，力争培养起一支专业的档案管理团队，也可以与高校相结合，从高校吸纳相应的人才，充实团队。

在培训中，邀请专家对计算机技术进行讲解、示范，保证每一个员工都能对办公系统熟练使用。在培训结束后，应当让专业人员出题，对受训员工进行考核，并在单位中落实考核机制，在之后的工作中也要定期进行考核，确保档案管理人员有足够的能力对档案信息加以管理。对员工职业道德的培训与考核更是重中之重，电子档案比纸质档案更容易向外界流出，这就要求工作人员有极强的道德素养，所以单位应当加强员工的思想道德教育，积极开展思想道德讲座，使档案管理人员能充分认知到档案管理工作的重要性，收起对工作的轻视态度，加强对工作的责任心、使命感，主动将高效、高素质的档案管理的目标落到实处。

（四）注重对电子档案的审核。电子档案也不是完全没有弊端的，它不同于纸质档案，在纸质档案上修改后很难不留下痕迹，但是对电子档案内容删改则可以不留痕迹地进行。甚至对于电脑技术高超的人员来说，抹除修改痕迹，使后台查找不出修改记录也不是一件难事。为了避免有心人篡改档案记录，档案管理机构必须有规范的审核制度。即使录入人员有较高的职业素养，不想篡改档案，也可能因为疲劳或粗心等一系列因素导致录入的档案信息出现错误。所以在电子录入前要重视人员的选择，选择细心、职业素养达标的人员进行录入；在录入过程中，也不能完全放任不管，要对录入人员进行监督，对录入信息进行检查；在电子档案录入完成后，也不应当放弃对信息的审核管理，要对信息内容负责，确保档案信息的真实性。

在录入前可以通过员工自愿报名、党员优先、单位进行考核等方式筛选出一批能力达标，素养程度较高的人员进行人事档案数据的录入，对错误率低且录入速度快的员工给予一定奖励，激励其他录入人员主动审核自身录入的信息。在录入中，相关负责人可以建立抽查小组，让其他人替换错误率过高的录入人员，并对有故意错误录入行为的人员进行处分。电子信息档案完成后，可将档案置于大数据库中，并时常对电子档案进行抽样核查，与其他机构的人事信息进行比对，若发现人事档案管理部门有私下修改档案的行为，绝不姑息。

四、结语

当代社会人员流动性强，社会活动形式多样，这也在一定程度上增加了人事档案的内容，为了更好地进行人事档案管理，就需要应用更适应时代的管理方式。对人事档案进行电子信息化管理，是信息化时代下的大势所趋，这是档案管理工作的一个大胆创新。利用电子档案可以大大提高档案管理工作的办公效率，降低档案整理等工作发生错误的可能性。对于人事档案的长久保存、查阅引用都十分有利，人事档案的电子信息化管理，对人事信息审核、人才资源管理等都有着重要作用。