加快档案信息化建设的创新设想

2021-11-23北京市东城区疾病预防控制中心王晓云通讯作者周莹戴威

办公室业务 2021年15期

文/北京市东城区疾病预防控制中心王晓云（通讯作者）周莹戴威

一、档案信息化建设的深远意义

（一）国内外档案工作特点和发展方向显示信息化建设的重要性。通过梳理近年来国内外档案年会主题，概括总结为：一是顺应时代逐步实现档案信息化建设，以战略信息资源的视角重新审视传统的管理方法。二是积极倡导人工智能在档案中的创新应用，探讨信息变革历史及影响因素，不断推动档案工作全面数字化转型。三是加强信息数字化时代档案的公开与利用，建立档案部门与其他各部门及公众的联系，逐步实现档案的可查找、可操作、可利用。

（二）新档案法明确指出各部门要积极推进档案信息化建设。《中华人民共和国档案法》已由第十三届全国人民代表大会常务委员会第十九次会议于2020年6月20日修订通过，自2021年1月1日起施行。新《档案法》第五章第三十五条至第四十一条详细介绍了档案信息化建设。其中包括机关、团体、企事业单位和其他组织应当积极推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接等重要内容。以信息化为核心来促进档案管理现代化，是国家档案局近年来的主要政策导向。

（三）“十四五”规划要求发展战略性新兴产业和加快数字化发展。一是加快和壮大新一代信息技术，推动大数据、人工智能等现代信息技术同各产业深度融合，培养新技术、新模式，促进信息化平台健康发展。二是加强数字社会建设、提升公共服务等智能化水平。扩大基础公共信息数据有序开放，建设国家数据统一共享开放平台。三是提升全民数字技能，实现信息服务全覆盖。在编制北京市档案事业“十四五”规划的发展目标时，要在档案治理、档案服务、档案安全、档案信息化和人才队伍方面实现高质量发展。

二、档案信息化建设的管理现状及存在的问题

（一）管理现状。1.档案部门发展情况。一是依法治档取得新成绩。完善法规标准体系、加强档案行政执法、开展档案“七五”普法。二是档案资源建设取得新成果。机关单位档案工作有成效、企业档案工作有突破、项目档案工作有发展、农业农村档案工作有成绩。三是档案利用服务取得新成效。国家重点档案开发利用亮点纷呈，持续推进档案工作走向开放，公共服务能力显著提升。四是档案信息化取得新进展。数字档案馆（室）建设加快、馆藏档案数字化比例大幅提升、电子档案管理全面开展、档案信息资源共享加快推进。五是档案安全实现新保障。加大数字档案资源建设力度，推进新型公共档案馆建设。严格落实《档案数字化外包安全管理规范》，确保档案信息安全。2.疾控部门档案发展情况。一是加强法制学习，依法治档。按照上级要求组织档案法、宪法及相关法规学习，并纳入单位绩效考核重点内容。二是筑牢安全防线，确保档案安全。单位主管领导带队检查档案安全管理情况，做到防火、防盗、防潮、防光、防尘、防高温、防有害气体、防有害生物、防数据丢失、防秘密或敏感信息泄露，排除安全隐患，保证档案实体和数据安全。三是加强实时监管，档案工作水平显著提高。每年6月底，完成档案归档工作，其中包括文书、实物、仪器设备、会计、基建等各类档案资料。中心设有专职档案员对各科室移交的档案逐卷进行核查，发现问题及时修正，确保案卷质量。四是严格档案工作考核，不断提高档案管理水平。全年对中心各科室进行两次档案工作考核，从档案的收集、整理、录入、装订成卷到移交，整体流程规范，并按时完成案卷移交工作。档案利用率、利用效果记录水平逐年提高。五是加强档案库管理，定期开展自查。每年对档案库房开展自查工作，包括电器的安全使用、库房卫生、温湿度是否符合要求，并每日记录温湿度，发现问题及时纠正。

（二）存在的问题。1.对档案管理信息化建设重视程度不够。主要表现在信息化管理制度不完善、无经费保障、培训力度不够等方面。目前只有少部分疾控机构建立了档案信息平台，档案录入系统仅仅停留在目录电子化水平，大部分档案资料信息化水平相对滞后。2.档案信息化建设缺乏专业的人才。第一，档案工作者对党的方针、政策及档案信息化标准、电子文件转化等理解、认识程度不够深入，思想道德、政治素养有待于进一步提高。第二，档案工作者对各项文书档案、科技档案、基建档案等熟悉程度不够，工作只满足完成任务，创新能力匮乏。第三，档案工作者计算机网络技术水平有待于加强。3.档案管理信息化硬件与软件设施不足。当前社会处于数据信息化时代，纸质档案已不能满足社会经济发展需要，疾控系统缺少纸质档案转化为电子档案的平台，以及向信息化转变的国家标准。基础设施缺乏，如直列式档案密集架、自动号码机等。

三、档案信息化建设的创新点及展望

（一）创新信息化制度管理模式，严格落实国家最新标准。1.创新管理模式，推动信息化建设快速发展。成立专门的组织机构，加强档案工作研讨、会商，进一步推进新型电子档案信息化建设和发展，在不断优化电子档案内容的情况下，实现数据资源的高效整合。贯彻落实国家新档案法、新的卫生档案管理制度，结合单位实际情况，建立适合本单位的创新型档案制度、管理评估、考评机制，为档案工作提供规范的前沿的技术指导，保障相关工作超前有序开展。2.深入探索研究，及时掌握国家最新标准应用范畴。充分了解《电子文件存储与交换格式版式文档》（下文简称OFD标准）（GB/T33190-2016）制定的意义。一是支持可管、可控和长期保存等电子文件管理的实际需求。二是有助于电子文件的显示和存档，保证国家电子文件的安全。三是整合国家优质产业资源，推动我国电子文件版式相关技术的良性发展。目前，本标准已在中央档案馆、北京档案馆、天津档案馆、长春档案馆、安徽档案馆应用；国家电子文件管理试点中的国土资源部、审计署、海关总署、知识产权局以及党政机关电子公文均应用本标准。

（二）创新档案事业发展方向，稳步推进电子档案转型。1.以信息数字化改革推进电子档案发展。应用大数据、人工智能等新型的前沿技术，带动档案文化建设，促进档案管理现代化。建立公共信息智能服务、档案共享服务等信息化平台，实现线上线下并轨程序，注重研究新技术，逐步实现科技成果共享和利用。2.掌握国家OFD标准在档案领域的应用。一是元数据存储。每个电子档案对应的OFD文件包括档案的完整信息，不依赖系统就能获取电子档案的元数据。二是敏感信息遮挡。根据业务规则，在电子档案被借阅利用前，将一些敏感信息屏蔽，防止信息外泄。三是页面管理。支持文件合并、页面插入、拆分、删除、旋转、顺序调整。根据业务规则，在电子档案被借阅利用前，进行必要的处理。3.完善档案数字资源库建设。按照用途不同，划分基础信息库、档案内容库、业务过程库、运行维护库、统计信息库等。档案数字资源是存储于各种介质、处于不同阶段各类在线或脱机档案数字信息，是信息化条件下，在档案收集、管理、保存、利用等业务过程中形成的数字资源，是信息化建设的核心。档案信息化可以保护档案原件及内容的完整性，为网络共享提供数字资源，还可以优化管理，提高工作效率，利于档案信息的长期保存。

（三）创新软硬件设施建设，有效促进部门沟通协作。进一步完善档案部门硬件和软件设施建设，在保证网络安全的情况下，信息管理系统有序实现端口开放和互联互通，逐步实现“互联网+政务服务”平台的融合共享，从时间、专业、类别等方面进行数据分析、统计，为人才培养、健康规划、资源配置、疾病监测等提供科学依据。加强各部门的沟通协作，将政务办公系统与文档处理和文档归档等管理系统联系起来，提高各部门间的自动化水平，管理人员应积极将相关资料分类、整合、加工，以资源共享为目的，构建方便、快捷的查询平台。同时可以将疾控系统与医院办公系统相结合，增强平台的互动性，为疫情防控工作提供可靠的数据支撑。

（四）创新人才队伍培养，快速提升专业人员水平。人才队伍建设是新时期档案工作的重要保障，为此建立一支素质过硬、业务精湛、知识全面、服务高效的队伍至关重要。一是新修订的《档案法》中对档案队伍建设提出了新要求，要加强人才培养，提高档案工作人员业务素质，不断提升政治素养。二是倡导档案工作人员树立终身学习的意识。档案管理部门要不断创新学习形式，在电子档案领域、档案新视野、数据共享利用等方面，开展形式多样的知识培训，逐步促进档案信息化建设良性发展。三是引进档案学、法学、计算机等专业人才，不断壮大档案管理队伍，推动档案工作快速向信息化转型，实现高质量创新发展。