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加快档案信息化建设的创新设想

2021-11-23北京市东城区疾病预防控制中心王晓云通讯作者周莹戴威

办公室业务 2021年15期
关键词:档案管理信息化建设

文/北京市东城区疾病预防控制中心 王晓云(通讯作者) 周莹 戴威

一、档案信息化建设的深远意义

(一)国内外档案工作特点和发展方向显示信息化建设的重要性。通过梳理近年来国内外档案年会主题,概括总结为:一是顺应时代逐步实现档案信息化建设,以战略信息资源的视角重新审视传统的管理方法。二是积极倡导人工智能在档案中的创新应用,探讨信息变革历史及影响因素,不断推动档案工作全面数字化转型。三是加强信息数字化时代档案的公开与利用,建立档案部门与其他各部门及公众的联系,逐步实现档案的可查找、可操作、可利用。

(二)新档案法明确指出各部门要积极推进档案信息化建设。《中华人民共和国档案法》已由第十三届全国人民代表大会常务委员会第十九次会议于2020年6月20日修订通过,自2021年1月1日起施行。新《档案法》第五章第三十五条至第四十一条详细介绍了档案信息化建设。其中包括机关、团体、企事业单位和其他组织应当积极推进电子档案管理信息系统建设,与办公自动化系统、业务系统等相互衔接等重要内容。以信息化为核心来促进档案管理现代化,是国家档案局近年来的主要政策导向。

(三)“十四五”规划要求发展战略性新兴产业和加快数字化发展。一是加快和壮大新一代信息技术,推动大数据、人工智能等现代信息技术同各产业深度融合,培养新技术、新模式,促进信息化平台健康发展。二是加强数字社会建设、提升公共服务等智能化水平。扩大基础公共信息数据有序开放,建设国家数据统一共享开放平台。三是提升全民数字技能,实现信息服务全覆盖。在编制北京市档案事业“十四五”规划的发展目标时,要在档案治理、档案服务、档案安全、档案信息化和人才队伍方面实现高质量发展。

二、档案信息化建设的管理现状及存在的问题

(一)管理现状。1.档案部门发展情况。一是依法治档取得新成绩。完善法规标准体系、加强档案行政执法、开展档案“七五”普法。二是档案资源建设取得新成果。机关单位档案工作有成效、企业档案工作有突破、项目档案工作有发展、农业农村档案工作有成绩。三是档案利用服务取得新成效。国家重点档案开发利用亮点纷呈,持续推进档案工作走向开放,公共服务能力显著提升。四是档案信息化取得新进展。数字档案馆(室)建设加快、馆藏档案数字化比例大幅提升、电子档案管理全面开展、档案信息资源共享加快推进。五是档案安全实现新保障。加大数字档案资源建设力度,推进新型公共档案馆建设。严格落实《档案数字化外包安全管理规范》,确保档案信息安全。2.疾控部门档案发展情况。一是加强法制学习,依法治档。按照上级要求组织档案法、宪法及相关法规学习,并纳入单位绩效考核重点内容。二是筑牢安全防线,确保档案安全。单位主管领导带队检查档案安全管理情况,做到防火、防盗、防潮、防光、防尘、防高温、防有害气体、防有害生物、防数据丢失、防秘密或敏感信息泄露,排除安全隐患,保证档案实体和数据安全。三是加强实时监管,档案工作水平显著提高。每年6月底,完成档案归档工作,其中包括文书、实物、仪器设备、会计、基建等各类档案资料。中心设有专职档案员对各科室移交的档案逐卷进行核查,发现问题及时修正,确保案卷质量。四是严格档案工作考核,不断提高档案管理水平。全年对中心各科室进行两次档案工作考核,从档案的收集、整理、录入、装订成卷到移交,整体流程规范,并按时完成案卷移交工作。档案利用率、利用效果记录水平逐年提高。五是加强档案库管理,定期开展自查。每年对档案库房开展自查工作,包括电器的安全使用、库房卫生、温湿度是否符合要求,并每日记录温湿度,发现问题及时纠正。

(二)存在的问题。1.对档案管理信息化建设重视程度不够。主要表现在信息化管理制度不完善、无经费保障、培训力度不够等方面。目前只有少部分疾控机构建立了档案信息平台,档案录入系统仅仅停留在目录电子化水平,大部分档案资料信息化水平相对滞后。2.档案信息化建设缺乏专业的人才。第一,档案工作者对党的方针、政策及档案信息化标准、电子文件转化等理解、认识程度不够深入,思想道德、政治素养有待于进一步提高。第二,档案工作者对各项文书档案、科技档案、基建档案等熟悉程度不够,工作只满足完成任务,创新能力匮乏。第三,档案工作者计算机网络技术水平有待于加强。3.档案管理信息化硬件与软件设施不足。当前社会处于数据信息化时代,纸质档案已不能满足社会经济发展需要,疾控系统缺少纸质档案转化为电子档案的平台,以及向信息化转变的国家标准。基础设施缺乏,如直列式档案密集架、自动号码机等。

三、档案信息化建设的创新点及展望

(一)创新信息化制度管理模式,严格落实国家最新标准。1.创新管理模式,推动信息化建设快速发展。成立专门的组织机构,加强档案工作研讨、会商,进一步推进新型电子档案信息化建设和发展,在不断优化电子档案内容的情况下,实现数据资源的高效整合。贯彻落实国家新档案法、新的卫生档案管理制度,结合单位实际情况,建立适合本单位的创新型档案制度、管理评估、考评机制,为档案工作提供规范的前沿的技术指导,保障相关工作超前有序开展。2.深入探索研究,及时掌握国家最新标准应用范畴。充分了解《电子文件存储与交换格式 版式文档》(下文简称OFD标准)(GB/T33190-2016)制定的意义。一是支持可管、可控和长期保存等电子文件管理的实际需求。二是有助于电子文件的显示和存档,保证国家电子文件的安全。三是整合国家优质产业资源,推动我国电子文件版式相关技术的良性发展。目前,本标准已在中央档案馆、北京档案馆、天津档案馆、长春档案馆、安徽档案馆应用;国家电子文件管理试点中的国土资源部、审计署、海关总署、知识产权局以及党政机关电子公文均应用本标准。

(二)创新档案事业发展方向,稳步推进电子档案转型。1.以信息数字化改革推进电子档案发展。应用大数据、人工智能等新型的前沿技术,带动档案文化建设,促进档案管理现代化。建立公共信息智能服务、档案共享服务等信息化平台,实现线上线下并轨程序,注重研究新技术,逐步实现科技成果共享和利用。2.掌握国家OFD标准在档案领域的应用。一是元数据存储。每个电子档案对应的OFD文件包括档案的完整信息,不依赖系统就能获取电子档案的元数据。二是敏感信息遮挡。根据业务规则,在电子档案被借阅利用前,将一些敏感信息屏蔽,防止信息外泄。三是页面管理。支持文件合并、页面插入、拆分、删除、旋转、顺序调整。根据业务规则,在电子档案被借阅利用前,进行必要的处理。3.完善档案数字资源库建设。按照用途不同,划分基础信息库、档案内容库、业务过程库、运行维护库、统计信息库等。档案数字资源是存储于各种介质、处于不同阶段各类在线或脱机档案数字信息,是信息化条件下,在档案收集、管理、保存、利用等业务过程中形成的数字资源,是信息化建设的核心。档案信息化可以保护档案原件及内容的完整性,为网络共享提供数字资源,还可以优化管理,提高工作效率,利于档案信息的长期保存。

(三)创新软硬件设施建设,有效促进部门沟通协作。进一步完善档案部门硬件和软件设施建设,在保证网络安全的情况下,信息管理系统有序实现端口开放和互联互通,逐步实现“互联网+政务服务”平台的融合共享,从时间、专业、类别等方面进行数据分析、统计,为人才培养、健康规划、资源配置、疾病监测等提供科学依据。加强各部门的沟通协作,将政务办公系统与文档处理和文档归档等管理系统联系起来,提高各部门间的自动化水平,管理人员应积极将相关资料分类、整合、加工,以资源共享为目的,构建方便、快捷的查询平台。同时可以将疾控系统与医院办公系统相结合,增强平台的互动性,为疫情防控工作提供可靠的数据支撑。

(四)创新人才队伍培养,快速提升专业人员水平。人才队伍建设是新时期档案工作的重要保障,为此建立一支素质过硬、业务精湛、知识全面、服务高效的队伍至关重要。一是新修订的《档案法》中对档案队伍建设提出了新要求,要加强人才培养,提高档案工作人员业务素质,不断提升政治素养。二是倡导档案工作人员树立终身学习的意识。档案管理部门要不断创新学习形式,在电子档案领域、档案新视野、数据共享利用等方面,开展形式多样的知识培训,逐步促进档案信息化建设良性发展。三是引进档案学、法学、计算机等专业人才,不断壮大档案管理队伍,推动档案工作快速向信息化转型,实现高质量创新发展。

四、结语

快速发展档案信息化建设,建立电子档案,整合各领域资料,深入挖掘数据库的利用价值,实现由点到面的全方位覆盖。提供科学、精准、全面的档案信息,为政府部门提供重要数据支撑。档案信息化的发展可以进一步推动档案工作适应新时代,迈向新台阶,走在最前沿。

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