现代人事档案管理存在的问题及对策综述

文/山西省疾病预防控制中心 韩冰

人事档案是人事管理活动的重要组成部分，记录了个人在各个方面的信息，是人才履历和品格的直观体现，也是单位培养选择人才的重要依据。随着市场经济的飞速发展，目前在档案的管理和事业单位中存在的问题也逐步显现。本文对存在的问题进行分析，并提出相应的解决措施。

一、人事档案的管理概述与作用

（一）档案作用。在目前的人事管理活动中，人事档案的主要作用体现在两个方面：其一，对用人单位来说，承载着重要的个人信息，是单位了解人才最基础的途径。利用其中的资料可以对员工之前的思想品德、工作能力有一个全面的了解，是选择人才的关键手段和工具，对培养和挖掘人才有十分重要的意义。其二，是对员工的作用，档案有一定的真实性和可靠性，其法律性很强，是别的资料无法比较的。不管是考试、出国、就业或办理社会保险、退休等手续，都需要档案材料作为依据。

（二）人事档案的概述。1.社会背景。改革开放以来，市场经济快速发展，社会就业率持续上升，人员流动不断升高，使单位在人事档案的管理方面面临各种挑战。2.人事档案管理的价值。对人事档案进行管理是把单位内人才的档案加以收集、分类、查阅以及使用等多种管理活动，若没有专业的人管控档案，容易造成“弃档不用”和“无头档案”的状况发生，对单位内部人才的管理十分不利，进而降低对人才的利用率，不利于单位的进步发展。

二、现代人事档案管理中存在的问题

（一）对档案管理的轻视。人事档案管理工作在一些单位没有受到重视，致使人们对人事档案的管理认识不够。很多人将此工作误认为是年复一年的档案保管，是没有任何技术的事务性工作。长此以往，单位内部工作人员和档案管理人员会认为人事档案管理工作不重要，只需保管好，不遗漏、不泄密、可查档就好。

（二）人事档案的所有权问题。档案所有权问题是长期以来争执不休的问题，是人事档案管理过程中最紧要且基本的问题。对此问题，有人认为应属于个人，有人认为应该属于事业单位，也有人认为应该属于人才交流中心。导致此类问题的主要原因是在法律上没有明确的规定，因此多数单位与个人不重视档案。

（三）人事档案的管理不够专业。人事档案的管理看起来十分轻松，实际上是十分单调乏味同时连续性很强的工作。因此，需要管理人员具备专业的素养与合格的专业技能，在人事档案的收集、整理、保管以及使用的过程中，不断认识以及实践，进而充分了解全部人事档案工作的相关知识，提升人事档案的质量和使用率。但是如今的现状是有些单位对工作专业度的要求并不太高，很多从事这一工作的人员并未掌握相应的技能；有些单位人事档案管理员往往身兼多职，比如监察、科技等资料的收集、分类工作。导致档案管理者的工作超负荷，不能集中精力在这一工作中，不能形成很高的专业素养。

（四）人员流动中出现的问题。经济的快速发展使人员的流动性渐渐频繁，如弃档、重新建档等混乱情况。如果出现档案管理人调任或离职，便会出现档案交接不清的情况。

（五）管理制度不够健全。如今单位人事档案管理制度仍然不够健全，很多管理员没有经过专业的培训就直接上岗，对人事档案、分类整理没有应有的专业性。

（六）管理手段十分落后。很多单位的人事档案管理者不具备应有的专业知识和技能，未参加人事档案管理方面的培训，不了解人事档案的基本运作原理，且有些从事此工作的人只是将这一工作当作兼职在做，投入的精力十分有限，这样无法促进单位内部在此方面的调整、岗位变动以及制度改革的有效落实。此外，在管理设备方面也有问题，设备简陋和落后使档案的保存缺少最基本的保管措施，防火和防潮等手段均无，还停留在很基本的管理水平上。

（七）档案内容质量低。人事档案是每个人的基本个人说明，可以全面反映一个人的基本情况，有见档案如见人的效果。但实际的情况是很多人的档案内容很少，信息量不多、个性特征不足、利用价值很低。即使在档案中有考核评价材料，其内容往往大同小异且毫无特点，并不能真实反映一个人的真实情况。在对人事档案的观念上有很大的差异，只是重视家庭状况、政治表现情况、社会关系，对一个人工作能力的信息记录很不足，如管理水平、心理素质、技术特长，记录内容很有限，应该进行补充。

（八）对档案信息的开发力度不够。从当前的状况看，人事档案的开发工作很被动，只有当人们需要时才会查阅，而所提供的服务又没有主动服务的意识，开发的动力也不足。有时候即使有查阅行为，也只是提供党团信息、简历这些表面的工作。利用人才、选拔培养人才的能力不强。这些行为对单位发掘内部人才能力有所影响和弱化，轻视了其现实效用。

三、解决现代人事档案管理问题的措施

（一）提升人事档案管理者的素质。档案管理者必须结合工作的真实需求，紧跟时代脚步，不断提升和充实自己，努力提高并掌握计算机操作能力。通过数据网络与多媒体等技术的使用，同时参与到各种业务能力的培训中，认识先进的管理技术，提升自己使用现代工具的能力，学习认识档案管理方法，提升自己使用现代技术的熟练度。积极学习不同业务知识，增长岗位应用与管理能力。

（二）健全人事档案管理工作制度。人事档案的管理工作十分复杂，需制定一套用来约束和规范的制度，若无规章制度便无法使管理更加有效。加强力度宣传《档案法》内容，增加人们对档案基础法律的认识，要求管理者必须知法守法，可以自觉宣传《档案法》。单位在收集到档案信息后，必须严格进行归档、调出和转入等程序，防止管理有疏漏。根据法律规定，惩罚档案造假或自行修改的人员，严格执行有关规章，追究失职管理人员的责任，防止出现违法和扰乱纪律的情况出现。

（三）推行管理工作的信息化数据库。应该大力推行信息化建设，努力将人事档案管理工作实现信息化，在配备计算机等信息化设备的前提下，加大对操作人员计算机技能的培训，尽量防止使用手工操作的手段进行管理，让管理者可以及时掌握最新设备的使用技能，从而提高认识档案管控的水平和工作效率。信息数据必须规范，若没有统一的格式及标准，便不能实现地区、专业系统及国家的人力资源信息共享的目的，在数据信息设置中可以增设一条有关单位、部门特征的项目。信息分类数据库设立的内容通常有身份证号、姓名、性别、工作单位、现住址、联系电话、毕业学校、时间、专业、学历等信息。这是人事档案管理的基础，是人事档案信息化管理的核心，可以集中组织、管理人员所需的所有基础数据，不但可以重复使用，提升利用率，还能消除重复数据收集存储，使结构合理、功能齐全，能够共享人才信息资源库，可时刻为组织、人事的业务管理者提供多种功能、深层次的信息服务。

（四）实行责任管控以及社会化开放式的管理模式。想要让人事档案的工作更加规范，需从整体上推行且落实责任追究制度，把人事档案管理的责任落实到每个部门和个人，在用人单位中设立一个专门的档案工作室，保证档案室的环境与大小恰好符合使用需要，合理设置防盗、防火设施，确保人事档案的完整和安全。而构建社会开放式的档案管理模式要做到以下几点：其一，不管人事档案管理部门或个人都应从思想上正确认识档案的必要性，将人事档案和个人的保险、医疗、出国、上学等各个方面联系到一起，而不是用制约人才流动的手段。并且作为能够维护社会秩序的有力工具，应该充分发挥在人才的合理流动和优化分配上的功能。其二，人事档案必须以人为本，把人事档案分为保密材料和不保密材料两种。保密材料有个人评价、鉴定、处分、医疗、心理和精神疾病等内容；不保密材料有姓名、所在工作单位、工作时间、年龄、酬金、升职、降职等情况。而不属于保密材料的内容个人均有知情权，可以维护自己的合法权限。人事档案可对个人适当、实时、合理地开放，且赋予个人相应的民主权利，有了解档案内容的权利，对有分歧的数据信息提出诉讼的权利，有维护个人隐私的权利。

四、结语

市场经济迅猛发展，在人事档案管理的制度与方法上，已经渐渐无法满足现代单位的需要，所以在人事档案的管理方面出现较为突出的问题，对管理人员的工作效率与用人单位的人才档案使用率有所降低，对单位的快速发展有不利的影响。究其缘由，是人事档案管理模式较为落后，促使出现新型社会化开放方式的管理体系。本文对过往的各类较为落后的管理方式提出有效的解决方法，系统化的管理不但有利于提高其工作能力与科学文化素养，还能推动单位的核心竞争力，协助单位在复杂的社会环境中争取属于自己的地位。提高单位新增管理工作人员的综合能力，有利于单位的可持续发展，给单位的创新提供人才方面的保障。