高校办公室档案管理的不足及应对策略

2021-11-23海南政法职业学院陈曼

办公室业务 2021年2期

文/海南政法职业学院陈曼

随着我国社会和经济的不断进步和发展，众多高校也在不断扩大规模，院系和学科的增设使得相关资料越来越多，因此学校的资料档案随着时间的推移而不断累积，在一定程度上增加了高校办公室档案管理的难度。高校办公室档案大致包括了办公、教学、学生三方面，有序的办公室档案管理可提升高校的管理水平、提高高校的工作效率，因此各高校需针对办公室档案管理目前存在的不足采取有效的应对策略，提高高校办公室档案管理的效率，从而促进高校管理工作有效开展。

一、高校办公室档案管理的重要性

办公、教学、学生三方面的资料是高校办公室档案的主要内容：学生档案包括了学生的学籍信息、成绩信息以及毕业信息等；教学档案主要是一直以来积累的教学资料、教材等；办公档案主要涉及岗位人员的调动、教师及工作人员的聘用合同等。这些资料的作用在平时可能不会凸显，但对于高校的发展建设，教师学生的信息建设都十分重要，因此对其进行统一、系统的管理十分必要，有效的高校办公室档案管理可较好地减轻管理工作的复杂度，利于高校管理效率和水平的提升。

二、高校办公室档案管理存在的不足

就我国高校目前的管理工作而言，在档案管理方面仍然存在着许多不足之处，例如管理人员工作水平不高、高校的重视度不足、管理方法滞后以及管理设施条件较差等，具体如下。

（一）档案管理人员工作水平较差。高校对于办公室档案管理工作的重视度不足：首先，在档案管理人员的任用方面没有经过严格的筛选，对于档案管理人员的工作水平要求不高，导致了办公室档案管理人员本身就不具备较高的管理能力。其次，高校在确定档案管理人员后，没有对其开展专业的入职培训，导致档案管理人员对于自身的工作缺乏科学的认识，不知道如何才能更好地开展管理工作，从而无法保证档案管理工作的质量。最后，档案管理人员入职后，高校很少对办公室档案管理人员有严格的考核，这就容易导致相关人员工作水平一直得不到提升，甚至其工作水平还有可能逐渐下降，非常不利于档案的管理。此外，办公室档案管理人员一旦确定后很少变动，办公室档案管理人员可能会连续任职数年，这就意味着其管理方法可能是很多年前的了，不利于高校办公室档案管理与时俱进。

（二）高校对档案管理的重视度不足。在高校的管理工作中，办公室档案管理往往是不引人注目的一项管理工作，但其实际上是高校管理工作中最重要的组成部分之一。许多高校认为，既然不会对学校的档案管理工作进行考核，那就将更多的精力投入其他工作中。久而久之，档案管理工作越来越不受重视。高校对此工作的不重视，会影响到办公室档案管理人员的工作态度，容易造成档案管理人员工作积极性不高、责任意识不强等，导致其在工作中操作不规范、不标准，使得档案管理工作的质量不高，在一定程度上阻碍了高校办公室档案管理的有效开展。

（三）档案管理设施条件较差。就目前的高校管理工作而言，大多数高校将资金投入学术研究和科研成果的管理上，往往在办公室档案管理方面较少甚至不投入资金，这就导致出现档案管理设施不达标的现状。一方面，旧的档案管理设施使用期限过久却始终得不到更换，从而出现老旧、破损的情况，不利于档案的保存，而传统的档案一般都是纸质的，这就容易导致档案被一些非人为的因素破坏，例如虫蛀、潮湿等；另一方面，许多高校的档案管理室没有齐全的管理设施，存在室内环境不符合标准、消防设备不齐全等诸多问题，例如档案室内的温湿度是否异常、内部是否干净整洁等，不仅不利于档案的保存，而且，如果发生一些意外事件，则很难保证档案的安全；还有一些高校的网络档案管理系统很少得到维护，存在着较大的安全隐患。

（四）档案管理方法滞后。目前，许多高校依然使用纸质的材料进行档案的管理，没有随着科技的发展去改变传统的档案管理方式，没有充分利用好现有的科技手段。传统的纸质档案不仅需要耗费大量的纸质资源，而且所占的空间也会随着档案量的增加而不断扩大，在一定程度上加大了管理的难度和工作量。并且，在寻找纸质档案时需要耗费较长的时间，使得档案管理的工作效率大打折扣。而相对的，我们可以更加明显地看到利用网络进行档案管理的众多优势，存储占用的空间少、搜索快而准等。总之，档案管理方法的滞后在较大程度上阻碍了档案管理工作效率的提升。

三、高校办公室档案管理的优化策略

针对我国高校办公室档案管理的现存问题，为提高档案管理工作的效率，笔者提供了以下几点相应的优化策略以供参考。

（一）提高档案管理人员工作水平。要想提高档案管理人员的工作水平，就要从任职人员的筛选、职前和职中培训、相应的考核等多方面加大管理力度，从而有效提高管理人员的工作水平。首先，要在管理人员的选用方面严格把关，选择具有较高专业素质的、有较强责任心的、细心且踏实的人员作为档案的管理人员，把控好管理人员的入口，要求管理人员在任职前就具备一定的管理基础能力。其次，要在管理人员正式入职后开展专门的入职培训，使其对于岗位的工作内容及方法等都深入了解，便于今后工作的有效进行。对已经在岗的档案管理人员进行定期的培训和严格的考核，使其在培训中不断提高自身的专业知识与素养，严格的制度考核可在一定程度上保障管理工作的有效性，并且还可能促进管理人员工作水平不断提高，保障高校档案管理工作效果和质量也得到较大的提升。例如，某高校开展了档案规范化管理知识讲座，请相关的专家对相关知识及政策进行了全面解读，组织相关的档案管理人员参加讲座学习，并且要求其做好相关的记录，事后还要写出自己的心得体会和完善工作的具体措施，以此推动档案管理人员的管理水平不断提高。

（二）高校加大对档案管理的重视。作为高校管理工作中的重要组成部分之一，档案管理工作应该得到各大高校的重视。高校应将档案管理工作质量的提高列入学校的发展规划中，合理分配对于学校各类管理工作的关注度、重视度，加强对档案管理工作的规范化管理。一方面，要重视相关制度的建立和完善，构建科学合理的管理制度，使档案管理人员的工作能够有章可循，从而使此项工作更加规范化。建立相应的考核制度，为档案管理工作的质量、效率以及相关管理人员工作水平的提高提供有效的制度保障；另一方面，要加大对档案管理的资金投入，充足的资金是有效开展档案管理工作的基础前提和保证，只有投入的资金足够了，档案管理的设施、手段等才能得到更新和维护，才能保证档案管理工作有效开展。

（三）完善档案管理设施。针对众多高校目前存在的档案管理设施条件较差的问题，各高校可加大相关方面的重视和投入力度，对现有的档案管理设施进行全面排查，对于出现小问题的设施可做相应的检修，而对于过于破旧、无法修补或者检修后仍不能发挥较好作用的设施，则可将其淘汰，去购置一批新的、有较高质量的档案管理设施。另外，高校还需要针对目前缺少的档案管理设施进行合理的添加，根据档案管理工作的实际需求合理增置相关设施。在传统的档案管理设施方面，需要注意其防护性等，排除虫蛀、潮湿等可能，并且还要做好相关的消防必要措施，避免当火灾发生时档案全部被烧毁的严重事件出现。而在信息化管理设施设备方面，高校应在硬件和软件两方面都加大管理力度，建立安全的信息保护机制，防止信息泄露。

（四）更新档案管理方法。为解决高校目前普遍存在的档案管理方法的滞后问题，各高校应采取合理的策略更新档案管理方法，使档案管理的方法手段随着时代科技的进步不断完善。其一，可加大资金投入，建立学校专属的、系统化的档案管理网络系统，改变传统的纸质档案管理模式，这样不仅提高了档案管理的效率，也节省了购买档案袋等方面的开支，而且还不会占用较大的实际空间，在需要了解某项档案信息时，能够快速而精准地查找到，利于档案管理工作效率的提升，同样也利于档案的规范化管理。其二，还可根据高校的自身特点构建具有独特性的档案管理方法，在提高档案管理效率的同时，也能够彰显学校自身特色，可在一定程度上提高学校的综合管理水平。例如，某一理工类高校开展了档案管理编程大赛，将档案管理的具体项目等经一定的修改后给参赛者，鼓励其创造出高效的、系统化的档案管理程序或网络系统，并且融入学校的特色元素，最后评选出最佳的参赛作品，给予其相应的奖励。