数字化校园视域下档案管理模式研究

文/济宁市高级职业学校 周佟

在高校发展历程之中，校园档案能够有效记录高校的历史，储存校园建设、教师管理以及学生教育等重要材料，为后续校园工作的顺利开展提供数据支撑。当前我国大力推行数字化校园建设，电子档案也逐步实现了对纸质档案的替代。不同于纸质档案管理，电子档案管理工作所树立的理念以及所采取的模式大相径庭，需要相关管理人员依据高校自身实际情况来选择合理的档案管理模式，才能够有效契合数字化校园建设的基本需求。

一、数字化校园建设与档案管理工作之间的关系

（一）包含关系。在进行数字化校园建设时，其范围包含了高校所有部门以及相关资源，覆盖了管理、教学、服务以及科研这类不同领域，而数字档案馆是其中一个重要组成部分。建立数字档案馆的目的是让高校档案管理工作显得更为网络化、数字化以及智能化，进而能够实时管理高校档案相关数据信息，由此能够看出当前电子档案管理工作与数字化校园建设之间属于一种融合关系。

（二）促进关系。高校要想得到健康的可持续发展，必须依赖于高质量的档案管理工作。在数字化校园视域下，高校各个部门已经逐步采用了网上办公这一模式，让不同部门之间的壁垒得以打破，形成了一个有机的整体，这样一来，相关资源能够得到充分共享。而在这一过程之中，数量众多的电子文件应运而生，怎样对这类电子文件进行及时的鉴定以及归档，是当前高校档案管理部门首要考虑的重点问题。要想有效解决这类问题，高校档案管理部门应当采取一个网络化以及数字化的工作模式，让档案管理系统能够完成在不同部门之间的交流与共享，进而实现档案管理相关工作对接其他部门的相关工作。建设数字化校园能够有效促进高校档案管理工作显得更为信息化、数字化以及网络化，有效推动高校档案管理工作的良好发展。同时，档案管理部门通过数字化手段和其余部门进行对接之后，能够让相关数据信息快速实现储存的目的，不但让传统复杂的业务流程得以简化，有效降低了档案管理工作人员的工作压力，还能够对不同部门进行有效整合，同心协力推动高校各项工作顺利开展。

二、数字化校园视域下高校档案管理工作的要求

（一）做好安全保障。要想让高校档案自身的作用得以充分发挥，就必须保证档案自身的完整性以及真实性。因此在数字化校园视域下，高校档案管理人员应当加大对电子化档案的储存与保真监管力度，做好相应的安全保障，防止高校档案信息受到内外因素的干扰而产生遗漏、失窃等现象。

（二）构建正确的管理体系。不同于纸质档案，在对电子档案进行储存以及使用时往往会采取不同的方式，这导致高校数字化档案管理在管理标准、管理指标、管理流程等方面都有较为明显的差异。因此在数字化校园视域下，高校档案管理要想获得良好的发展前景，就必须对原有的管理体系进行改良与优化，结合高校自身实际情况以及时代发展需求，构建一个较为完善的档案管理体系，从而有效保障高校档案管理工作的基本成效。

（三）设定合理的管理权限。在数字化校园的背景之下，要想让高校档案管理工作实现数字化与信息化，必须要合理设定相应的管理权限，让高校档案部门相关管理人员拥有对档案信息的绝对管理权力，同时档案生成部门也应当拥有对档案信息的查阅以及利用权力，并且应当让档案生成部门对档案信息进行修改的权限得到一定程度的限制，这样才能够实现档案数字化管理。

（四）通过数字化方式来对档案信息进行利用。在建立完善的档案管理体系之后，高校档案管理人员应当通过数字化档案信息应用平台的建立，让档案管理的成效得以充分发挥。这一平台能够以数字化档案建设为前提，让档案数据资料所具备的数字化功能得到深入挖掘，从而最大化提升档案管理工作的质量及效率。

三、不同档案管理模式在数字化校园中的应用价值

（一）文件生成机构保管模式。文件生成机构保管模式主要是指在进行档案管理时，由文件生成机构负责对所有电子文件进行保管，并按照相关的标准对这类数据信息储存与归档至档案数据库之中。在对电子档案进行保管时，文件生成机构能够对电子文件进行鉴定、保管、归档、收集以及销毁等操作，无须把档案信息交付给相应的档案管理部门。如运用这类档案管理模式，就会对档案管理人员的专业素质有较高的要求，生成机构需要组织专业的档案管理人员对档案数据进行鉴定、归档以及鉴定等方面的工作，且必须严格按照既定的规章制度办事。在这一模式中，文件生成机构不但拥有对电子档案进行鉴定、保管、归档、收集以及销毁等权力，同时也会对这类档案的真实性、可靠性以及完整性负责，但也只限于本机构所生成的相应电子档案，对其余机构所生成的电子档案只能够进行查阅以及利用。而在这一模式下的档案管理部门权限相对较弱，只能够对电子档案进行查阅和利用，但要负责根据高校档案实际情况制定相应的规章制度，明确高校档案管理工作的发展方向，做出正确的工作规划，能够在文件生成机构开展相关业务的过程中进行监督。这一模式中，档案管理部门的主要任务是对档案数据的格式、著录项等标准进行统一，并通过严谨的鉴定工作让电子档案具备更高的完整性。同时在日常工作中，还要定期管理与维护档案数据库，确保其能够正常运转，提升其安全性，防止相关电子数据信息被窃取或遗失。而普通用户在这一模式中能够对电子档案进行查阅及利用，既可以亲自到档案管理部门进行查阅，也可以通过互联网在线进行查阅，相比以往显得更为便利。但需要注意的是，高校若采取这一档案管理模式，那么在各方面都会面临着较高的要求，不但要构建一个健全的档案管理体系，并且档案管理人员的专业素质也必须满足相应的标准，所需要的硬件设施设备质量要求较高且造价高昂，一般来说，普通高校无法满足这一模式顺利开展的基本要素。

（二）档案管理部门保管模式。档案管理部门保管模式主要是指当文件生成机构生成了相应的电子文件之后，将其传送给档案管理部门，后者通过著录以及鉴定等工序对电子档案进行分类、统计、归档、保存或者是销毁。在这类模式中，档案管理部门具备较大的权限，能够完全控制电子档案：一是对档案管理的所有流程进行全权负责，确保所归档的电子档案具备较强的有效性、真实性以及完整性。二是档案管理部门要负责构建统一的档案管理方式、规章制度，明确高校档案管理工作的发展方向，严格管理高校档案管理工作有关的各个领域。在人员配备方面，这一模式对于档案管理人员专业素质的要求不如文件生成机构保管模式那样严苛，虽然也有一定的门槛，但大部分人能够胜任，因此这一档案管理模式适合大部分高校应用。在这一模式之中的文件生成机构所拥有的权限相对较小，只能够对所生成的电子档案进行查阅及利用，并且在对这类电子档案进行利用之前，必须获得档案管理部门的认可。普通用户也是一样，在获得准许之后，才能够对电子档案进行查阅。相比之下，这类档案管理模式适用于具备健全档案管理部门的高校，档案管理部门在硬件和软件方面都有足够的能力负责全校的档案工作，并制定统一的档案管理办法和相关规章制度。

（三）联合管理模式。联合管理模式是指由档案管理部门根据高校实际发展情况，建立完善的档案管理规章制度，而文件生成机构则按照相应的标准完成对电子档案的归档，让其能够被储存至相应档案数据库之中，在归档之后则由档案管理部门对档案数据库进行日常的管理与维护工作。这一档案管理模式和档案管理部门保管模式相类似，文件生成机构所拥有的权限远远小于档案管理部门；不同点在于，文件生成机构也有对部分珍贵文件的控制权力，且档案管理部门在开展相关工作时也会受到文件生成机构的实时监督。档案管理部门对电子档案所拥有的控制权主要体现于查阅、统计、利用、储存、销毁以及更改等权力，同时档案管理部门也具备保证归档电子档案在内容与格式方面的统一性。在这一档案管理模式之下，普通用户要想对电子档案进行查阅及利用，可以向档案管理部门或者是文件生成机构任一方提出查阅及利用电子档案的请求，两种机构都有一定的权力给普通用户提供相应的服务。相比之下，这类档案管理模式有更高的工作效率，且档案管理部门与文件生成机构必须进行良好的协同配合，才能够促使高校档案管理工作顺利开展，实施难度不大，且在成本支出方面也较为低廉，有着较高的可行性，适用于大部分高校开展档案管理工作。

四、结语

综上所述，随着信息技术水平的不断提升，给人民群众的日常生活带来了较大的便利，我国教育体系也面临着一定程度的革新，数字化校园建设得到了广泛的应用。在数字化校园视域下，高校档案管理工作亟待优化与完善，相关管理人员应当认识到不同管理模式的优缺点，结合高校自身的实际发展情况选择适当的档案管理模式，进而为广大师生及普通用户提供最优质的服务，促进高校档案管理工作顺利开展。