如何做好精神病医院档案管理工作

文/山东省泰安市精神病医院 陈爱云

精神病医院档案指的是医生在对精神病患者展开检查、诊断、医治及护理等工作时形成的文字、符号、数据、影像等资料的总和，是为领导制定计划与决策提供参考的重要依据。我院是一所精神病综合医院，根据《精神卫生法》执行严重精神障碍发病报告制度。由于近年来时常发生精神障碍患者肇事肇祸事件，国家要求切实加强对精神障碍患者的救治与管理。而精神障碍患者发病信息是组成精神疾病信息管理系统的重要组成部分，我院已经建立精神病信息报告管理制度，大大提高了管理效率，确保信息质量，取得显著工作成效。现将我院开展精神疾病档案管理工作的措施和经验交流如下：

一、提高认识，把握档案管理的主要特点

为做好精神病医院的档案管理工作，我院档案人员对档案管理的特点进行分析，以把握档案工作的要求和规律。

（一）专业性。精神病医院的所有工作都是围绕精神疾病医疗展开的，在工作环节形成对应病历、医疗鉴定、文书等档案材料，这些都是医疗系统的资料，可以反映医院开展各项工作的情况，呈现出专业性的高度凝结。在我院的长期运作与发展中，正是这种专业性支撑医院持续前行。

（二）复杂性。精神疾病档案记录着我院的建设与发展历史、临床科研情况等，涉及诸多元素。例如科室、医疗技术、医疗业务等内容，因而用于医疗规范和指导的资料也较多。如果精神病医院按档案类型划分病历档案，其主要有精神病患者以往的身体健康状况、精神障碍发病情况和诊断治疗经过、有关疾病诊治的其他情况的医学档案。我院文书档案包括了基建、人事、财务管理、科研教学、党务工作等档案材料，这决定了精神病医院档案管理的复杂性。

（三）衔接性。我院建院历史较长，在发展进程中积累了大量精神疾病档案，各科室也会产生各种各样的文书，比较分散。所以档案人员在做好基本的档案收集、整理、归档等工作的基础上定期开展档案专项管理，确保档案具备连续性、完整性，为我院在各个阶段顺利开展各项工作提供一定的保障。

（四）保密性。精神病医院的档案可以反映医院日常运作情况，同时涉及内部机密，因而我院档案尤其是保密档案的开放程度较低，只对我院内部人员提供查阅服务，对于保密档案则只允许有权限的人查阅，很少提供层次更深的服务。在保密性的要求下，我们要坚决做好档案保密工作，为相关工作提供指导。

二、领导重视，优化档案管理基本建设

在认识精神疾病档案管理特点的基础上，我们努力争取院领导对档案工作的重视和支持，保持档案部门与机构的独立性，同时建立起完善的档案管理制度，促进档案基本工作建设不断优化。

（一）领导提高重视程度。我院是精神病医院，大多数病患都是语言表达能力弱、自制力差的精神障碍患者，并且这类患者很少有家人的陪护，医护人员是否敬业、是否对患者关怀备至、能否为他们提供优质医疗服务等，这些都是关键。所以领导们有机结合医学科学和人文社会科学，在精神病患者的医疗与护理等环节融入人性化服务理念，引导全体医护人员向专业化、制度化、规范化和人性化的方向发展，档案管理也不例外，我们不仅抓好经济建设，还将人员考评作为重要手段优化医疗服务。在领导的关注与重视下，我们获得适量资金，有效改善档案管理条件，打造了相对完善的档案管理信息系统。

（二）建立独立档案部门。独立的部门能为我们开展精神疾病档案管理工作提供优良的条件和环境。所以为适应时代发展需要，我院建立了独立档案部门，内部还分出病历档案、人事档案、科研档案等不同的小部门，体现独立性与系统性，避免档案资料缺失。基于独立档案部门的建立，我们按照医院特色及时调整，满足其运作需求。与此同时，我们建立独立档案室，因为档案室是大型信息资源仓库。在领导的支持与部署下，我们参加行政查房，真正了解医护人员在做什么，开展医护工作时需要哪些医学专业知识、需要总结哪些经验教训等。通过档案管理与医疗业务之间的顺畅沟通，找到档案管理工作服务与医护工作的切入点，保持档案管理的活力。

（三）完善档案管理制度。精神病医院的档案管理工作制度主要包括建立我院完善的档案收集制度和保管、利用制度，制定保管的期限、归档的范围等。其中档案收集制度的完善是重点，我院从各个管理部门到下属临床科室，从院领导到一线护理人员，均会直接或间接产生档案，这些材料过于分散，增大收集和整理的难度。于是我们完善了档案收集制度，对档案资料展开动态管理，并结合我院实际情况与特色制定考核制度、奖惩制度，不仅注重物质奖励，还强调以人为本，予以精神奖励，建立档案管理主人翁意识。

三、更新方法，推进档案管理的信息化

虽然我院已经建立了档案管理信息系统，各项基础工作有较大进步，但时代在不断进步，我们不断更新信息技术应用方法，加快档案管理信息化建设进程。

（一）推进档案资料数字化。在我院档案管理中，档案资料是主要操作对象。在实际工作中，尽管我院应用了信息技术，但一些方面依旧存在传统性，部分档案资料目前仍然属于纸质形式，占用空间较大，对其保存与查找也不利，所以我们将各类纸质档案转变成数字材料，既减少纸质档案占据的空间，又更好地保存了档案资料，促进档案数据和信息的及时更新，为分类与查找等提供极大的便利，确保档案时效性，提升其应用价值。

（二）推进档案安全信息化。精神病医院档案安全是档案管理环节的重要问题，如果我院档案安全性低，就会使医院正常开展各项工作产生负面影响。鉴于以往我们在开展档案管理工作时安全意识薄弱，引发一些档案材料损坏或丢失等现象，组织相关工作的开展，目前坚持依托信息技术推进档案安全信息化建设，通过防火墙、数字检测等技术确保档案的安全性，同时制定并执行多种安全条例，规范档案管理工作行为，安全有序地开展档案管理工作。

（三）推进档案管理现代化。前面提到精神病医院档案管理的内容较多，对我们的档案管理专业能力与素质提出较高标准，必须保证档案资料的真实度、准确度。以前我院的部分档案人员习惯使用传统方式管理档案，专业素质水平较低，处理档案资料时暴露出一些问题，对档案管理信息化建设不利。于是我们在日常档案管理工作中尽可能使用信息技术和方法，全力推进档案现代化管理，实现档案的智能分类与集成，提升档案管理效果。

四、明确职责，切实加强档案保密管理

除了基本档案工作和档案安全工作，保密也是精神病医院档案管理的重要部分。我院档案涉及范围广，和医院发展及员工利益都有关联，调阅相关档案较为频繁，加强档案保密管理是必然要求。

（一）明确档案人员保密职责。我院档案人员的基本任务是确保档案的完整、安全，这是基础职责，拥有较强政治、业务与文化等素质。所以我们在平时不断学习，学法、懂法、守法，熟悉有关于精神疾病的各种法律法规与规章制度，贯彻执行《档案法》与《保密法》等，时刻保持警惕，杜绝泄露精神障碍患者的隐私，维护他们的合法权益。

（二）提高档案人员保密意识。我们进一步认识到档案特别是病历档案保密管理做得好不好的关键在于我们是否有高度保密意识和较强的责任心，所以我们将档案保密管理视作自己的职责与义务，同时加强档案保密管理的学习与宣传，主动研读《档案法》与《保密法》，增强责任心，树立强烈的防范意识，深刻理解精神病医院档案保密管理的重要性，认识泄密的严重性、危害性。

（三）强化保密档案归档保管。一方面，我们提高对档案保管期限、保密期限的认识，正确理解这两个概念，仔细鉴别我院每一项档案材料的重要程度，明确其保管期限、保密期限。保密档案一般分成三个保密等级，分别是秘密、机密、绝密，我们根据规定进行分类保管，在上级部门作出明确的指示以前，绝不自行更改档案的保管期限、保密期限、保密等级。国家秘密保密期限提出具体要求，秘密档案的保密期限不多于10年，机密档案不多于20年，绝密档案不多于30年。我们在归档保密档案时，根据该保密等级标准划分档案密级，在保管时不仅遵守保密文件的要求，还遵守档案利用的要求。另一方面，针对我院保密档案加强日常管理，严格履行保密档案的规定，先确认相关借阅人员有没有调阅医院保密档案的权限，接下来严格执行借阅保密档案的签字程序，不省略任何步骤，之后定期检查保密档案，清点保密档案的数量，确认保存保密档案的环境符合要求与否，一旦发现保密档案有损坏、丢失或者保管室条件发生改变，第一时间采取措施加以处理，预防产生负面影响。针对存储在计算机里的保密档案，科学设置密码，升级防火墙，避免档案被盗，并且保存保密档案的计算机不联网，提高保密性。

总而言之，档案是国家机构或者社会组织、个人在社会活动中形成的各种有价值的历史记录，精神病医院的档案则涵盖了各种病历、医疗鉴定、人事等档案，档案管理工作目前已经成为我院管理工作不可缺少的部分，做好档案管理工作意义重大。通过对我院精神疾病档案管理特点的把握，采取优化基本建设、推进信息化建设、加强保密档案管理等措施强化档案管理，希望能为精神病医院有效开展档案管理工作提供一定的参考和借鉴。