论新时期住房公积金档案管理的特点与措施

文/昆明市住房公积金管理中心 聂绪敏

对于住房公积金来讲，档案管理的作用十分关键，因此需要对其予以重视。住房公积金档案是职工住房公积金账户相关的注销、变更、使用、提取、缴存、设立等行为，是拥有一定参考价值的原始记录。新时期住房公积金档案的数量越来越多，所以怎样完善住房公积金档案管理显得十分重要。笔者按照自身的工作经验，对新时期住房公积金档案管理的特点进行分析，思考其存在的问题，针对性提出解决的办法。

一、住房公积金档案管理的特点

住房公积金的对应部门在办理不同业务时，都会查阅档案中客户的相关资料，档案中明确记录客户最开始的业务办理情况与之后涉及的多种信息。所以在住房公积金的业务办理过程中，档案是客户的历史记录，对于业务的办理有着十分关键的作用。住房公积金的档案管理有以下四个特点：

（一）档案使用、查阅的针对性。对于住房公积金档案查阅十分严格，一般来说只有客户自己、公安机关、公积金监督机构等拥有对应的查阅权利，而其余个人或者组织没有权利对档案信息展开查阅。

（二）档案整理有时效性。客户在办理住房公积金的对应业务时，需要立即把自己的相关信息、资料予以归档。因此，住房公积金的管理拥有较强的时效性，如果客户在相应的时间中没有立即进行归档，那么就会大大提升将来的工作难度。例如，客户如需办理住房贷款，若办理完对应的业务后，办理者没有马上对信息进行归档，则在系统内无法显示客户已经办理了该业务，客户在之后进行公积金项目办理时，需要再次填写相关信息，办理该业务，从而对客户的业务办理产生了负面的影响。所以需要办理人员在客户住房公积金办理中注重业务办理的时效性，能够现办现存。

（三）留存材料相同，保存时间较长。一般来说，在办理住房公积金多项业务时留存的资料大致相同。按照我国当前的管理模式，在保留客户的对应资料时通常都要持续较长的时间。由于很多相同种类的资料长时间堆积在一起，不管是纸质档案还是数字档案，都占用了较多的档案管理资源，同时也没有对应的保存意义，使得档案管理的工作难度大大提升。

（四）档案构成复杂，种类丰富。住房公积金的经办部门、缴存单位、对应管理部门的缴存员工都是住房公积金档案构成内容。同时以上部门一般还含有其他的公证机构、经办单位、银行等，所以构成较为复杂。我国当前的住房公积金档案一般分为三种类型：提取、贷款、归集，多种业务档案还拥有其他不同层次的划分，所以住房公积金的档案管理内容十分丰富。

二、住房公积金档案管理中存在的问题

（一）档案管理机制缺失，缺乏约束力。现在我国的住房公积金档案管理缺乏较为健全的管理规范标准与管理机制，不同地区没有对住房公积金内容予以统一，很多地区的住房公积金管理没有积极参考其他地区的制度，因此在跨地区的管理中操作性不强。住房公积金档案管理作为一种较新的内容，可以学习的经验不多，所以构建出的档案制度缺乏系统性、统一性与全面性，不能对公积金的管理形成较强的约束。

（二）管理设施欠缺，无法满足要求。因为大部分住房公积金管理部门的建立时间较短，因此在管理中没有专门的场所来对档案进行处理，同时档案库的设计也具有不科学、不合理的问题，例如在很多县级部门，由于办公环境较差，缺乏保存档案的场所，使得很多预防措施无法使用，进而导致档案的保密性、安全性受到影响。

（三）档案资源不足，管理队伍不专业。在展开档案归档时，很多文件资料从多个机构部门而来，不同部门之间负责自身的内容，使得业务难以有效对接，使得相关档案不能进行共享。由于公积金档案不能得到有效的使用，从而使得资源大量浪费。同时，因为负责住房公积金档案管理的工作人员大部分是临时安排的，很多工作者缺乏档案管理的经验、专业知识与技能，特别是他们的计算机操作能力不足，且缺少住房公积金贷款相关的知识。经档案管理机构简单培训后匆匆上岗，全凭自身学习、经验总结来装订、整理档案。这导致档案存在设置不科学、资料收集不完善的问题，严重的甚至可能导致档案的损毁。

（四）档案收集不完整，缺乏统一的规划。在业务办理与办理模式中，住房公积金的管理机构缺乏统一的规划，很多地区的住房公积金管理机构存在着较大的差异，同时因为管理的内容多样化，负责管理的工作人员较少，档案机构不但需要获取客户的档案资料，同时还需要负责其他档案业务的办理。但很多业务分散在档案管理部门的多个科室中，这导致档案资料在整理、收集的过程中不能统一协同开展，使得档案资料出现不完整的问题。

三、住房公积金档案管理的措施

（一）增强对档案管理的认识，构建明确的奖罚机制。住房公积金管理工作者需要改变原有的档案管理思想，充分认识到自身工作的重要作用，深刻理解档案管理对住房公积金业务办理的影响。档案管理不但是住房公积金管理中的根本内容，同时更是确保住房公积金有效开展的保障，是化解公积金贷款风险、构建和谐社会的关键内容之一。重视对住房公积金的档案管理，既可以增强民众对住房公积金档案管理的了解，同时也可以确保相关业务的开展。同时，对应的公积金管理人员也需要档案管理有全面的了解，能够认识到档案管理的重要性，并在平时的工作中强化对档案管理的监督、考核，利用较为完善的奖惩机制与考核内容，对一些管理高效的优秀员工予以鼓励与奖励，并对考核较差的员工展开专业性的培训，提升员工的档案管理专业水平。只有这样，才能够切实提升住房公积金档案管理工作者的工作热情，让员工主动投身管理工作中，正确、高效地完成自身的本职工作。

（二）构建完善的档案管理机制。公积金对应管理机构一定要根据自身的现实状况，对住房公积金档案管理的机制予以完善，了解公积金档案管理过程中相关的保管、归档、整理、收集等业务，确保档案管理人员能够正确、有效地对客户的档案予以操作，从而确保住房公积金资料的准确性与有效性，让住房公积金档案标准且规范，符合档案管理的内容要求。由此可见，住房公积金档案管理是构建和谐社会、化解公积金贷款风险、健全住房保障系统的基础，它不仅仅是对企业科学管理的内容。相关的住房公积金管理机构需要有效完成对应的任务与责任，把其纳入公积金考核机制内，从而有效化解档案管理中存在的问题，形成信用贷款对应的责任机制，严格根据要求展开考核、检查，有效促进住房公积金档案管理工作人员的自主性。

（三）增强档案管理工作者的专业水平。档案管理需要对相应工作者予以专业的培训，并从各大高校档案管理专业中挑选对应的人才，从而切实强化档案管理的实效性，逐步增强档案管理相关的技术队伍。对目前的住房公积金档案管理来说，需要通过邀请专家、学者展开相关技能与对应理论知识的培训及公开课讲解等，从而有效增强档案管理工作者的专业知识水平。同时，开展住房公积金档案管理的沟通、交流，让不同部门之间进行经验、知识的分享，切实增强档案管理者的知识技能与水平，从而确保住房公积金档案管理能够有效开展。

（四）重视资金投入，强化档案管理设施的建设。对应的档案管理工作者需要根据档案管理中的“九防”原则，加快对档案信息库的构建，通过逐步添置相应的档案管理现代化设备，从而确保住房公积金档案管理有效开展。同时，住房公积金档案管理还需要紧跟时代的脚步，注重档案信息资源建设，相应的管理部门需要加大对档案管理资金的投入，购买多种先进的软硬件设备，例如计算机、服务器、网络等，从而确保住房公积金档案管理能够向着新时期网络化发展。除此之外，档案管理还需要注重对软件设备的投入与构建，例如，能够使用、构建公积金档案检测系统、检索系统、管理平台等。想让住房公积金档案管理符合时代的发展方向，一定要加快档案管理的数字化脚步，确保住房公积金档案管理向着无纸化的方向发展，并对一些特别重要的数据，予以数字化与纸质化双重保障，确保住房公积金档案管理万无一失。

四、结语

综上所述，住房公积金档案管理工作者一定要及时了解档案管理的最新发展情况，通过增强对档案管理的认识，构建明确的奖罚机制、构建完善的档案管理机制、增强档案管理工作者的专业水平、重视资金投入，从强化档案管理设施建设等多个内容入手，切实保障相关客户的应有权益，确保相关部门的业务顺利开展，从而促进我国住房公积金相关业务顺利、持续发展。