新形势下行政事业单位档案数字化管理工作探析

文/柘荣县水利局 林美

行政事业单位工作繁多，而其中档案管理工作占据重要地位，直接关系到行政事业单位是否可以高效、协调运转，而传统档案管理在此形势下不能满足单位发展需要。对此，行政事业单位要积极探索新形势下高效管理方法，紧跟时代步伐。互联网信息技术的普及使得信息化管理、数字化管理成为主流趋势，逐步应用于各行业之中，行政事业单位也越来越多地探索数字化档案管理措施，但是其中尚存一些问题，需要有关人员对其分析和解决，提出针对性优化策略，推动数字化档案管理快速、平稳发展。

一、行政事业单位数字化档案管理的意义

（一）有利于提高办公效率。档案管理工作繁杂且机械，档案涉及对象流动性较强，只有充分、全面了解情况才可能实现精准、快速统计，传统档案管理模式显然难以做到，效率的低下导致效益也受到影响。数字化档案管理的实现能够帮助行政档案快速归档，进而实现档案的有效利用，数字化归档可以实时反映各类变动的精准数据，人员可更加便捷地对已储存数字资料进行查询和统计。档案库由实体档案保管基地转至信息管理中心，场所的转换意味着工作的快捷高效，对于提升办公效率、帮助行政单位精简人员、推动单位现代化快速发展都有重要意义。

（二）有利于提高档案利用率。传统档案管理是人力对于纸质档案的管理，内容繁杂、工作量大且较易出现差错，不仅如此，查找和查询的困难也在很大程度上降低了档案资源利用的有效性。数字化档案管理可以帮助使用者在最短时间内精准查找所需文档，与此同时，将纸质档案进行数字化处理还可以使得档案的管理和使用摆脱时间和地域的束缚，在减少误差的同时，极大提升整体档案利用效率。

（三）有利于提高经济效益。市场竞争力的加剧为行政事业单位带来了一定挑战，单位的快速发展使得档案信息量呈现爆发式增长，而滞后的档案管理方式使得档案作用无法得到有效发挥，信息量与工作方式间存在巨大矛盾。粗放式的、以人工为主的档案管理方法不仅严重降低了工作效率，且会在很大程度上提升管理成本，给企业经济效益的获得带来阻碍。另外，档案数字化改变了传统纸质档案形式，不仅可以有效减少储存空间，也能够在很大程度上减少对于纸质档案的保管费用，档案查阅更加准确、高效、便捷。此外，还能够减少影印原档案造成的纸张及人力浪费，避免原档案因反复查阅出现损坏，也在一定程度上提升了行政事业单位的经济效益。

二、事业单位数字化档案管理存在的问题

（一）人员整体素质不高。行政事业单位档案管理人员知识以及理念更新的速度滞后于信息化推进的速度，个人专业素质无法满足现代档案管理需求。数字化档案管理与人工管理相比有较大差异，但是行政事业单位档案管理人员对工作内容的认识缺乏，在信息化背景下仍沿用传统工作模式实施管理，致使工作质量以及工作效率迟迟得不到有效提升。不仅如此，社会发展趋势使得行政事业单位档案信息猛增，人员对于档案信息的使用频率也越来越高，但是部分相关工作人员服务意识缺乏，不主动询问办事群众的需求，甚至不时出现冲突、误会等，严重影响了工作质量。另外，事业单位内部拥有计算机能力的专业技术性人才严重缺乏，在很大程度上阻碍了档案管理向数字化发展。

（二）现代化设备不足。当前，部分行政事业单位数字化档案管理受限的主要原因是现代化设备不足，部分单位只将计算机用于日常工作，未将其在纸质档案数字化转换中充分利用。县级、镇级行政事业单位设备相较而言更为滞后，部分单位只有几台老旧的计算机设备，相关硬件以及系统并未得到及时有效更新，无法推动档案管理向数字化转变。除此之外，部分单位尚不存在规范的档案管理制度，对于档案的归档保管缺乏行之有效的制度和标准，档案随意摆放，不定时进行整理和清洁，且不重视防霉、防火工作，极易造成档案的损毁和丢失，造成档案资源浪费。不仅如此，一些行政事业单位仅将档案管理工作理解为档案的保管，而对于其开发和利用则重视度不高，进而致使档案积极意义无法得到充分发挥，遑论推动其向数字化发展。

（三）信息共享缺乏。目前各事业单位“信息孤岛”特点明显，无论是行政事业单位内部还是与其他机构间都缺乏信息的实时有效沟通，未构建起系统化的资源共享平台，档案信息或者分散或重复保存，不仅可能在储存过程中出现误差，且重复性工作会加大人员工作负担，阻碍工作质量的提升，而在档案信息的查询和利用中，也会存在诸多不便，这与现代化社会要求准确性强、时效性高的档案管理需求不符。

三、新形势下行政事业单位档案数字化管理策略

（一）树立档案数字化管理意识。行政事业单位若想实现档案管理向数字化迈进，首先需要做的是转变档案管理人员工作观念，树立数字化管理意识，进而使其自主学习相关新知识，提升数字化管理技能。观念是指导行为的重要因素，只有切实转变管理观念，才可能最终实现档案的数字化管理。另外，事业单位还要制定出与之相适的、符合自身发展需求的、系统化的数字档案管理模式，同时也要将档案利用机制、档案工作机制、档案安全机制以及档案保密机制的制定和实施纳入规划。

（二）完善现代化设备。现代化设备是实现档案管理信息化、数字化发展的必要条件，所以行政事业单位要在自身发展实际需求的基础上开展调查研究，广泛听取相关工作人员以及专家学者的建议，加大该方面的资金投入，引进先进且合适的办公设备，合理使用经费，在做出合理预算的条件下发挥资金的最大作用，引进高质量现代化设备，为档案管理数字化发展奠定基础。

（三）构建完善档案管理体系。在信息化发展背景下，档案信息数字化管理是必然方向，对于行政事业单位来说，构建系统完善的档案管理体系极为关键，是实现资源共享、打破“信息孤岛”、提升档案信息利用有效性的重要一环，同时也可以帮助单位实现工作效率的提升，更好地为群众提供高质量服务。

（四）保障数字化环境的安全。信息技术的发展应用对于提升档案管理有效性、缓解人员工作压力、减少管理成本等有积极的意义，但是与此同时，互联网大范围使用带来的档案信息安全风险也不容忽视，档案存在信息泄露风险。行政事业单位在应用数字化管理模式的同时，必须将信息安全的维护作为重要工作内容，避免信息泄露以及信息丢失、损坏等情况出现。信息技术的发展使得网络病毒更新速度加快，为应对这一问题，行政事业单位应加强自身信息化水平，及时更新病毒查杀技术，为档案信息安全提供保证。为避免出现因系统故障或网络漏洞造成的信息遗失，档案管理人员要提前做好数据备份工作，最大限度地减少因网络问题带来的损失。除此之外，档案管理部门可以设立专门信息小组，或者同单位信息管理部门合作，实时更新防护系统、操作系统等，使单位档案管理保持时效性和先进性。

（五）加强档案管理人员培训。数字化管理的趋势使得行政事业单位内部对于专业数字化管理人才的需求加大，只有专业人员才可能实现传统管理模式的更新和转换。而当前形势下，各级行政事业单位专业人才匮乏，因此加强对于档案管理人员培训极为关键。定期培训的开展可以帮助人员转变档案管理意识，认识到数字化管理对于整个单位工作顺利开展的重要意义，熟练应用计算机等现代设备进行档案的数字化管理，快速从繁杂的信息中对有价值信息进行提取，进而在很大程度上提升管理的有效性。

四、结语

行政事业单位的档案信息发挥着重要作用，直接影响单位发展质量，而传统档案管理模式在信息化快速发展新形势下，已经逐渐不能满足单位发展需求，数字化管理成为最主要趋势。数字化管理的实现将推动行政事业单位整体向智能化、信息化、现代化方向发展，因此单位应重视数字化建设，探究在建设过程中存在的问题并予以针对性解决，帮助提升档案管理的效率，推动单位实现长足发展，更好地为民众服务。