如何正确处理文秘与档案工作的关系
2021-11-23山东省成武县档案馆李国源
文/山东省成武县档案馆 李国源
公文是档案的来源,档案是公文的精华,它们是联系紧密而又相对独立的一个主体的两个方面,二者相互促进、相互制约。重视和处理好文秘工作与档案管理的关系,做好文秘工作,既有利于档案的归档、管理和利用,又促进了文秘工作质量提高和全局工作的健康运行。随着社会的发展与进步,人们的生活与工作逐渐进入信息化时代,行政管理工作与办公室业务工作也逐步走向了标准化与规范化,因此,事业单位若想在市场竞争中脱颖而出,需要充分认识到档案管理工作与文秘工作的重要性与积极意义,同时管理部门还需要给予其足够的重视,将文书档案管理工作与文秘工作牢牢结合在一起,提高与改善事业单位的工作效率,使事业单位更好更稳定地发展。
一、文秘工作与档案管理不协调的主要因素
在科学技术迅猛发展的新形势下,先进的网络信息技术得到快速普及应用,为人们生活带来极大便利,也为事业单位文秘工作与文书管理工作一体化提供了便利性、可行性与必然性。文秘工作与文书档案管理工作一体化,通常情况下被称为文档一体化。事业单位对先进计算机技术以及行政办公管理系统等进行充分利用,将文秘工作与文书档案管理工作进行有机结合,能够有效推动文秘工作与文书档案管理工作的一体化、智能化、现代化,进而对公文资料的起草、审核、印发、归档等环节进行实时监督,促使文书档案资料真正实现一体化、标准化、规范化。在实际工作中,文秘工作与档案管理之间经常出现不协调的问题,大大降低了工作效率,主要表现在以下几个方面:
(一)文秘人员素质参差不齐。文秘工作是各级机关重要的、经常性的基础工作,是机关工作的一个重要组成部分。要求文秘工作人员要有强烈的事业心与高度的政治责任感,高尚的职业道德素养,较高的业务素质,集政策理论、法律法规、经济管理、本行业的基本业务知识、公文处理和档案管理、写作知识和应用能力等于一身。
(二)工作分工不明确。有的单位文秘人员和档案管理人员的分工不够明确,岗位职责范围不清晰,相互间难免出现推诿和不协调,导致一些工作落不到实处;由于精简机构,往往是一人多职,文秘、档案管理工作一肩挑,由于精力所限,很难保证规范、标准、高效。
(三)文秘人员的档案意识不强。文秘工作对于档案管理起着决定性的作用,公文处理是否标准、规范,直接影响到档案的质量、规范化管理和开发利用。日常工作中,部分文秘人员没有认清其责任的重要性,忙于应付收发文等工作,思想上没有绷紧“档案”这根弦,经常出现保存不完整或疏于收集、整理和留底备份,导致有些文件漏存或遗失。
(四)公文处理流程不规范。公文的办理程序虽说是一个严密的体系,但是实际工作中,不遵守工作规则,不经过有关部门的审核越级行文、越级签发、有校对无复核、一人校对兼复核、不登记就印发等无序现象时有发生,除了给工作造成损失外,也为档案管理工作留下了不少隐患,甚至难以处理和弥补。
二、如何处理文秘工作与档案管理的关系
文秘工作与文书档案管理工作,两者之间在很大程度上是相互联系的,但同时也在一定程度上彼此独立。文秘工作与文书档案管理工作的对象都是公文。公文写作是文秘工作的重要内容之一,是公文成文的前置条件。而档案资料主要是从公文中收集提取并分类保存,所以,可以将文书档案的管理视为公文发布以后的延续工作。由此可以看出,文秘工作与文书档案管理工作之间通过公文这一主体紧密联系起来。通过以上分析不难看出,文秘工作在档案管理工作中起着至关重要的作用,要想规范机关的档案管理工作,就必须从文秘工作抓起。
(一)加强教育培训,提高文秘人员素质。任何工作,人都是决定性因素。文秘人员素质直接影响文秘工作水平。要对文秘人员进行政治责任感教育,使他们热爱本职工作,牢固树立全心全意为人民服务的思想,甘于奉献,吃苦耐劳,爱岗敬业,为做好公文处理工作奠定良好的思想基础。要通过各种业务培训,不断提高文秘人员的政策水平、专业理论、语言与逻辑,公文处理与撰写等业务素质。还要增强文秘人员的档案意识,教育他们增强责任心,头脑中时刻装有“档案意识”。档案管理作为一项政治性、机要性、技术性很强的工作,不仅仅为当前工作服务,更要站在对历史负责的高度,按照标准规范办理好每份公文,时刻不忘有价值的文件日后都要成为档案,为立卷存档打下基础,更要为档案的利用和管理创造条件。
(二)建立完善的工作规则和制度。要按照国家的有关标准和要求,制定整套具有约束力的规章制度来规范公文处理行为,这些规定和程序要具体实用、简洁明确、操作性强,要尽可能细化,对公文的收文、发文、签发、归档等每一细节、每一步骤都做出明确规定。同时要严格监督执行,要求公文处理的每个环节都必须按照规定进行;定期开展检查评比,把公文处理工作列入文秘人员的岗位责任中,明确规定文秘人员在公文处理中的任务、职责和要求,以此作为依据。实施考核和奖惩,推动公文处理逐步走向制度化、规程化、规范化,保障档案的“半成品”文件材料齐全完整、优质高效。
(三)强化文书部门立卷工作。文书部门立卷是《档案法》早已明确的一个基本制度,《国家行政机关公文处理办法》也规定公文办理完毕后,由文书部门或业务部门负责“及时整理(立卷)、归档”。公文立卷归档是文秘工作的最后一个环节,却是档案工作的开始环节,是真正意义上的衔接点。各机关办理完毕的文件材料,应由文秘人员集中统一保管,及时收集、及时分类,切忌拖拉积压。会议文件应在会议结束后及时收集归档,联合办理的公文,原件由主办单位收集归档,协办单位保存复制件或副本。文秘人员平时有计划地收集整理文件,进行分门别类的管理,方便平时查阅,有利于年终立卷。需要指出的是,当遇到工作人员调离岗位时,应将本人保存、借用的公文材料按照有关规定全部进行移交,以保证档案材料的完整齐全。
(四)引进“文档一体化”管理的模式。档案专业教科书上把档案的收集作为档案工作的开始,在理论上是正确的。但在实践中,档案工作必须从文秘工作抓起,只有“超前”管理,才能确保档案业务规范管理科学利用。随着科学技术现代化的发展,特别是计算机网络技术的发展,档案界提出了“文档一体化”管理模式,所谓“文档一体化”,就是从文秘工作和档案工作的全局出发,对文件实行前端控制,全程管理。“前端控制”是现代文件管理理念的重要内容,以文件生命周期理论为基础,把文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看作一个完整的过程,要求把一切能够提前进行的,一律提前到文件生命周期的最前段进行。“全程管理”就是档案部门把文件从运行、保管、维护再到利用的全过程加以控制、从“源头”提前介入文件的管理工作,不论是档案的鉴定,还是包括信息整理在内的编目、著录、标引等档案管理行为都完全融入文件办理运行程序中同时进行。这就是我们要追求的“文档一体化”管理,它使“文件”与“档案”阶段、“文件管理”与“档案管理”阶段再也不能明确区分开来,成为相互联系、相立促进的一个整体阶段。
(五)加强电子政务和信息化建设,为实现档案管理现代化打好基础。要想彻底避免人为因素造成的工作失误,使文秘工作和档案管理工作规范化、标准化,实现二者的有机衔接,就要依靠现代化的信息技术,实现网上办公。有条件的单位要尽快建立电子政务系统,并在规划和设计本单位电子政务系统时,按照国家的有关规定标准和要求建立电子政务系统,在办公自动化系统中设置合理的工作流程,把文件工作和档案管理工作的需求一同嵌入管理系统中,使档案管理与电子政务系统结合成有机的整体。通过这一现代化的手段,在确保电子公文及时高效、安全保密地运行的同时,使文件整理与归档工作一次完成,避免大量的重复劳动,大大提高了工作效率。档案人员也不必再次进行归档文件目录的输入,可以节省大量人力和时间进行档案信息资源的开发工作。另外,档案管理部门也可以通过自动化系统随时掌握文书、业务部门的管理动态,及时进行指导,从而实现档案的超前性、预见性管理。
三、结语
综上所述,文秘工作与文书档案管理工作一体化发展是未来档案管理事业的发展趋势,更是事业单位稳定发展的前提基础与条件,两者的一体化发展是事业单位的发展条件与基石,更是事业单位的必然选择。在新时代,事业单位要给予一定的关注与重视,做好事业单位档案管理与文秘工作的统一协调,引进专业技术过硬的人才,为事业单位的发展奠定基础,同时为我国档案管理事业保驾护航。