办公室秘书公文写作能力提升探究

2021-11-23黄石市大冶有色金属有限责任公司矿业分公司铜山口铜矿曹磊

办公室业务 2021年2期

文/黄石市大冶有色金属有限责任公司矿业分公司铜山口铜矿曹磊

社会市场经济体制改革的不断深入使得市场竞争形势越来越复杂，公司日常业务开展中面临的压力不断增加。办公室作为公司管理决策的重要部门，公司发展会对其产生较大影响。办公室业务的开展质量会对公司发展产生直接影响，办公室业务开展过程中，秘书属于核心职位，办公室秘书需要协助领导完成公司日常管理事务，而文书工作是办公室最常见的一种业务，因此，作为办公室秘书，有效提升办公室文书写作能力具有重要的实践意义。

一、公文写作及要求

公文主要指的是组织机构发布的行政命令等具备法律效应的书面指令，通过发布公文，能够让组织管理人员的命令得以传达。从广义角度来看，公文主要指的是党政机构、企业及事业单位所使用的书面通知。从当前的组织管理发展情况来看，公文写作属于一项非常重要的公文发布手段之一。在公文写作过程中，不同类型公文具有自身的特征，从写作类型角度可以进一步分为对事物的写作、对事物的支持、对事物的反对、对事物的褒奖、对事物的贬低、对事物的倡导以及对事物的制止等类型。

公文写作过程中首先要与国家基本政策、企业相关规定保持一致，需要明确公文写作的政治立场。而且必须保证公文书写内容的真实性和有效性，确保书写内容简洁明了、条理结构清晰、标点符号正确。在公文写作过程中，要对涉及的人物、地点、数字、引序等进行明确标注，而且在公文文末要按照年月日精确书写公文编制时间。

二、公文写作能力认知偏差

（一）过分注重格式。从当前办公室秘书公文写作实际状况来看，很多文秘人员过分注重公文格式，甚至一些文秘人员将公文格式当成公文书写能力的基本要素。虽然在办公室公文书写过程中需要注意和掌握一定的书写格式，在公文书写中体现出规范的格式要求非常重要。但是对于公文书写来说，格式要求属于浅层次基本能力。因为作为文秘人员都知道功能格式具有程式化规定。如果办公室秘书的公文写作能力提升将文书格式作为首要任务，必然会导致对公文写作内容的学习和训练放松。

（二）利用培训课来提升公文写作能力。在作者实际接受培训过程中与部分文秘人员交流得知，很多文秘人员对于培训课的期望值比较高，而且对于参加培训课格外兴奋。这种积极参加培训的精神值得肯定，而且通过参与培训课能够让办公室秘书视野进一步开阔，对于公文书写中的各项基本要求也能够更加清晰、明确地掌握。但是要想仅仅通过培训课听讲来实现自身公文书写能力的有效提升，就会显得脱离实际。公文写作能力本身无法通过授课直接传授，公文写作能力需要在日常工作中反复实践才能逐步形成适合自身的书写方法。过分依赖培训课程而忽视意识和实践写作能力的培养，很难有效提升文秘人员公文写作能力。

（三）完全依赖单位发文惯例模仿。在进行公文写作过程中，根据单位公文写作惯例进行模仿虽然能够对本单位公文运作实际情况进行快速熟悉，对于了解本单位工作模式也有积极的促进作用，因此，对于办公室秘书来说，可以将其作为一种提升公文书写能力的有效方法。但是从实际角度来看，很多基层公文与相关法律法规的调整实现同步，而且体现出来比较明显的滞后性。例如2000年8月24日出台了《国家行政机关公文处理办法》，该办法于2001年1月1日正式实行，在该办法中撤销了“报告”中“向上级机关提出意见和建议”的使用内容，同时新增了法定公文文种“意见”来承担这一功能。但是一些行政机关在向上级提出建议时仍然会使用“报告”。又如很多基层机关单位文秘人员虽然经过多次变动，但是当时在转发上级机关“通知”公文的标题中仍然使用“关于转发……的通知的通知”。而这种表述方式与《国家行政机关公文处理办法》要求的“公文标题应当准确简要概括公文主要内容”严重不符。

三、秘书公文写作能力提升的途径

（一）表达方式的单项及综合练习。公文写作过程中主要涉及叙述、说明以及议论等一些表达方式，与普通语文教育写作训练中明显文学化的状况相比较，公文表达方式体现出了较强的应用性。因此，办公室秘书在进行写作功能练习的过程中需要对此进行清晰认识，尽可能避免在公文写作中出现文学化的特征。从大量办公室秘书公文熟悉实践可以体会到，叙事简洁庄重、不修饰是公文写作过程中表达的基本要求；说明要保证真实性，不做过分渲染、不失真；议论要精炼得当，避免繁琐和过分铺展。例如针对本单位存在的错误现象，首先可以针对公文“通报”所包含的各项内容有意识、有针对性地开展各个单项的练习：对于错误情况进行叙述，对原因进行分析，对处理结果进行说明，并以此为基础总结经验教训，提出期望和要求。通过对各个单项的练习来进一步让公文写作满足表达方式基本要求。随后即可开展公文写作综合性练习，在此基础上，能够写出更加完整、段落清晰的公文。在这种写作方式下，完全摆脱了过去粗放式的公文写作方法，实现办公室公文写作的集约化，从而让办公室秘书的公文写作能力得到有效提升。

（二）培养反复修改的写作习惯。常言道，好文章是修改出来的，公文书写也是如此。虽然在日常公文写作实践中可以发现很多文秘人员对于普通模仿功能往往可以一挥而就，但需要注意的是，这种效果是在多年的文章修改过程中积淀而来，这种书写效率充分体现出了办公室文秘人员快速打腹稿的能力，袖手于前才能做到疾书以后。对此需要指出的是，在我们当前的语文写作教育体系中，“修改”这个非常重要的环节被严重忽视，这也导致很多办公室秘书在走上岗位之后，并未形成善于修改文稿的良好习惯，文稿往往是在形成后即刻送审，这种书写习惯很不成熟，因此也很难达到顺利通过的目标。例如，一些办公室文秘人员在面对公职人员大摆宴席、广收礼金问题进行批评性“通报”写作的过程中，多数办公室秘书都是以“大摆宴席、广收礼金问题”作为“通报”书写的主要内容，对整个事件进行详细剖析，书写内容非常生动。但是，都忽略了批评性“通报”要求的“剖析根源，归纳教训”这一核心，在这种书写方式下形成的“通报”失去了教育意义和警示作用。因此作为办公室秘书要充分认识到公文写作过程中反复修改的重要性。在文稿形成后，首先需要对文稿是否与国家法律法规和相关部门规定相符，也就是严格按照文种内容要求对文稿进行详细检查，这样才能让修改过程更具针对性。

（三）培养对事物语体的感悟和应用能力。公文语言通常情况下被称为是“事物语体”，又会被称为公文语体，与普通的文艺语体存在较大差别。但由于受到我国传统语文教育的深刻影响，导致很多功能书写采取的是文艺语体，语言应用方面表现出严重文学化，而且语感也体现出了畸形化的问题，这与当前社会实用型语言能力的要求严重不符。这一点在公文书写领域已经引起广泛重视。因此对于办公室秘书来说，公文写作能力培养过程中需要对事物语体感悟能力培养给予高度重视，这样才能在公文书写过程中对公文语言进行恰当、得体的应用。对于这种语言的培养来说，并不是仅仅在了解事物语体特征和具体要求后就能自然而然形成，需要在实际工作中进行不断锻炼，通过上文中提到的单向练习和反复修改积累，才能够真正形成对事务语体的熟练应用。