高校教学档案管理中信息化技术应用探析

文/汉江师范学院经济与管理学院 赵欢

教学档案对于高校、学生而言都具有重要意义，对其妥善进行管理是必须要重视的问题，因此信息化技术下的教学档案信息格式，使得该项管理工作更具安全性、可靠性，但结合普遍案例可见，很多高校对信息化技术的应用并不完善，经常出现信息混乱的现象，当需要调用档案信息时，要用大量时间进行整合、查询，随之才能进行传输，且在档案录入阶段，还需要人工进行分类，这种表现并没有体现出信息化技术对管理工作的便捷性帮助，因此在信息化技术应用当中，现代高校信息化教学档案管理需要进行优化。

一、信息化技术系统框架与设计

信息化平台是实现信息化技术应用的基础，主要承载信息系统的各功能模块运作，具有实现通信、功能应用、人机交互等作用。信息化平台建设一般分为三个步骤：开发工具的选择、模块设计、通信结构设计，下面对三个步骤具体内容进行分析。

（一）开发工具的选择。信息化平台的开发工具有很多，例如Web、Authorware等，这些开发工具都支持信息化平台的开发工作，但工具与工具之间存在功能、性能等方面的差异，即Web具有较高的兼容性，功能上借助浏览器具有自带通信功能的作用；Authorware是一种多媒体信息平台开发工具，具有信息展示形式多样化的性能特征，功能上具有丰富的交互功能、高效的多媒体集成环境及标准的应用接口。在此基础上，考虑到教学档案管理工作的实际需求与普遍环境，开发工具应当具备大容量以及较高的兼容性，因此将选择Web作为系统开发工具。在Web上进行开发，考虑到管理工作需求，需要采用模块化设计技术来规划开发资源，形成多个模块框架，一般Web信息化系统需要具备四大模块框架，即储存层、调度层、应用层及通信层。

（二）模块设计。在上述Web开发工具支持下形成了各模块框架，因此后续需要对框架进行填充，此步骤即为模块设计。在设计当中针对储存层、调度层、应用层（通信层较为特殊，此部分设计将在下一步骤中进行分析）要考虑到实际需求分开进行设计。1.储存层。因为现代教学档案信息量庞大，所以该层设计侧重于数据容量，同时考虑到各模块之间的衔接，建议采用“大数据技术+云数据库”形式来进行设计，其中云数据库实现了近乎“无限”的数据储存容量，且可以同时与互联网（通过Web窗口实现）、大数据系统连接，使得用户可以通过互联网对数据库进行访问，并进行相应操作，而大数据系统具有信息智能识别功能，且具有二次储存功能，用户在进入数据库之后可接入大数据系统的二次储存功能，对其中信息进行操作。2.调度层。鉴于大数据技术本身就是一种较为成熟的技术系统，其中具有很多自带功能，例如信息特征识别、信息检索等，因此在储存层设计当中，通过二次储存可以将云数据库当中的部分信息保存在大数据系统内，用户进入后直接通过信息检索输入代表信息特征的关键词，后大数据系统会根据信息特征来搜索二次储存中的信息，如果存在与特征相符的信息将会展示给用户，如果不存在则继续检索云数据库，当云数据库中也没有与特征相符的数据时，将会提示“无相关信息”的反馈信息。3.应用层。应用层设计主要为实现系统的各项功能，一般采用Java等编程语言进行开发，考虑到档案管理工作需求，可以采用编程语言开发信息调度、信息权限设置等功能，将其放入应用层模块中即可。

（三）通信结构设计。通信层的设计主要考虑两个重点，即模块与模块之间的通信以及系统对外通信，两种通信信息分别代表了系统内、外通信功能。在模块与模块之间的通信设计当中，主要借助Web的标准应用接口来实现，此举打破了以往信息系统的模块封装框架，可消除“孤岛信息”，同时具有增加系统灵活性的作用；在系统对外通信设计当中，因为Web本身就具备对外通信能力，所以无须深入设计，其通信功能主要由TCP等开放式通信协议来实现。

二、信息化技术系统在教学档案管理中的应用

（一）应用功能。结合上述设计工作，信息化技术系统在教学档案管理中主要具备三大功能，即海量信息储存、信息特征识别、信息交互。1.海量信息储存。设计中云数据库是现代常用的数据库技术，其信息储存点是整个网络，而网络空间在理论上是“无限”的，因此该数据库的容量近乎“无限”。这一基础上，面对现代教学档案中的海量档案信息，云数据库完全有能力满足这一需求，较传统的SQL数据库具有巨大优势。另外，云数据库与互联网之间存在密切联系，因此采用该数据库来进行数据档案检索，可以借助互联网的普及性，实现不限地点、不限时间、不限工具（计算机、智能手机等互联网设备均可）的工作模式，增加了工作便利性。2.信息特征识别。信息特征识别由大数据技术实现，该功能同样可以给用户工作开展带来便利性的帮助，即在用户将某信息录入云数据之后，大数据技术将会拷贝一份放入二次储存当中，并对该信息的特征进行分析，依照分析结果与云数据库已有信息进行特征对比，将相似度较高的信息定义为一个分类，由此智能地完成信息分类，无须人工操作，分类完成后二次储存的拷贝信息将会被消除；当用户需要调用某个信息之后，即可在大数据系统的数据检索栏输入与信息特征类似的关键词，系统将对关键词进行识别，并对二次储存、云数据库进行检索，随后将检索到的信息展示给用户。以上是信息化技术系统信息特征识别功能在教学档案管理当中的主要表现，而细化来看，该功能有一些辅助作用，例如在应用层，信息特征识别功能能对用户信息进行识别，可实现信息权限设置功能，即因为教学档案属于机密信息，不能轻易外泄，所以并不是所有用户都可以对信息进行调度，此时可以在Web访问部分设立“账号、密码”登录系统，任何用户访问都必须输入正确的账号、密码，如果登录成功则由信息特征识别来确认用户信息是否符合信息权限逻辑，如果符合则用户可以对信息进行调度，否则将拒绝访问。3.信息交互。介于通信结构设计的两个重点，信息交互功能具有两种表现，即模块与模块之间的交互、系统对外的人机交互。模块与模块之间的交互代表用户可以通过操作，将数据导入任意一个模块当中，说明系统运作的协同性、灵活性良好；系统对外的人机交互代表系统可以将信息展示给人工，且对人工操作产生反应。

（二）应用注意事项。通过设计工作得到了一个基本结构完整的信息化技术系统，可以应用于教学档案管理当中，满足该项工作的基本需求，但考虑到档案信息的安全性及系统适用性，在系统应用时要注意两大事项，即网络环境的安全防护与硬件配置。1.网络环境的安全防护。信息化技术系统与互联网有密切关系，而现代互联网中存在很多安全隐患，随时可能威胁到系统中的信息，对其实施破坏、盗取等行为，因此介于教学档案的机密性，信息化技术系统应用需要重视信息的安全性。在这一基础上，网络环境下的安全防护技术应用显得尤为重要，一般情况下，可以采用防火墙或杀毒软件及横、纵隔离技术来实现防护，其中防火墙与杀毒软件主要对计算机、智能手机等应用终端设备进行防护，可以避免互联网环境中对终端设备进行破解，再进行违法操作的行为；横、纵隔离技术需要建立在安全分区基础上，可以避免互联网环境中直接对系统进行破解，后对系统内信息进行违法操作的行为。2.硬件配置。硬件配置是信息化系统应用的基础，将决定系统应用的适用性，即信息化技术系统对应用环境有一定要求，当应用环境不满足要求时，则系统运作将会出现多种问题，说明系统不适用于当前环境，而应用环境就是由硬件配置组成的，由此证实硬件配置是决定系统适用性的因素。在硬件配置上主要考虑网络传输速率、硬件支撑两个重点，其中网络传输速率即为数据在通信中的上、下行速度，这一点上硬件配置应当根据实际需求来配置宽带，保障数据通信不会出现卡顿、迟缓等问题，有利于教学档案管理工作的效率。在这一基础上，用户可以在短时间内将系统内部信息导入，并发送到传输通道当中（宽带），后通过通信将信息发送给其他用户；在硬件支撑方面，必须构建一个结构完整的硬件环境，一般包括服务器、终端设备、路由器等，其中服务器是给予系统运行支撑，实现访问连接功能的关键，配置上同样要考虑速率问题；终端设备主要采用计算机、智能手机来实现，这一条件下用户可以采用这些终端设备在任意场所当中开展档案管理工作；路由器主要实现信号收发工作，是实现互联网通信的关键。

三、结语

本文主要对高校教学档案管理的信息化技术应用进行了分析：首先，介绍了信息化系统设计，阐述了系统设计的必要步骤、基本要求与设计方法，目的主要是为了构建一个贴合教学方案管理工作需求的应用系统，为应用分析提供基础。其次，围绕教学档案管理工作，在系统基础上分析了该系统在工作中的应用功能及功效，可以提高教学档案管理工作的便利性，实现了工作优化的目的，同时考虑到档案信息的安全性及系统适用性，提出了系统应用时应当注意的事项，且对事项处理策略进行了阐述，依照此部分内容，可以保障信息化系统应用稳定、安全。