图书资料档案信息化管理优势分析

文/聊城市妇幼保健院 樊明

随着互联网技术的升级，各行各业都积极适应新时代，图书资料档案信息化也踏上了新的征程。图书馆除了承载人们文化修养的寄托之外，更多的是对文化的传承，图书馆对文化进行传承的基础就是提高档案管理工作的效率以及积极建设符合新时代需求的图书馆。图书资料档案要想实现信息化管理，就必须积极学习先进的技术理念，适应新时代发展的需求，从观念上转变档案管理工作的内容，以先进的网络技术为支撑，整体提升档案管理工作的效能，实现图书馆档案管理工作高品质快速发展。在现代信息技术应用快速普及的阶段，诸多图书馆已经意识到其优势，并着手建设信息化图书馆，但是在信息化档案管理层面，仍然有一定的差距。基于此，本文对图书资料档案信息化管理的优势进行相应的分析。

一、图书资料档案实现信息化管理的必然性

（一）传统图书馆现状。市场发展不平衡是自然经济的必然后果。规范化、制度化的现代图书资料档案管理，还没有深入人心，未受到应有的重视。对于工作在一线的工作人员来说，日复一日地查找、收集，不仅平添了枯燥，更是带来一系列的整理问题。由于缺乏全面而系统的管理，有些部门在资料归档方面心中无数，收集的图书范围内容零散，屡屡不能归档。目前，我国在图书资料管理方面的规章制度还没有系统制订，对于相关部门和个人做不到有效的规范和约束。图书工作成果集中表现在图书资料档案的管理上，其重要的组成部分是档案工作的主体和综合档案室。由于认识上存在偏差，对于图书归档管理工作的重要性，人们还没有意识到，同时缺乏搜集档案资料的积极性和主动性。传统的图书馆不管是图书，还是档案资料，多数以纸质形式存在，在时间的作用下，堆积的档案资料会不断增加，不仅占用了大量的空间，查找耗时耗力，同时还有防虫工作，湿度温度控制，成本高昂，效率低下。

（二）信息化档案管理模式能够大幅提升档案资料的应用效率。社会有一定的滞后性，尤其面对新技术时，往往会出现两极分化，一部分积极拥抱，一部分抵制怀疑。对于图书馆来说，明显属于后者，长期以来，图书馆的档案管理工作受传统档案管理工作存在的局限性影响，导致效率低下。传统档案管理工作随着现代社会与科学技术的不断发展，是远远无法达到新时代对图书馆档案管理工作要求的。网络信息共享在很多领域随着高度发展的网络信息技术逐渐得到应用，在图书资料档案管理工作中应用信息化管理与信息化建设模式，可以最大限度体现档案的应用价值，为档案管理工作奠定基础，把诸多档案信息资源盘活，实现数据资源的集成化管理。而要想提升档案资料的应用效率，就必须借助于信息技术的应用优势来改变以往的档案管理工作形式。

（三）促进公众精神文明建设。以往在我们离开学校后，图书馆是我们获取信息和知识的主要渠道之一，然而我们对图书馆的使用频率和效率，随着进入新世纪后快速发展的网络技术而逐渐降低。对于图书馆来说，目前网络信息种类繁多且来源广泛，给其带来了极大的冲击。在运营管理中，图书馆要想在读者和图书资源之间提供良好的交流平台，就必须要加强对信息技术的投入，顺应科技的进步，进而达到信息的处理和互通，以及读者和图书资源之间的有效沟通，有效促进公众精神文明建设。

（四）对纸质资料档案起到有效的保护作用。出借纸质资料档案是图书馆之前主要的管理模式，因此在出借过程中，部分年代久远的珍贵档案资料极易出现磨损，其在修复和维护中也需要大量的物力与人力。图书馆信息管理随着网络时代的发展，对这一弊端进行了改进，不仅对原始档案起到了有效的保护作用，也满足了大众对珍贵资源信息的需求。

（五）提高运营效益。图书馆巨大的资源量和馆藏是其被大众所需要的主要原因。传统的图书管理工作，需要投入大量人力，效率低下且单调重复。在图书馆档案管理工作中应用计算机技术，可以有效减少人力成本，工作人员的工作环境也可以得到较大程度的改善，工作效率得以大幅提高，进而从整体上提高了图书馆的运营效益。

二、图书档案管理信息化过程中存在的问题

（一）管理人员缺乏专业素质。一般来说，图书管理员属于公职人员，遵循国家的相关规定和政策。由于没有足够的市场意识，图书管理人员的岗位意识较差，对于档案自动化管理、检索、复制、编研等专业的知识技能掌握不够，综合能力不足，满足不了现代化设备的操作要求，即便是设备更新换代也不能发挥其应有的功能。

（二）未建立与时俱进的工作制度。图书馆的良好运行，需要规范的工作制度，同样，在信息化管理阶段，图书馆也应建立完善的工作制度。随着人类文明的不断累积，人工处理问题已经远远不能满足当下需求，这其中既有生产力落后的原因，也有规章制度滞后的问题。如图书资料收集过程中，资料的流动率下降，存储范围过载，信息化资料质量较差，档案信息不健全等。先进的生产力不仅需要管理人员的技能迭代，而且也需要与时俱进的工作制度，让工作人员不受阻碍。

（三）图书资料档案管理意识薄弱。图书馆的核心基础是日常的管理工作，这是图书馆可以正常运行的先决条件。由于思想上缺乏足够的认知，管理意识薄弱，很多图书管理人员在信息化服务管理模式已经成熟的阶段，仍然停留在传统的管理模式中踏步，这违背了生物进化的本能，所以需要进一步提升管理员的意识，从而形成规范的管理机制，促进先进模式正常运行。

（四）图书资料档案管理观念较为落后。思路决定出路，图书资料档案管理也一样，需要先进的观念指导前进的方向，而现有的管理人员对于新生事物排斥，根本原因是思想仍然停留在传统的管理模式中。人类文明的累计已经呈指数级裂变，单纯的传统管理不仅效率低下，而且增加了图书馆的运行成本。想要做到与时俱进，就必须改变落后的管理观念，积极拥抱新技术，新思想，将先进生产力引入图书资料档案管理工作的日常。

三、图书资料档案管理工作实现信息化管理的有效策略

（一）提升图书档案管理的信息化。在新基建影响不断升级的当下，我国从原来的基础建筑建设，向更深层的设备建设过渡，其中互联网技术的升级是新基建的重中之重。全国各图书馆开始积极拥抱新技术，通过建设自身的档案管理信息化系统，实现日常工作与网络的融合。但是由于信息技术的限制，档案管理工作仍然停留在资料的扫描、上传阶段，可以说，图书馆信息化工作仍然处于相对低级的状态。图书档案管理信息化，不是简单的资料上传，统一管理，而且需要多维度的配合，如动画技术的再加工，计算机编程技术的进一步优化等。人们看到的图书不再局限于文字，更多的是以图文结合的形式出现。

（二）加强图书馆的现代化和信息化建设。从工作性质来看，图书馆属于事业单位，严重依赖于地方经济的发展。如果没有强劲的经济作为支撑，那么图书馆的建设就好比纸上谈兵。图书馆信息化管理的工作质量，不仅需要拥抱新技术、新思想，更需要地方政府的财政支持，只有充足的资金，才有图书馆现代化建设的基础。在我国思想文化建设不断深入的当下，中央财政统一拨付的财务制度解了燃眉之急。各地方图书馆应立足于当下，根据自身发展的需求，抓住国家的红利期，申报建设基金，真正让图书馆信息化建设工作落到实处。同时，国家应将图书馆资源共享，建立起统一的数据库，实现资源的优质分配。

（三）重视档案信息化的安全管理。互联网开放包容的姿态，给了人们无限的可能，然而信息安全问题也时刻困扰着我们。信息化档案资料如果没有足够的安全管理，势必会造成严重的损失。所以，在建设档案管理信息化的同时，我们需要提高安全防范意识，建立档案管理的标准，重视档案信息的安全管理。首先，档案信息化管理需要根服务器备份，以实现数据不丢失，不混淆，同时定期同步化档案管理信息。其次，档案管理工作人员需要一定的操作权限，在数据的传递和使用的过程中，都需要进行加密解密，从而确保数据不更改。

四、结语

在档案管理工作中，图书资料档案信息化建设有着举足轻重的地位。要想在图书资料档案管理中充分发挥信息化的优势，档案管理人员需要在工作中努力提高信息化专业知识技能，使档案信息化管理适应时代发展，规范工作制度，改变传统的档案管理模式，为社会发展和经济建设作出贡献。