医院人力资源管理中人事档案信息作用的发挥

2021-11-23枣庄市中医医院朱妍妍

办公室业务 2021年2期

文/枣庄市中医医院朱妍妍

人力资源管理工作中，人事档案的构建流程相当复杂，且十分重要，医院理应予以足够的重视。在将自身人事档案管理工作做好的前提下，应合理优化人力资源配置，严格进行相关制度措施的制定，促进自身竞争力的提升。同时，管理期间需要对档案管理人才的招聘及培训等一系列工作予以重视，以便使人事档案的运作效率得以提升。

一、医院人事档案信息管理面临的挑战与机遇

（一）挑战。当前时代，社会对于医院管理工作的开展提出了更高的要求，特别是在开展人事档案信息管理工作时，提出的要求更为细化。医院引入信息化技术之后，有助于人事档案管理工作协调性与科学性的提高。具体而言，可从两方面进行论述：一方面，信息化人事档案管理工作的开展，能够进一步提高医院人事档案管理工作的质量，但因医院尚未彻底摒除传统管理工作开展理念的缘故，所以在管理理念应用方面会面临一系列挑战；另一方面，医院在开展管理工作时，由于自身没有彻底转变以往的管理工作开展形式，以致人事档案管理效率控制方面略显不足，为了解决此类弊端，有必要及时协调开展人事档案管理工作。

（二）机遇。医院尽管调整了人事档案管理工作形式，但自身在开展管理工作时未能有效协调各项管理要素，一定程度上影响了自身管理。因人事档案信息化管理技术转变的缘故，将一定的机遇带入医院自身管理工作，具体可从两方面进行论述：一方面，在转变人事档案信息化管理的基础上，可以加大医院管理工作方式的转型速度，可以综合性协调医院人事档案管理，有助于医院人事档案管理质量的提高；另一方面，在增强人事档案管理的基础上，能促进医院人力资源管理工作的开展，对于医院处置及优化自身管理工作而言，同样能够发挥显著的作用。

二、医院人力资源管理中人事档案管理的作用

（一）帮助医院合理配置人力资源。医院人事档案信息的科学合理应用，有利于医院人力资源配置的提高。我国医疗环境尽管实现了转变，然而在医院面临竞争的背景下，医院要想获取更稳定、健康的发展，离不开人事档案管理工作的高效开展。通过该项工作将员工性格特点、工作绩效及专业水平等充分体现，促进员工主观能动性的有效发挥，并提高其工作积极性。同时，医院应当针对职工构建完善的人事档案管理制度，以此确保人力资源管理工作的开展，最终保障人力资源配置的合理性。

（二）为医院发展提供强大软实力。市场竞争是由硬实力与软实力两种竞争组成的，而市场核心竞争力则是指的软实力，这也突出了提高软实力的必要性与重要性。对此，医院需要积极构建优秀人才库，并加大人才培训制度的完善力度，促进内部人才质量及水平有效提升；同时，医院应当积极挖掘和招聘社会人才，大力引进专业化的人事档案人才，促进医院自身档案管理综合水平的提升，最终推动自身市场核心竞争力提高。

（三）提供科学合理的评价和考核。医院人事档案管理能将重要的人才供医院参考使用，奠定人才评价及考核的基础。而医院在高层次人才招聘及引进中，能够提前大致了解人才的学历、专业技术水平及工作经历等一系列资料信息。所以，人事档案管理工作能够将信息提供给医院人力资源管理部门，这样一来，可确保所招聘的人才各方面都能满足医院的需求，可促进医院职工整体素质的提高。

（四）为人员职称评定提供帮助。医院在管理人员时，职称评定是必不可少的。而在职称评定中，要想实现科学的界定，必须要将医院内部人员的信息充分把握。依托人事档案管理可帮助医院人力资源管理者第一时间了解现有人员信息，同时在人事档案管理分析中可科学评价人员工作业绩及奖惩情况，并作为后续职称评定中的晋升依据。因而，医院在开展管理工作时应当科学评估人事档案管理工作的开展方式，确保在评定人员职称时能够实现及时性、科学性。

（五）提升医疗团队整体医疗水平。医院人才资源信息库中，明确记载了各个专业团队成员的身体状况、理论水平、实践能力及工作效率等，能将准确的信息提供给医院领导层使用，使其在人才配置中能够结合业务发展要求合理进行，并且还能帮助领导层将医疗工作团队个体及整体情况及时掌握，及时地将适宜的人才调配到各个岗位，促进医院整体工作效率的提升。此外，能及时掌握各科室医疗人员情况，提升各科室联合诊疗能力，将以往不同科室独自作战的局面打破，进一步控制医疗风险。

三、进一步发挥人事档案信息的策略

（一）提高医院人事档案管理专业素养。高素质专业化人才队伍是医院人事档案管理工作开展的必要基础，因此医院必须予以足够的重视。实际中，医院应以人事档案管理规模及数量为依据，引进大量掌握档案知识及人力资源管理知识的人才。同时，需以现有人事档案管理工作人员为对象，积极开展业务知识培训活动，加大专业知识、职业道德及政治素养的培训力度，采取“请进来、走出去”的方式，进一步提高从业人员的综合素能，从而促进人事档案管理水平及能力全面增强。

（二）开发新系统，引入新科技。医院需要将现代科学技术积极引入人事档案管理工作中，实现信息化管理。具体而言，应做到如下几点：首先，应积极联系具有较好口碑及业绩的软件公司，建立合作关系，开发与自身相适应且将人事档案十大分类材料信息包含在内的人事档案管理数据库。同时，该数据库需将每卷档案具体位置及使用现状清晰标注。其次，档案管理人员在应用扫描仪时，扫描档案原件并将其上传数据库后，同样需要在该库中储存原始资料的图片版本，供日后查阅。最后，医院员工可在登录后，对个人年龄、学历及职称等基本信息进行查看。不但能帮助员工做好职业规划，同时也能帮助他们及时发现问题，以便反馈与更改。此外，为了保障数据库的准确性与安全性，医院理应督促软件公司及时维护并升级该数据库。

（三）充分发挥人事档案信息价值。医院为了进一步利用人力资源，需要将全新的要求指导人事档案管理工作，如改革创新人事档案管理制度及方式、提高管理水平认知程度等。医院相关部门在人事档案管理工作开展过程中，需要定时整理、分析，加大人事档案管理信息开发及利用力度。同时，人力资源管理部门在管理人事档案时，借助人力资源档案管理系统，有利于工作效率的进一步提升，而在人事档案信息数据库等先进方式的运用下，能为人事档案信息库的数据提供更准确、真实的数据。医院在各项决策的制定中，可借助此类数据库完成相关人事信息的查询，保障决策的合理性、科学性。

（四）运用新思路创新档案管理工作。新时代，医院档案管理人员需要与时俱进，认识自身价值及现有形势，积极进行档案管理工作方式方法的创新改革。在新思路的运用下，解决存在于档案管理工作中的问题，加大档案管理工作的规范力度，促进工作效率全面提升。日常管理工作开展过程中，需要结合相关法律法规及管理制度，积极进行人才信息的收集与管理，并以人才的具体特点为依据，分类录入医院管理系统，在内部将人才信息公开，增加人才信息的透明度，从内部共享人才资源。

（五）建立健全人事档案管理制度。医院具备服务型、公益性特点。所以，建立健全人事档案管理制度十分有必要，不但能进一步提高医院工作人员的综合素质，同时还能促进医疗服务水平的提高。此外，完善的人事档案管理制度，能为顺利开展人力资源管理工作提供保障，且今后发展中，可使其规范性得到持续提升。医院在人事档案管理制度制定过程中，应确保其遵循医院今后的发展规划，同时也要与自身人力资源管理工作情况相结合。