市政工程档案信息化建设探讨

文/襄阳市市政管理处 王艳华

市政工程项目建设会形成许多档案信息，过去的档案主要是形成纸质资料内容，需要的储备空间比较大，导致档案信息管理工作非常多。纸质存储对档案信息的储备环境要求也比较高，若发生火灾，非常容易导致市政工程项目的档案信息出现严重损毁，造成不必要的损失。在对纸质档案资料进行管理的时候，要投入许多的物力以及人力，并且档案信息查询难度非常大，难以全面发挥价值。纸质档案在保存过程中，非常容易出现档案原件丢失损毁的现象，导致档案信息管理工作的难度加大。因此，档案信息管理工作应充分发挥信息技术的作用，促进市政工程项目档案信息化建设，保障实际建设的可靠性以及高效性，避免档案信息出现流失。

一、市政工程档案信息化建设的重要意义

在市政工程项目实际建设过程当中，会形成许多资料，对各个工程项目构建档案信息至关重要。对于过去的档案信息而言，主要是纸质资料，在实际管理的时候非常困难，容易出现档案信息丢失现象，造成不必要的损失。与此同时，纸质档案管理还面临着储备空间大，储备环境要求高，避免长时间光照、防止潮湿等方面的高要求，并且查找档案信息工作量很大。随着信息化技术的快速发展，对档案信息管理工作产生了很大影响，有效转变过去档案信息的管理方式，这是档案信息管理工作的创新及改革，能有效转变过去的档案信息管理方式。第一，档案信息化建设表明其具备足够的储备空间，能够储备众多的档案信息。第二，档案管理人员的实际工作量不断减轻，过去的档案信息管理对人力、财力、物力等方面的需求比较大。而信息化档案管理有效节约了许多成本支出，不需要安排许多管理工作人员，仅仅需要对档案信息进行分类，之后直接把其输入计算机中，将信息化建设以及管理方法落实在实处。第三，查找档案信息的方式方法十分简单、便利。在相应的菜单当中进行检索，有效节省档案信息找寻的时间，实现档案资源内容的多样性与共享性，将档案信息的价值充分发挥出来，能够长时间储备与保存，为之后市政工程项目建设作业的顺利展开奠定良好的基础。

二、市政工程档案信息化建设的措施

（一）转变档案管理观念。当前，在我国市政工程实际建设过程中，加强档案的信息化建设至关重要。在这样的情况下，档案工作人员需有效转变自身的档案管理观念，逐步提升自身的信息化认知，理解档案信息化建设的重要作用，在工作中加强对档案内容的信息化运用，转变过去只靠纸质存储档案信息的管理理念。档案信息管理工作专业性强，管理人员需要终身学习，熟练掌握信息化技术，逐步提升自身的档案信息管理水平，并且掌握有关的法律规章制度，避免出现违背法律的现象，推动档案管理工作全面稳定发展。在市政工程项目的档案信息管理过程中，信息化建设是重点，同时，也需要保证档案信息化建设以及管理方式的丰富性以及多样性，对档案信息进行储备以及分类，提升档案信息检索的水平以及能力。在对档案信息进行实际储备的时候，需要保证其合理性以及可靠性，在实际查找的时候更加便利。因此，在档案信息化管理以及建设过程当中，管理人员需要不断转变自身的管理观念。

（二）控制安全风险。在市政工程档案信息化建设过程当中，可能存有控制安全风险方面的问题。互联网属于十分开放的环境，不只是实现了档案信息的丰富性，也非常容易被外部条件所影响及制约。例如，木马或者是其他病毒等，将档案信息直接篡改以及删除，导致档案信息丧失精准性与安全性，也存在被盗取风险。因此，在市政工程项目的档案信息化建设过程当中，需要加强安全管理工作，让专业的工作人员负责档案信息管理工作，设置科学开机密码，做好身份认证，设置相应的防火墙。在档案信息化建设过程当中，需要制定科学合理的制度，提升管理人员的责任意识，如出现档案信息遗失的现象，严格对管理人员进行责任追究。有关人员在录入档案信息的时候需要认真仔细，避免发生遗漏，防止档案信息出现错误，保证档案信息化建设的可靠性以及精准程度。档案管理人员要不断提升识别风险的能力，在档案信息储备的计算机遭遇外部攻击时，立即采取对策，化解风险。在档案存储的过程中要同时做好档案信息备份工作，在档案信息遭遇删除或者是篡改的时候，直接启动备份档案信息。

（三）建立数据库。在市政工程项目档案信息化建设过程当中，其工作主要是把文件内容直接转变为数字，即档案信息化建设的重点主要是建设档案信息管理平台，建立相应的档案信息库，推动档案管理工作向着信息化的方向不断发展，适应时代发展需求。档案信息库的建设很难在较短时间内完成，需要将循序渐进的原则落到实处，结合档案馆的具体情况，制定科学合理的档案信息库，制定相应的规划，采购硬件设施设备，将信息化档案管理系统安装其中。市政工程档案信息的管理工作，一方面需要构建完善以及健全的档案信息库，使用电子档案进行查找以及检索；另一方面，应该对纸质档案信息进行保存，制定科学合理的双轨制档案信息管理制度，逐步提升档案信息管理的能力以及水平，将档案信息所具备的实际价值充分展现出来。

（四）加强对管理人员的培训。在市政工程项目档案信息化建设过程中，虽然将先进的科学技术运用其中，但是其过程主要是由人实现的。在这种的情况下，需要逐步提升工作人员的专业技能以及综合素养。只有这样，才可以保障档案信息化建设与管理的可靠性以及高效性。有关管理人员一方面需要掌握档案管理工作，另一方面需要提高自身的实际操作水平与能力。在市政工程项目实际建设过程当中，其基础工作主要是收集以及整理有关资料内容，之后实现这些资料内容的归档工作。在具体操作中，一般情况下，此工作主要是项目部门展开的，结合我国的相关法律制度，确定市政工程档案的有关管理要求，明确资料内容的精准性与可靠性，避免在归档的时候出现虚假资料内容，保证筛选工作的顺利进行。最终需要分类资料内容，根据相应的要求实现档案信息的编写以及装订。对于市政工程档案信息而言，做好移交工作非常重要，有关人员应该把全部档案信息直接交到档案室，按照档案信息化系统的有关条目，针对档案信息编排的有关目录，将档案编号直接输入电脑当中，对纸质档案信息进行保存与储备。在档案信息化建设过程当中，要保证其建设作业与管理工作程序的规范性以及标准性，有关管理人员要明确自身的具体要求，提高管理人员的信息化水平及管理能力，有效避免档案信息化建设过程当中可能出现的问题，持续做好档案信息管理工作。

（五）规范档案数字化管理采集和输入。为了保证市政工程档案信息向着信息化方向建设与发展，需把从简单至复杂的有关原则落到实处，尽可能收集或者是输入普通的档案信息，之后将较为繁杂的档案信息输入其中。在当前市政工程项目建设过程当中，档案管理系统正在向着信息化的方向不断建设，将其所具备的搜索功能充分展现出来，有效减轻档案信息管理的困难程度，把全部档案信息直接录入该系统中。经过平台对档案信息展开科学合理的管理。除此以外，在档案信息化建设过程当中，应该将重要的信息内容提炼出来，在实际搜索的过程当中，经过主题内容或者是关键词等，搜寻需要使用的档案信息，逐步提升档案信息管理的服务功能。

三、结语

新时期，我国市政工程项目在实际建设过程当中，应该收集整理的资料内容非常多。在这样的情况下，需要构建市政工程档案管理，保证档案信息管理工作的顺利展开，为之后市政工程项目建设作业的顺利进行奠定良好的基础条件。与此同时，也可以保证资源内容共享，将档案信息所具备的价值充分展现出来，让档案信息为市政工程提供多种服务。在当前的市政工程项目实际建设过程当中，其关联的工作内容比较多，档案信息管理工作在其中占据十分重要的位置。信息化技术对档案信息管理工作有着十分重要的影响，需要加强档案的信息化建设，保障档案信息管理的质量以及能力，这是现阶段我国市政工程项目档案信息管理工作急需完成的任务。